Initial release: DictIA v0.8.14-alpha (fork de Speakr, AGPL-3.0)

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+# Gestion des groupes
+
+Les groupes permettent d'organiser la collaboration dans votre instance DictIA en regroupant les utilisateurs et en automatisant l'accès aux enregistrements grâce à des étiquettes de groupe. Cette fonctionnalité réduit la charge administrative tout en maintenant la sécurité et le contrôle sur l'accès au contenu.
+
+## Prérequis
+
+La fonctionnalité de groupes repose sur le partage interne de DictIA. Le partage interne et la visibilité des noms d'utilisateur doivent être activés pour que l'onglet Groupes apparaisse dans le tableau de bord d'administration. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ces paramètres.
+
+### Considérations de confidentialité
+
+La visibilité des noms d'utilisateur affecte l'ensemble de l'instance :
+
+- **Noms visibles** : Les utilisateurs voient les noms d'utilisateur réels lorsqu'ils recherchent des collègues et consultent du contenu partagé. Recommandé pour les petits groupes de confiance.
+- **Noms masqués** : Les noms d'utilisateur sont cachés de l'interface. Les utilisateurs doivent connaître le nom d'utilisateur exact de leurs collègues pour partager des enregistrements. Approche axée sur la confidentialité, conforme à la Loi 25.
+
+La fonctionnalité de groupe fonctionne de manière identique dans les deux modes; seul l'affichage change.
+
+## Créer et gérer des groupes
+
+Les groupes sont créés et gérés exclusivement par les administrateurs via le tableau de bord d'administration.
+
+### Créer un groupe
+
+1. Accédez au **Tableau de bord d'administration** et sélectionnez l'onglet **Groupes**
+2. Cliquez sur **Créer un groupe**
+3. Fournissez un nom qui identifie clairement l'objectif du groupe (ex. : "Ingénierie", "Ventes Québec", "Projet Alpha")
+4. Ajoutez une description (optionnel mais recommandé) expliquant le rôle du groupe
+5. Cliquez sur **Créer un groupe** pour finaliser
+
+Le groupe apparaît immédiatement dans la liste, sans aucun membre. Vous devez ajouter explicitement les membres, y compris vous-même si nécessaire.
+
+### Gérer les membres
+
+Cliquez sur l'icône de gestion des utilisateurs à côté d'un groupe pour ouvrir la fenêtre de gestion. Cette interface affiche les membres actuels, leurs rôles et fournit les outils pour ajouter ou retirer des membres.
+
+Pour ajouter un membre, sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant et choisissez son rôle :
+
+- **Membre** : Peut utiliser les étiquettes de groupe et accéder aux enregistrements étiquetés. Convient à la plupart des participants.
+- **Administrateur de groupe** : Toutes les capacités d'un membre, plus la gestion des membres du groupe, la création et suppression d'étiquettes de groupe, et l'accès aux fonctions de gestion du groupe.
+
+Cliquez sur **Ajouter un membre** pour accorder l'accès. L'utilisateur obtient immédiatement la visibilité sur les étiquettes du groupe. Il n'obtient pas automatiquement l'accès aux enregistrements existants, uniquement aux nouveaux enregistrements étiquetés après son ajout.
+
+### Modifier les rôles des membres
+
+Les rôles peuvent évoluer selon les responsabilités. Cliquez sur le menu déroulant de rôle à côté d'un membre pour le basculer entre Membre et Administrateur de groupe. Les changements prennent effet immédiatement.
+
+### Retirer des membres
+
+Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un membre pour le retirer du groupe. Le retrait est immédiat :
+
+- L'utilisateur perd l'accès aux étiquettes de groupe
+- Il ne recevra plus les nouveaux enregistrements étiquetés
+- Son accès aux enregistrements déjà partagés est conservé
+- Ses notes personnelles sur les enregistrements du groupe sont préservées
+
+Pour révoquer complètement l'accès aux enregistrements existants, vous devez révoquer manuellement les partages internes individuels.
+
+### Supprimer un groupe
+
+Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un groupe pour le supprimer entièrement. Une confirmation est demandée. La suppression :
+
+- Retire tous les membres
+- Supprime toutes les étiquettes du groupe
+- Préserve tous les enregistrements (y compris ceux précédemment étiquetés)
+- Préserve tous les partages internes créés par les étiquettes
+
+La suppression est irréversible. Si vous souhaitez temporairement désactiver un groupe, retirez plutôt tous les membres.
+
+## Étiquettes de groupe
+
+Les étiquettes de groupe automatisent le partage au sein des groupes. Contrairement aux étiquettes personnelles qui organisent le contenu individuel, les étiquettes de groupe déclenchent des autorisations d'accès pour tous les membres du groupe lorsqu'elles sont appliquées.
+
+### Créer des étiquettes de groupe
+
+Depuis l'onglet Groupes, cliquez sur l'icône d'étiquettes à côté du groupe concerné. Fournissez :
+
+- **Nom de l'étiquette** : Un nom décrivant le type de contenu ou l'objectif (ex. : "Revues de sprint", "Appels clients", "Contrats juridiques"). Évitez les noms génériques comme "Important" ou "Groupe".
+- **Couleur** : Pour distinguer visuellement l'étiquette. Établissez des conventions de couleurs (ex. : bleu pour le technique, vert pour les ventes, rouge pour le juridique).
+
+### Politiques de rétention par étiquette
+
+Les étiquettes de groupe peuvent remplacer les paramètres globaux de rétention avec des périodes spécifiques. Cette fonctionnalité permet à différents types de contenu d'avoir des cycles de vie différents.
+
+- **Champ vide** : Utilise les paramètres globaux de rétention
+- **Nombre de jours** : Les enregistrements avec cette étiquette seront supprimés automatiquement après la période spécifiée
+
+Exemples de configuration :
+
+| Type de contenu | Rétention | Justification |
+|----------------|-----------|---------------|
+| Réunions juridiques | 2555 jours (7 ans) | Conformité et archivage légal |
+| Réunions quotidiennes | 14 jours | Contenu éphémère quotidien |
+| Planification marketing | 180 jours | Cycle de planification de campagne |
+
+Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec différentes périodes de rétention, la période la **plus courte** s'applique. Cela garantit la conformité avec la politique la plus restrictive, tel que recommandé par la Loi 25.
+
