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Dossiers
Les dossiers offrent un moyen simple d'organiser vos enregistrements en groupes logiques. Contrairement aux etiquettes qui peuvent etre appliquees plusieurs fois pour categoriser le contenu, chaque enregistrement appartient a un seul dossier (ou a aucun). Pensez aux dossiers comme a des repertoires sur votre ordinateur : une facon claire et hierarchique de regrouper les enregistrements lies.
Creer des dossiers
Accedez a la gestion des dossiers depuis Parametres du compte > Dossiers.
Cliquez sur Creer un dossier pour ajouter un nouveau dossier. Chaque dossier possede :
- Nom : un nom court et descriptif (obligatoire).
- Couleur : un identifiant visuel affiche sur les pastilles de dossier et dans la barre laterale.
Parametres du dossier
Chaque dossier peut avoir des parametres personnalises qui s'appliquent aux enregistrements qui y sont places :
| Parametre | Description |
|---|---|
| Consigne personnalisee | Instructions de resume IA specifiques a ce dossier |
| Langue par defaut | Langue de transcription pour les nouveaux enregistrements |
| Min/Max locuteurs | Indications sur le nombre de locuteurs pour l'identification |
| Vocabulaire personnalise | Liste de mots ou expressions a prioriser par le moteur de transcription |
| Consigne de transcription | Description du contexte pour guider la transcription |
| Jours de retention | Duree de conservation specifique au dossier |
| Protection | Exempter le contenu du dossier de la suppression automatique |
Utiliser les dossiers
Selecteur de dossier dans la barre laterale
La barre laterale inclut un menu deroulant de dossiers en haut. Utilisez-le pour :
- Filtrer par dossier : selectionnez un dossier pour n'afficher que ses enregistrements.
- Voir tous les enregistrements : selectionnez « Tous les dossiers ».
- Voir les enregistrements non classes : selectionnez « Aucun dossier ».
Deplacer des enregistrements dans les dossiers
Plusieurs facons d'assigner un enregistrement a un dossier :
- Pendant le televersement : selectionnez un dossier avant de televerser.
- Depuis le detail de l'enregistrement : utilisez le selecteur de dossier dans l'en-tete.
- Operations en lot : selectionnez plusieurs enregistrements et utilisez l'action de dossier.
Pastilles de dossier
Les enregistrements affichent une petite pastille coloree indiquant leur dossier. Elle apparait dans :
- La liste des enregistrements dans la barre laterale
- L'en-tete du detail de l'enregistrement
- Les resultats de recherche
Cliquez sur la pastille pour filtrer rapidement par ce dossier.
Dossiers de groupe
Si votre organisation utilise les groupes, les dossiers peuvent etre partages :
- Dossiers personnels : visibles uniquement par vous.
- Dossiers de groupe : partages avec tous les membres du groupe.
Les dossiers de groupe peuvent avoir le partage automatique active : lorsque vous deplacez un enregistrement dans un dossier de groupe, tous les membres du groupe recoivent automatiquement l'acces.
Dossiers vs Etiquettes
Les deux outils aident a organiser vos enregistrements, mais servent des objectifs differents :
| Aspect | Dossiers | Etiquettes |
|---|---|---|
| Attribution | Un seul dossier par enregistrement | Plusieurs etiquettes par enregistrement |
| Objectif | Organisation principale | Categorisation et filtrage |
| Parametres | Consigne IA, langue, retention | Consigne IA, langue, retention |
| Visuel | Pastille, filtre dans la barre laterale | Pastilles colorees |
Utilisez les dossiers pour : l'organisation par projet, la separation par client, les types de reunions.
Utilisez les etiquettes pour : les preoccupations transversales, le suivi de statut, la categorisation par sujet.
Vous pouvez utiliser les deux ensemble : placez un enregistrement dans le dossier « Client A » et etiquetez-le avec « Actions a suivre » et « Suivi requis ».
Bonnes pratiques
Conventions de nommage
Choisissez des noms de dossier clairs et coherents :
- Par projet : « Refonte du site web », « Planification T1 », « Lancement produit »
- Par client : « Acme Corp », « Beta Inc », « Gamma LLC »
- Par type : « Meles d'equipe », « Appels clients », « Entrevues »
Consignes de dossier
Utilisez des consignes specifiques au dossier pour des resumes coherents. Par exemple, pour les reunions clients :
Creer un resume avec :
- Sujets discutes
- Demandes et preoccupations du client
- Engagements pris
- Prochaines etapes avec responsables
Strategies de retention
Definissez la retention au niveau du dossier selon les besoins :
- Projets actifs : aucune limite de retention
- Projets termines : 90 jours apres la cloture
- Reunions de routine : 30 jours
- Enregistrements de conformite : utilisez le drapeau de protection
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