+### Protection contre la suppression
+
+Activez **Protéger contre la suppression** pour rendre les enregistrements avec cette étiquette immunisés contre la suppression automatique, peu importe leur âge ou les paramètres de rétention.
+
+Utilisez la protection pour les enregistrements qui doivent être conservés indéfiniment :
+
+- Documents juridiques et de conformité
+- Décisions d'affaires critiques
+- Matériel de formation et d'intégration
+- Documentation de référence
+
+La protection peut être retirée ultérieurement en modifiant l'étiquette.
+
+### Paramètres de partage automatique
+
+Les étiquettes de groupe offrent deux niveaux de partage automatique qui se déclenchent lorsqu'un membre du groupe applique l'étiquette :
+
+- **Partager avec tous les membres du groupe** (par défaut et recommandé) : L'enregistrement est partagé avec tous les membres du groupe, en mode consultation et modification.
+- **Partager avec les administrateurs de groupe seulement** : Seuls les utilisateurs avec le rôle administrateur dans ce groupe reçoivent automatiquement l'accès. Convient au contenu sensible nécessitant une supervision.
+
+### Gérer les étiquettes existantes
+
+Les étiquettes existantes apparaissent dans la fenêtre de gestion avec leurs paramètres actuels. Cliquez sur l'icône de modification pour ajuster le nom, la couleur, la rétention, la protection ou les paramètres de partage. Les modifications s'appliquent aux futurs usages sans affecter rétroactivement les partages déjà effectués.
+
+La suppression d'une étiquette la retire de tous les enregistrements, mais ne supprime ni les enregistrements ni les accès déjà accordés.
+
+### Synchroniser les partages de groupe
+
+Si des membres ont été ajoutés après que des enregistrements aient déjà été étiquetés, la fonctionnalité **Synchroniser les partages de groupe** permet d'appliquer rétroactivement le partage automatique.
+
+Cliquez sur **Synchroniser les partages de groupe** dans la fenêtre de gestion. L'opération :
+
+- Identifie tous les enregistrements avec les étiquettes du groupe
+- Vérifie les partages existants avec les membres actuels
+- Crée les partages manquants
+- Respecte les paramètres de partage de chaque étiquette
+- Évite les doublons
+
+La synchronisation est sécuritaire et peut être exécutée plusieurs fois sans effet indésirable.
+
+## Rôle d'administrateur de groupe
+
+Les administrateurs de groupe sont des membres avec des permissions élevées, limitées à la portée de leur groupe.
+
+### Capacités
+
+Les administrateurs de groupe peuvent :
+
+- Ajouter et retirer des membres
+- Modifier les rôles des membres
+- Créer, modifier et supprimer des étiquettes de groupe
+- Synchroniser les partages du groupe
+
+Les administrateurs de groupe ne peuvent **pas** :
+
+- Créer ou supprimer des groupes
+- Gérer des groupes dont ils ne sont pas administrateurs
+- Accéder aux fonctionnalités d'administration du système
+- Voir les statistiques d'autres groupes
+
+Cette délégation permet de distribuer la gestion aux responsables d'équipe tout en maintenant le contrôle centralisé.
+
+## Bonnes pratiques
+
+### Structure des groupes
+
+**Petites organisations (moins de 10 utilisateurs)** : Créez des groupes par département (Ingénierie, Ventes, RH). Utilisez les étiquettes de groupe pour les noms de projets ou types de contenu.
+
+**Grandes organisations (plus de 10 utilisateurs)** : Créez des groupes par produit, division ou projet majeur. Des groupes plus sélectifs évitent la surcharge d'information.
+
+### Conventions de nommage des étiquettes
+
+Établissez des conventions dès le début :
+
+- Par projet : "Projet-Alpha", "Initiative-T3-2026"
+- Par type de contenu : "Revues-Sprint", "Appels-Clients", "Contrats-Juridiques"
+- Par département : "Ing-Architecture", "Ventes-Formation", "RH-Entrevues"
+
+### Stratégie de rétention
+
+Définissez des valeurs par défaut réfléchies qui équilibrent les coûts de stockage avec les besoins de conformité, particulièrement en regard de la Loi 25 :
+
+- **Rétention globale** : 90 jours (capture la plupart du contenu)
+- **Étiquettes juridiques** : 2555 jours (7 ans pour les archives légales)
+- **Étiquettes de conformité** : Protégées (rétention permanente)
+- **Réunions d'équipe** : 180 jours (fenêtre de collaboration raisonnable)
+- **Réunions quotidiennes** : 14 jours (contenu éphémère)
+
+Révisez vos politiques de rétention chaque trimestre.
+
+## Intégration avec les autres fonctionnalités
+
+### Recherche IA
+
+Les étiquettes de groupe apparaissent automatiquement dans les filtres de la Recherche IA, permettant une recherche sémantique ciblée par groupe. Les enregistrements partagés via les étiquettes de groupe sont inclus dans les résultats de recherche sémantique.
+
+### Rétention et suppression automatique
+
+Les politiques de rétention par étiquette s'intègrent au système de suppression automatique de DictIA :
+
+1. Si l'enregistrement a des étiquettes protégées → Jamais supprimé
+2. Si l'enregistrement a des étiquettes avec rétention personnalisée → La période la plus courte s'applique
+3. Sinon → La rétention globale s'applique
+
+### Partage public
+
+L'appartenance à un groupe n'affecte pas les capacités de partage public. La capacité d'un utilisateur à créer des liens de partage public est contrôlée indépendamment par ses permissions individuelles.
+
+---
+
+## Dépannage
+
+### L'onglet Groupes n'est pas visible
+
+Le partage interne n'est peut-être pas activé. Contactez le support InnovA AI pour vérifier la configuration.
+
+### Les utilisateurs ne voient pas les étiquettes de groupe
+
+Vérifiez que l'utilisateur est bien membre du groupe et qu'il est connecté. Rafraîchissez la page pour charger les listes d'étiquettes mises à jour.
+
+### Le partage automatique ne fonctionne pas
+
+Modifiez l'étiquette de groupe et vérifiez que l'option de partage est bien activée. Si le problème persiste, contactez le support InnovA AI.
+
+### Un administrateur de groupe ne peut pas accéder à l'interface de gestion
+
+Vérifiez que le rôle de l'utilisateur est bien "Administrateur" dans le groupe. Demandez-lui de se déconnecter et de se reconnecter pour rafraîchir sa session. Le lien **Gestion des groupes** devrait apparaître dans son menu utilisateur.
+
+---
+
+Retour au [Guide d'administration](index.md) →

client_docs/guide-admin/gestion-utilisateurs.md

@@ -0,0 +1,84 @@
+# Gestion des utilisateurs
+
+La section Gestion des utilisateurs est le centre de contrôle pour gérer les accès à votre instance DictIA et les permissions de chaque utilisateur. Chaque compte utilisateur est géré ici, de la création initiale jusqu'à la désactivation éventuelle. Pour les tendances d'utilisation à l'échelle du système, consultez les [statistiques du système](statistiques.md).
+
+## Comprendre le tableau des utilisateurs
+
+En ouvrant la section Gestion des utilisateurs, vous accédez à un tableau complet de tous les utilisateurs de votre système. Chaque ligne présente les informations essentielles : l'adresse courriel identifie l'utilisateur, le badge administrateur indique son niveau de privilège, le nombre d'enregistrements révèle son niveau d'activité, et la mesure du stockage montre sa consommation de ressources.
+
+La barre de recherche en haut du tableau filtre les résultats instantanément à mesure que vous tapez, ce qui facilite la recherche d'utilisateurs spécifiques. Le tableau se met à jour en temps réel lorsque vous apportez des modifications.
+
+## Ajouter un nouvel utilisateur
+
+Pour créer un compte utilisateur, cliquez sur le bouton **Ajouter un utilisateur** dans le coin supérieur droit. La fenêtre qui apparaît demande les informations essentielles : nom d'utilisateur, adresse courriel et mot de passe. Vous décidez également immédiatement si cette personne a besoin de privilèges d'administrateur, bien que vous puissiez toujours modifier cela ultérieurement.
+
+Le nom d'utilisateur devient l'identité de l'utilisateur dans DictIA, apparaissant dans l'interface et organisant ses enregistrements. L'adresse courriel sert à la fois d'identifiant de connexion et de point de contact. Le mot de passe que vous définissez est temporaire; les utilisateurs devraient le changer immédiatement après leur première connexion via leurs [paramètres de compte](../guide-utilisateur/parametres.md).
+
+Les privilèges d'administrateur sont puissants et devraient être accordés avec parcimonie. Les utilisateurs administrateurs peuvent voir et modifier tous les [paramètres du système](parametres-systeme.md), gérer les autres utilisateurs, configurer les [consignes par défaut](prompts.md) et surveiller la [recherche sémantique](recherche-semantique.md). La plupart des utilisateurs n'auront jamais besoin de ces capacités.
+
+### Permissions des utilisateurs
+
+Au-delà du rôle d'administrateur, DictIA offre des permissions granulaires par utilisateur qui contrôlent des capacités spécifiques.
+
+**Permission de partage public** : Le bouton d'icône globe dans la ligne de chaque utilisateur active ou désactive sa capacité à créer des liens de partage public. Lorsque cette option est activée (vert), l'utilisateur peut générer des liens sécurisés pour partager des enregistrements à l'externe avec n'importe qui. Lorsqu'elle est désactivée (gris), l'utilisateur ne peut utiliser que le partage interne avec d'autres utilisateurs DictIA.
+
+Utilisez cette permission pour contrôler le partage d'informations à l'externe par utilisateur. Vous pourriez accorder le partage public aux gestionnaires, aux équipes de vente ou au personnel marketing qui communiquent régulièrement avec des parties prenantes externes, tout en le restreignant pour les utilisateurs qui manipulent des données internes sensibles.
+
+### Gestion du budget de jetons IA
+
+Contrôlez les coûts d'IA en définissant des budgets mensuels de jetons pour chaque utilisateur. Lors de la création ou de la modification d'un utilisateur, vous pouvez spécifier une limite mensuelle de jetons qui restreint son utilisation de l'IA.
+
+**Fonctionnement des budgets de jetons** :
+
+- **Avertissement à 80 %** : Les utilisateurs voient un indicateur jaune lorsqu'ils atteignent 80 % de leur budget mensuel
+- **Bloqué à 100 %** : Une fois le budget épuisé, les opérations d'IA (conversation IA, résumé, etc.) sont bloquées jusqu'au mois suivant
+- **Réinitialisation du budget** : Les compteurs se réinitialisent automatiquement au début de chaque mois civil
+- **Sans limite** : Laissez le champ de budget vide pour une utilisation illimitée
+
+Les budgets de jetons sont définis par incréments de 10 000 jetons avec un minimum de 100 000. Le budget couvre toutes les opérations d'IA, y compris la génération de résumés, la conversation IA, la génération de titres et l'extraction d'événements. Consultez les statistiques détaillées d'utilisation des jetons dans la section [Statistiques du système](statistiques.md#statistiques-dutilisation-des-jetons).
+
+### Gestion du budget de transcription
+
+Contrôlez les coûts de transcription en définissant des budgets mensuels de transcription (en minutes) pour chaque utilisateur.
+
+**Fonctionnement des budgets de transcription** :
+
+- **Avertissement à 80 %** : Les utilisateurs voient un indicateur jaune lorsqu'ils atteignent 80 % de leur budget mensuel de transcription
+- **Bloqué à 100 %** : Une fois le budget épuisé, les nouvelles transcriptions sont bloquées jusqu'au mois suivant
+- **Réinitialisation du budget** : Les minutes de transcription se réinitialisent automatiquement au début de chaque mois civil
+- **Sans limite** : Laissez le champ de budget vide pour une utilisation illimitée de la transcription
+
+Les budgets de transcription sont définis en minutes avec un minimum de 10 minutes. Consultez les statistiques détaillées de transcription dans la section [Statistiques du système](statistiques.md#statistiques-dutilisation-de-la-transcription).
+
+## Gérer les utilisateurs existants
+
+Chaque ligne d'utilisateur comprend des boutons d'action qui vous donnent un contrôle complet sur ce compte.
+
+**Modifier** : Le bouton de modification ouvre une fenêtre où vous pouvez mettre à jour le nom d'utilisateur ou l'adresse courriel. Utile lorsqu'une personne change de nom, d'adresse courriel ou lorsque vous devez corriger des erreurs de saisie initiale.
+
+**Basculer le rôle d'administrateur** : Promouvoir un utilisateur au rôle d'administrateur lui accorde l'accès à tout ce que vous pouvez voir et faire. Rétrograder un administrateur révoque immédiatement toutes ses capacités administratives. Le système vous empêche de retirer vos propres droits d'administrateur pour éviter tout verrouillage accidentel.
+
+**Supprimer** : La suppression d'un utilisateur est permanente et ne peut pas être annulée. Tous ses enregistrements, notes et paramètres seront supprimés avec son compte. Le système demande une confirmation avant de procéder.
+
+## Surveiller les tendances d'utilisation
+
+Les colonnes de nombre d'enregistrements et de stockage révèlent comment les utilisateurs interagissent avec votre instance DictIA.
+
+- Un nombre élevé d'enregistrements peut indiquer des utilisateurs avancés qui dépendent fortement du système
+- Un nombre faible peut suggérer des utilisateurs qui ont besoin de formation ou qui n'ont peut-être pas besoin de compte
+- Un stockage disproportionnellement élevé peut indiquer le téléversement d'enregistrements très longs
+
+Ces informations vous aident à établir des politiques d'utilisation appropriées et à planifier la capacité du système.
+
+## Considérations de sécurité
+
+Chaque compte utilisateur est un vecteur de sécurité potentiel. Voici les bonnes pratiques à suivre :
+
+- **Mots de passe robustes** : Encouragez les utilisateurs à utiliser des mots de passe uniques et à les changer régulièrement
+- **Comptes administrateurs** : Limitez l'accès administrateur au strict minimum nécessaire. Lorsqu'une personne n'a plus besoin de ces privilèges, révoquez-les immédiatement
+- **Comptes inactifs** : Effectuez des audits réguliers pour identifier et supprimer les comptes inactifs qui pourraient présenter des risques
+- **Conformité Loi 25** : Assurez-vous que seuls les utilisateurs légitimes ont accès aux enregistrements contenant des renseignements personnels
+
+---
+
+Suivant : [Statistiques du système](statistiques.md) →

client_docs/guide-admin/index.md

@@ -0,0 +1,135 @@
+# Guide d'administration
+
+Bienvenue dans le guide d'administration de DictIA. En tant qu'administrateur, vous contrôlez l'ensemble de votre instance DictIA : gestion des utilisateurs, surveillance du système et configuration de l'intelligence artificielle.
+
+## Sections administratives
+
+<div class="guide-cards">
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">👥</div>
+    <h3>Gestion des utilisateurs</h3>
+    <p>Créez des comptes, gérez les permissions, surveillez l'utilisation et contrôlez l'accès à votre instance DictIA.</p>
+    <a href="gestion-utilisateurs" class="card-link">Gérer les utilisateurs →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">🤝</div>
+    <h3>Gestion des groupes</h3>
+    <p>Créez des groupes, attribuez des rôles, configurez les étiquettes de partage automatique et facilitez la collaboration.</p>
+    <a href="gestion-groupes" class="card-link">Gérer les groupes →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">📊</div>
+    <h3>Statistiques du système</h3>
+    <p>Surveillez la santé du système, suivez les tendances d'utilisation et identifiez les enjeux avant qu'ils n'affectent vos utilisateurs.</p>
+    <a href="statistiques" class="card-link">Voir les statistiques →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">🔧</div>
+    <h3>Paramètres du système</h3>
+    <p>Configurez les limites globales, les délais d'attente, les tailles de fichiers et les comportements qui s'appliquent à tous les utilisateurs.</p>
+    <a href="parametres-systeme" class="card-link">Configurer le système →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">🤖</div>
+    <h3>Modèles d'IA</h3>
+    <p>Découvrez les modèles d'intelligence artificielle utilisés pour la génération de résumés, la conversation IA et plus encore.</p>
+    <a href="modeles-ia" class="card-link">Voir les modèles →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">✨</div>
+    <h3>Consignes par défaut</h3>
+    <p>Personnalisez le comportement de l'IA avec des consignes de résumé qui façonnent le traitement du contenu.</p>
+    <a href="prompts" class="card-link">Configurer les consignes →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">🔍</div>
+    <h3>Recherche sémantique</h3>
+    <p>Gérez les capacités de recherche intelligente, surveillez l'état de l'indexation sémantique et contrôlez la Recherche IA.</p>
+    <a href="recherche-semantique" class="card-link">Gérer la recherche →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">🗑️</div>
+    <h3>Rétention et suppression automatique</h3>
+    <p>Configurez la gestion automatisée du cycle de vie des données avec des politiques de rétention flexibles, conformes à la Loi 25.</p>
+    <a href="retention" class="card-link">Gérer la rétention →</a>
+  </div>
+
+  <div class="guide-card">
+    <div class="card-icon">🔐</div>
+    <h3>Authentification unique (SSO)</h3>
+    <p>Intégrez DictIA avec votre fournisseur d'identité pour simplifier la connexion de vos utilisateurs.</p>
+    <a href="sso" class="card-link">Configurer le SSO →</a>
+  </div>
+</div>
+
+## Actions rapides
+
+<div class="action-cards">
+  <div class="action-card">
+    <span class="action-icon">➕</span>
+    <div>
+      <strong>Ajouter un utilisateur</strong>
+      <p>Gestion des utilisateurs → Bouton Ajouter → Saisir les informations → Définir les permissions</p>
+    </div>
+  </div>
+
+  <div class="action-card">
+    <span class="action-icon">🤝</span>
+    <div>
+      <strong>Créer un groupe</strong>
+      <p>Gestion des groupes → Créer un groupe → Ajouter des membres → Configurer les étiquettes</p>
+    </div>
+  </div>
+
+  <div class="action-card">
+    <span class="action-icon">📈</span>
+    <div>
+      <strong>Vérifier la santé du système</strong>
+      <p>Statistiques → Consulter les métriques → Vérifier le traitement → Surveiller le stockage</p>
+    </div>
+  </div>
+
+  <div class="action-card">
+    <span class="action-icon">⚙️</span>
+    <div>
+      <strong>Modifier les paramètres</strong>
+      <p>Paramètres du système → Ajuster les limites → Configurer les délais → Enregistrer</p>
+    </div>
+  </div>
+
+  <div class="action-card">
+    <span class="action-icon">🔄</span>
+    <div>
+      <strong>Vérifier l'indexation sémantique</strong>
+      <p>Recherche sémantique → Vérifier le statut → Traiter les éléments en attente → Suivre la progression</p>
+    </div>
+  </div>
+</div>
+
+## Besoin d'aide?
+
+<div class="help-section">
+  <div class="help-item">
+    <span class="help-icon">📖</span>
+    <span>Consultez le <a href="../depannage">Guide de dépannage</a></span>
+  </div>
+  <div class="help-item">
+    <span class="help-icon">📧</span>
+    <span>Contactez le support InnovA AI pour toute question technique</span>
+  </div>
+  <div class="help-item">
+    <span class="help-icon">💾</span>
+    <span>InnovA AI effectue des sauvegardes régulières de vos données</span>
+  </div>
+</div>
+
+---
+
+Prêt à administrer votre instance DictIA? Commencez par la [Gestion des utilisateurs](gestion-utilisateurs.md) →

client_docs/guide-admin/modeles-ia.md

@@ -0,0 +1,62 @@
+# Modèles d'IA
+
+DictIA utilise des modèles d'intelligence artificielle pour plusieurs fonctionnalités clés de la plateforme. Cette section explique à quoi servent ces modèles et ce qui peut être ajusté.
+
+## Fonctionnalités alimentées par l'IA
+
+Les modèles d'IA de DictIA sont utilisés pour :
+
+- **Génération de résumés** : Création de résumés intelligents de vos transcriptions
+- **Génération de titres** : Attribution automatique de titres descriptifs aux enregistrements
+- **Extraction d'événements** : Identification d'événements dignes d'être ajoutés au calendrier
+- **Conversation IA** : Réponses aux questions sur vos enregistrements
+- **Identification des locuteurs** : Détection des noms des locuteurs à partir du contexte de la conversation
+
+## Configuration des modèles
+
+La configuration technique des modèles d'IA (choix du fournisseur, clés d'API, paramètres du modèle) est gérée par l'équipe InnovA AI. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ces paramètres.
+
+### Ce que vous pouvez contrôler via l'interface
+
+Bien que la configuration technique soit gérée par InnovA AI, vous pouvez influencer le comportement de l'IA via :
+
+- **[Consignes par défaut](prompts.md)** : Personnalisez les instructions envoyées à l'IA pour la génération de résumés. C'est le moyen le plus direct d'adapter l'IA à vos besoins.
+- **[Limite de longueur de transcription](parametres-systeme.md#limite-de-longueur-de-transcription)** : Contrôlez la quantité de texte envoyée à l'IA, ce qui affecte la qualité et les coûts.
+- **[Budgets de jetons par utilisateur](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-jetons-ia)** : Définissez des limites mensuelles de consommation d'IA pour chaque utilisateur.
+
+### Modèles disponibles
+
+DictIA peut être configuré avec différents modèles d'IA selon vos besoins :
+
+- **Modèles pour les résumés** : Des modèles de différentes capacités sont disponibles, du plus économique au plus performant
+- **Modèle distinct pour la conversation IA** : Un modèle séparé peut être configuré spécifiquement pour les interactions en temps réel, permettant d'optimiser le rapport qualité/coût
+
+### Optimisation des coûts
+
+Pour réduire les coûts tout en maintenant la qualité :
+
+1. **Ajustez les consignes** : Des consignes bien rédigées produisent de meilleurs résultats avec moins de jetons
+2. **Définissez des budgets** : Utilisez les budgets de jetons pour contrôler la consommation par utilisateur
+3. **Ajustez la limite de transcription** : Limitez la quantité de texte envoyée à l'IA pour les longs enregistrements
+
+Pour des ajustements plus avancés (changement de modèle, modification des paramètres techniques), contactez le support InnovA AI.
+
+### Qualité des résumés
+
+Si la qualité des résumés ne répond pas à vos attentes, voici les actions que vous pouvez entreprendre :
+
+1. **Révisez vos [consignes par défaut](prompts.md)** : C'est souvent la solution la plus efficace
+2. **Vérifiez la limite de transcription** : Une limite trop basse peut empêcher l'IA d'avoir suffisamment de contexte
+3. **Contactez le support InnovA AI** : L'équipe peut recommander un modèle plus performant ou ajuster les paramètres techniques
+
+### Coûts élevés
+
+Si vous observez des coûts d'IA plus élevés que prévu :
+
+1. Vérifiez les [statistiques d'utilisation des jetons](statistiques.md#statistiques-dutilisation-des-jetons) pour identifier les gros consommateurs
+2. Ajustez les [budgets de jetons](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-jetons-ia) pour les utilisateurs concernés
+3. Contactez le support InnovA AI pour explorer les options de modèles plus économiques
+
+---
+
+Suivant : [Consignes par défaut](prompts.md) | Retour au [Guide d'administration](index.md)

client_docs/guide-admin/parametres-systeme.md

@@ -0,0 +1,115 @@
+# Paramètres du système
+
+Les paramètres du système permettent de configurer les comportements fondamentaux qui affectent chaque utilisateur et chaque enregistrement de votre instance DictIA. Ces paramètres globaux façonnent le fonctionnement du système, des limites techniques aux fonctionnalités visibles par les utilisateurs.
+
+## Limite de longueur de transcription
+
+La limite de longueur de transcription détermine la quantité de texte envoyée à l'IA lors de la génération de résumés ou de la conversation IA. Ce paramètre a un effet important sur la qualité et les coûts.
+
+- **Sans limite** : La transcription complète est envoyée à l'IA, peu importe la longueur. Cela garantit un contexte complet, mais peut devenir coûteux pour les longs enregistrements. Cette limite s'applique également à la détection automatique des locuteurs.
+- **Avec limite** (ex. : 50 000 caractères) : Crée un plafond sur la consommation d'API. Les transcriptions très longues seront tronquées, n'envoyant que le début à l'IA.
+
+Pour les réunions typiques de moins d'une heure, 50 000 caractères capturent généralement tout. Pour les sessions plus longues, vous pouvez augmenter cette limite ou encourager les utilisateurs à diviser leurs enregistrements.
+
+## Taille maximale des fichiers
+
+La taille maximale protège votre système contre les téléversements trop volumineux tout en permettant aux utilisateurs de travailler avec des enregistrements raisonnables. La valeur par défaut de 300 Mo accommode plusieurs heures d'audio compressé.
+
+Augmenter cette limite permet des enregistrements plus longs mais nécessite une considération attentive. Les fichiers plus gros prennent plus de temps à téléverser, consomment plus de stockage et pourraient expirer durant le traitement.
+
+Si les utilisateurs atteignent fréquemment la limite, demandez-vous s'ils ont réellement besoin d'enregistrements aussi longs. Souvent, diviser les longues sessions en segments logiques produit de meilleurs résultats.
+
+## Délai d'attente de la transcription
+
+Le délai d'attente détermine combien de temps DictIA attendra que le service de transcription complète son travail. La valeur par défaut de 1 800 secondes (30 minutes) convient à la plupart des enregistrements.
+
+- **Trop court** : Les enregistrements plus longs échouent même si le service fonctionne normalement
+- **Trop long** : Les ressources système restent mobilisées inutilement en cas d'échec réel
+
+Ajustez ce paramètre en fonction de vos enregistrements les plus longs typiques. Pour les enregistrements de plusieurs heures, une valeur de 3 600 secondes ou plus peut être nécessaire. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre si nécessaire.
+
+## Avis d'enregistrement
+
+L'avis d'enregistrement s'affiche avant que les utilisateurs ne démarrent une session d'enregistrement. Idéal pour les mentions légales, les rappels de politiques ou les directives d'utilisation. Ce message en format Markdown garantit que les utilisateurs comprennent leurs responsabilités avant de créer du contenu.
+
+Les organisations utilisent souvent cet avis pour les exigences de conformité, notamment la Loi 25 au Québec :
+
+- Rappeler les exigences de consentement
+- Référencer les politiques de gestion des données
+- Mentionner les directives d'utilisation appropriée
+
+!!! info "Support complet du Markdown"
+    L'avis d'enregistrement supporte le formatage Markdown complet : titres, listes, gras, italique, liens, blocs de code et citations.
+
+    Exemple :
+    ```markdown
+    ## Consentement requis
+
+    En démarrant cet enregistrement, vous acceptez de :
+
+    1. Obtenir le consentement de tous les participants
+    2. Respecter la [politique de confidentialité](https://exemple.com/confidentialite)
+    3. Traiter les enregistrements conformément à la **Loi 25**
+
+    > **Important** : Les enregistrements contenant des renseignements personnels
+    > doivent être gérés selon la politique de rétention en vigueur.
+    ```
+
+Gardez les avis concis et pertinents. Les utilisateurs voient ce message fréquemment; un texte trop long sera simplement ignoré.
+
+## Avis de téléversement
+
+L'avis de téléversement fonctionne comme l'avis d'enregistrement, mais s'affiche lorsque les utilisateurs téléversent des fichiers. Chaque fois qu'un utilisateur glisse-dépose des fichiers ou les sélectionne pour téléversement, il voit cet avis et doit l'accepter.
+
+Utile lorsque les fichiers téléversés peuvent contenir du contenu de tiers ou lorsque votre organisation doit rappeler les politiques de gestion des données. Supporte le formatage Markdown complet.
+
+Laissez ce champ vide pour désactiver complètement l'avis de téléversement.
+
+## Bannière personnalisée
+
+La bannière personnalisée affiche un message persistant en haut de la zone de contenu principal pour tous les utilisateurs. Utile pour les annonces, les avis de maintenance ou les rappels de conformité.
+
+La bannière apparaît sous l'en-tête et au-dessus du contenu principal. Les utilisateurs peuvent la fermer en cliquant sur le X, mais elle réapparaît au rafraîchissement de la page.
+
+Exemples d'utilisation :
+
+```markdown
+**Mise à jour système** — DictIA sera brièvement indisponible dimanche de 22h à minuit pour maintenance.
+```
+
+```markdown
+Tous les enregistrements sont assujettis à notre [politique d'utilisation](https://exemple.com/politique). Contactez le support pour toute question.
+```
+
+Laissez ce champ vide pour masquer la bannière.
+
+## Impact à l'échelle du système
+
+Chaque paramètre de cette page affecte tous les utilisateurs immédiatement. Les modifications prennent effet dès l'enregistrement, sans nécessiter de redémarrage. Cette application immédiate signifie que vous devriez tester les changements avec soin et communiquer les modifications importantes à vos utilisateurs.
+
+Le bouton de rafraîchissement recharge les paramètres, utile si plusieurs administrateurs effectuent des changements simultanément.
+
+## Paramètres supplémentaires
+
+Certains paramètres du système ne sont pas accessibles via l'interface web et nécessitent une intervention technique. Ces paramètres incluent notamment :
+
+- **Collaboration et partage** : Activation du partage interne, du partage public et de la visibilité des noms d'utilisateur
+- **Permissions utilisateur** : Contrôle de la capacité des utilisateurs à supprimer leurs propres enregistrements
+- **Rétention et suppression automatique** : Voir la section [Rétention](retention.md) pour plus de détails
+- **Dossiers** : Activation de la fonctionnalité de dossiers pour organiser les enregistrements
+- **Compression audio** : Configuration de la compression automatique des fichiers audio
+- **Conservation vidéo** : Option de conserver les fichiers vidéo pour la lecture dans le navigateur
+
+Contactez le support InnovA AI pour ajuster ces paramètres.
+
+## Dépannage
+
+Lorsque les enregistrements échouent de manière constante, vérifiez s'ils dépassent vos limites configurées. Les utilisateurs ne réalisent pas toujours que leurs enregistrements dépassent les limites, surtout lorsqu'ils téléversent du contenu existant.
+
+Si les coûts d'API augmentent de façon inattendue, vérifiez votre limite de longueur de transcription. Un seul utilisateur téléversant de nombreux longs enregistrements pourrait augmenter considérablement la consommation si aucune limite n'est définie.
+
+Pour tout problème technique, contactez le support InnovA AI.
+
+---
+
+Suivant : [Modèles d'IA](modeles-ia.md) →

client_docs/guide-admin/prompts.md

@@ -0,0 +1,121 @@
+# Consignes par défaut
+
+L'onglet Consignes par défaut vous permet de façonner la manière dont l'IA interprète et résume les enregistrements dans l'ensemble de votre instance DictIA. C'est ici que vous établissez l'intelligence de base que les utilisateurs expérimentent lorsqu'ils n'ont pas personnalisé leurs propres consignes.
+
+## Comprendre la hiérarchie des consignes
+
+DictIA utilise une hiérarchie pour déterminer quelle consigne utiliser pour chaque enregistrement. Ce système offre de la flexibilité tout en maintenant le contrôle.
+
+1. **Consignes par étiquette** (priorité la plus haute) : Lorsqu'un enregistrement possède des étiquettes avec des consignes associées, celles-ci ont la priorité absolue. Plusieurs consignes d'étiquettes se combinent intelligemment, permettant des configurations sophistiquées pour des types de contenu spécialisés.
+
+2. **Consigne personnelle de l'utilisateur** : Définie dans les paramètres du compte de l'utilisateur. Permet aux individus d'adapter les résumés à leurs besoins spécifiques sans affecter les autres.
+
+3. **Consigne par défaut de l'administrateur** : Configurée sur cette page, elle sert de fondation pour la majorité des résumés. C'est ce que les nouveaux utilisateurs expérimentent et ce sur quoi les utilisateurs à long terme comptent.
+
+4. **Consigne système de secours** : Si tout le reste échoue, une consigne intégrée garantit que des résumés sont toujours générés.
+
+## Rédiger des consignes efficaces
+
+Votre consigne par défaut est plus qu'une instruction technique : c'est un modèle de compréhension. Considérez votre base d'utilisateurs lors de la conception :
+
+- Un cabinet juridique pourrait se concentrer sur les détails de dossiers et les précédents
+- Une institution de recherche pourrait mettre l'accent sur les méthodologies et les résultats
+- Une agence créative pourrait mettre en valeur les concepts et les commentaires des clients
+
+### Conseils de rédaction
+
+- **Structurez clairement** : Utilisez des listes à puces ou des sections numérotées pour organiser la sortie
+- **Spécifiez le niveau de détail** : "Aperçu bref" versus "Analyse complète" produisent des résultats très différents
+- **Concevez pour la polyvalence** : Cette consigne s'applique à tout, des vérifications de 5 minutes aux ateliers de 2 heures
+- **Évitez les exigences trop spécifiques** : Pas tous les enregistrements contiennent des "décisions" ou des "éléments d'action"
+- **Utilisez un langage conditionnel** : Des phrases comme "si applicable" ou "lorsque discuté" permettent à l'IA de sauter les sections non pertinentes
+
+## L'éditeur de consignes
+
+La zone de texte affiche votre consigne actuelle avec le support complet du Markdown. Les modifications sont enregistrées immédiatement lorsque vous cliquez sur **Enregistrer les modifications**. Il n'y a pas de brouillon ni de mise en attente : les modifications affectent tous les nouveaux résumés instantanément.
+
+Les utilisateurs peuvent régénérer les résumés pour appliquer les consignes mises à jour aux enregistrements existants.
+
+Le bouton **Réinitialiser par défaut** offre un filet de sécurité, permettant de revenir à la consigne originale si vos personnalisations ne produisent pas les résultats attendus.
+
+L'horodatage indique la dernière modification, utile pour coordonner les changements entre plusieurs administrateurs.
+
+## Voir la structure complète de la consigne IA
+
+La section dépliable **Voir la structure complète de la consigne IA** révèle comment votre consigne s'intègre dans l'instruction complète envoyée à l'IA. Cette vue technique montre la consigne système, votre consigne personnalisée et l'intégration de la transcription.
+
+Comprendre cette structure vous aide à :
+
+- Éviter de répéter des instructions déjà gérées par la consigne système
+- Comprendre pourquoi certaines formulations fonctionnent mieux
+- Diagnostiquer les problèmes lorsque les résumés ne répondent pas aux attentes
+
+## Cas d'utilisation créatifs avec les étiquettes
+
+Les étiquettes avec des consignes personnalisées permettent des transformations puissantes du contenu :
+
+### Enregistrements de recettes
+
+Créez une étiquette "Recette" avec une consigne comme : "Convertis cette narration culinaire en une recette formatée avec la liste des ingrédients, les étapes, les temps de cuisson et le nombre de portions."
+
+L'IA transforme un flux de conscience désordonné en une recette propre et utilisable.
+
+### Notes de cours
+
+Une étiquette "Cours" pourrait utiliser : "Extrais les concepts principaux, les exemples, la terminologie clé avec définitions et les applications pratiques mentionnées. Organise en format plan pour des notes d'étude."
+
+### Éléments d'action de réunion
+
+Créez une étiquette "Réunion de projet" avec : "Concentre-toi exclusivement sur les éléments d'action, les décisions prises et les prochaines étapes. Pour chaque élément d'action, identifie le responsable et les échéances mentionnées."
+
+### Sessions de remue-méninges
+
+Une étiquette "Idées" avec : "Liste chaque idée distincte mentionnée, peu importe la brièveté de la discussion. Pour chaque idée, note les réactions ou préoccupations immédiates."
+
+### Revues de code
+
+Étiquette "Revue de code" : "Pour chaque morceau de code ou système discuté, liste : 1) Ce qui a été revu, 2) Problèmes identifiés, 3) Changements suggérés, 4) Qui implémentera les correctifs."
+
+## Combinaison d'étiquettes et ordre
+
+Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec des consignes, elles se combinent dans l'ordre d'application. Exemples :
+
+### Cours personnel + cours spécifique
+
+- Étiquette "Mes cours" : "Organise comme notes d'étude avec des en-têtes clairs."
+- Étiquette "Biologie 301" : "Porte une attention particulière aux processus biologiques et à la terminologie."
+- **Résultat** : Des notes d'étude formatées avec un focus sur le contenu biologique.
+
+### Réunion client + revue juridique
+
+- Étiquette "Réunion client" : "Extrais les exigences, préoccupations et préférences du client."
+- Étiquette "Revue juridique" : "Identifie les considérations légales et les facteurs de risque mentionnés."
+- **Résultat** : Les besoins du client plus les implications juridiques dans un seul résumé.
+
+### Ordre des étiquettes
+
+Les consignes plus spécifiques devraient généralement venir en dernier, car elles raffinent la sortie des consignes générales. Commencez large (type de format) puis ajoutez les spécificités (domaines de focus).
+
+Testez vos combinaisons d'étiquettes avec des enregistrements de référence pour voir quel ordre produit les résultats souhaités.
+
+## Coordonner avec les consignes utilisateur
+
+Votre consigne par défaut devrait compléter, et non rivaliser avec, la personnalisation des utilisateurs. Concevez-la comme une base solide qui fonctionne pour la plupart des cas, tout en encourageant les utilisateurs avancés à personnaliser selon leurs besoins.
+
+Communiquez votre stratégie de consignes aux utilisateurs pour qu'ils puissent décider si la personnalisation leur serait bénéfique. Si certains départements ont besoin de résumés spécialisés, fournissez des consignes recommandées qu'ils peuvent utiliser.
+
+## Mesurer l'efficacité des consignes
+
+- **Fréquence des modifications** : Si les utilisateurs modifient souvent les résumés générés, votre consigne pourrait avoir besoin d'ajustement
+- **Échantillonnage périodique** : Révisez un échantillon de résumés régulièrement pour évaluer la qualité
+- **Rétroaction des utilisateurs** : Sollicitez des commentaires sur la qualité des résumés, en particulier auprès des utilisateurs qui n'ont pas personnalisé leurs consignes
+
+## Pièges courants à éviter
+
+- **Consignes trop restrictives** : Pas tous les enregistrements contiennent des "décisions" ou des "éléments d'action". Forcer l'IA à trouver ces éléments quand ils n'existent pas produit du contenu de remplissage sans valeur.
+- **Demandes impossibles** : Demander les "préoccupations non exprimées" ou "ce qui n'a pas été discuté" dépasse les capacités de l'analyse de transcription. L'IA ne peut travailler qu'avec ce qui a été réellement dit.
+- **Consignes trop longues** : Chaque instruction ajoute de la complexité. Concentrez-vous sur l'essentiel plutôt que d'essayer de capturer chaque détail possible.
+
+---
+
+Suivant : [Recherche sémantique](recherche-semantique.md) →

client_docs/guide-admin/recherche-semantique.md

@@ -0,0 +1,60 @@
+# Recherche sémantique
+
+La section Recherche sémantique contrôle l'intelligence derrière la Recherche IA, la capacité de recherche sémantique de DictIA qui permet aux utilisateurs de trouver de l'information dans tous leurs enregistrements en posant des questions en langage naturel.
+
+## Comprendre la Recherche IA
+
+La Recherche IA fonctionne en plusieurs étapes :
+
+1. Chaque transcription est découpée en segments de texte qui se chevauchent
+2. Ces segments sont convertis en représentations mathématiques (indexation sémantique)
+3. Les segments indexés sont stockés dans un format permettant la recherche
+4. Lorsqu'un utilisateur pose une question, celle-ci est convertie dans le même format mathématique et comparée à tous les segments stockés
+
+Cette approche va bien au-delà de la simple correspondance de mots-clés. Le système comprend que "préoccupations budgétaires" est lié à "contraintes financières" et "dépassements de coûts", même si les mots exacts diffèrent. Cette compréhension sémantique rend la Recherche IA très puissante pour découvrir de l'information que les utilisateurs ne se rappellent pas précisément.
+
+## Statut du traitement
+
+Les cartes de statut donnent un aperçu immédiat de la santé de votre recherche sémantique :
+
+- **Enregistrements totaux** : Le nombre de fichiers audio dans votre système
+- **Traités pour la Recherche IA** : Le nombre d'enregistrements convertis en segments indexés et recherchables. Ce nombre devrait éventuellement correspondre au total, avec un léger décalage pendant le traitement
+- **En attente de traitement** : Les enregistrements en attente d'indexation sémantique. Ce nombre augmente lorsque les utilisateurs téléversent du nouveau contenu et diminue à mesure que le traitement avance
+- **Segments totaux** : Les morceaux détaillés dans lesquels vos enregistrements ont été divisés. Un enregistrement typique d'une heure génère environ 50 à 60 segments
+- **Statut de l'indexation** : Un indicateur rapide de santé. "Disponible" en vert signifie que tout fonctionne correctement
+
+## Progression du traitement
+
+La barre de progression montre l'avancement en temps réel dans la file d'attente d'indexation sémantique :
+
+- **100 %** : Tous les enregistrements sont traités et recherchables
+- **Pourcentages inférieurs** : Le traitement est en cours
+- **Barre bloquée** : Le traitement s'est peut-être arrêté. Contactez le support InnovA AI
+
+## Gérer la file d'attente
+
+Le bouton **Actualiser le statut** met à jour toutes les statistiques et indicateurs de progression. L'interface ne se rafraîchit pas automatiquement; des actualisations manuelles garantissent que vous voyez les informations actuelles.
+
+Si le système indique que des enregistrements nécessitent un traitement mais que la progression n'avance pas, contactez le support InnovA AI pour diagnostiquer le problème.
+
+Le système de traitement est conçu pour être résilient. Si le traitement échoue pour un enregistrement spécifique, le système le marque et passe au suivant plutôt que de rester bloqué.
+
+## Conseils pour de meilleurs résultats de recherche
+
+La qualité des résultats de recherche dépend en partie de la formulation des requêtes. Encouragez les utilisateurs à :
+
+- **Poser des questions complètes** plutôt que de taper des mots-clés. "Qu'est-ce que Marie a dit au sujet du budget?" fonctionne mieux que simplement "Marie budget".
+- **Utiliser des termes variés** : La recherche sémantique comprend les synonymes et les concepts connexes
+- **Être spécifique** lorsque c'est possible : Plus la question est précise, plus les résultats seront pertinents
+
+## Considérations de performance
+
+La recherche sémantique croît de façon prévisible avec votre contenu. Chaque segment nécessite environ 2 Ko de stockage. Un enregistrement typique d'une heure nécessite environ 100 Ko de stockage d'indexation. Le système maintient des performances rapides même avec de grandes quantités de données.
+
+Si votre instance croît de façon significative, les politiques de [rétention](retention.md) aident à gérer à la fois le stockage et la performance de la recherche. La recherche sémantique n'inclut que les enregistrements actifs; la suppression du contenu obsolète améliore les performances de recherche.
+
+Pour toute question technique sur la performance de la recherche sémantique, contactez le support InnovA AI.
+
+---
+
+Retour au [Guide d'administration](index.md) →

client_docs/guide-admin/retention.md

@@ -0,0 +1,212 @@
+# Rétention et suppression automatique
+
+Le système de suppression automatique assure une gestion du cycle de vie de vos enregistrements, en conformité avec vos politiques de rétention des données et les exigences de la Loi 25 du Québec.
+
+## Vue d'ensemble
+
+Le système de rétention automatisée vous aide à :
+
+- **Respecter les politiques de rétention** : Suppression automatique des enregistrements après une période définie, conformément à la Loi 25
+- **Gérer le stockage** : Prévenir la croissance illimitée des fichiers audio
+- **Préserver les données essentielles** : Conserver les transcriptions et métadonnées même après la suppression de l'audio
+- **Protéger les enregistrements importants** : Exempter des enregistrements spécifiques de la suppression automatique
+
+## Modes de suppression
+
+DictIA offre deux modes de suppression :
+
+### Mode audio seulement
+
+- **Supprime** : Le fichier audio uniquement
+- **Conserve** : La transcription, le résumé, les notes et les métadonnées
+- **Cas d'utilisation** : Conservation à long terme avec optimisation du stockage
+- **Résultat** : Les enregistrements apparaissent en mode "Archivé", la transcription reste recherchable
+
+### Mode suppression complète
+
+- **Supprime** : L'enregistrement complet, incluant l'audio, la transcription, le résumé et les notes
+- **Conserve** : Rien - l'enregistrement est définitivement supprimé
+- **Cas d'utilisation** : Suppression complète des données pour la conformité à la Loi 25
+- **Résultat** : L'enregistrement est entièrement retiré du système
+
+## Système de rétention multiniveau
+
+DictIA utilise un système hiérarchique de politiques de rétention :
+
+### 1. Rétention globale (à l'échelle du système)
+
+La période de rétention globale s'applique à tous les enregistrements, sauf si elle est remplacée par une étiquette spécifique. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre.
+
+### 2. Rétention par étiquette
+
+Les étiquettes peuvent remplacer la période de rétention globale avec des périodes personnalisées. Cela est particulièrement puissant avec les étiquettes de groupe.
+
+| Type de contenu | Rétention | Justification |
+|----------------|-----------|---------------|
+| Enregistrements sans étiquette | Globale (ex. : 90 jours) | Valeur par défaut du système |
+| Archives légales | 2555 jours (7 ans) | Conformité juridique |
+| Réunions quotidiennes | 14 jours | Contenu éphémère |
+
+Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec différentes périodes de rétention, la période la **plus courte** s'applique. Cela garantit la conformité avec la politique la plus restrictive.
+
+### 3. Protection par étiquette
+
+Les étiquettes individuelles peuvent protéger les enregistrements contre la suppression automatique de manière permanente.
+
+**Hiérarchie d'exemple** :
+
+- Rétention globale : 90 jours
+- Étiquette "Revues de sprint" : 180 jours (plus long que la globale)
+- Étiquette "Réunions quotidiennes" : 14 jours (plus court que la globale)
+- Étiquette "Juridique" avec protection activée : Jamais supprimé (permanent)
+
+## Protéger des enregistrements
+
+Pour protéger des enregistrements contre la suppression automatique :
+
+1. Accédez à **Paramètres du compte** → onglet **Étiquettes**
+2. Cliquez sur **Créer une étiquette** ou **Modifier** une étiquette existante
+3. Activez la case **Protéger contre la suppression automatique**
+4. Appliquez cette étiquette aux enregistrements à protéger
+
+Les enregistrements avec des étiquettes protégées sont exemptés de la suppression automatique, peu importe leur âge ou la période de rétention.
+
+## Enregistrements archivés
+
+Lorsque le mode de suppression est "audio seulement", les enregistrements deviennent "archivés" après la suppression de l'audio.
+
+### Accéder aux enregistrements archivés
+
+1. Ouvrez la barre latérale **Enregistrements**
+2. Cliquez sur **Filtres avancés**
+3. Activez l'option **Enregistrements archivés**
+
+### Fonctionnalités disponibles pour les enregistrements archivés
+
+| Fonctionnalité | Disponible | Notes |
+|----------------|------------|-------|
+| Lire la transcription | Oui | Transcription complète accessible |
+| Rechercher le contenu | Oui | La recherche textuelle fonctionne toujours |
+| Lire le résumé | Oui | Le résumé IA est préservé |
+| Voir/modifier les notes | Oui | Toutes les métadonnées accessibles |
+| Écouter l'audio | Non | Le fichier audio a été supprimé |
+| Retraiter | Non | L'audio source n'est plus disponible |
+| Partager | Oui | La transcription peut être partagée |
+| Exporter | Oui | Téléchargement de la transcription, du résumé et des notes |
+
+### Indicateurs d'archivage
+
+- **Barre latérale** : Badge gris "Archivé" à côté du titre de l'enregistrement
+- **Lecteur** : Bannière informative indiquant que l'audio a été supprimé mais que la transcription reste disponible
+- **Filtre** : Option de vue "Archivé" dans les filtres avancés
+
+## Nettoyage des profils de locuteurs
+
+Par défaut, les profils de locuteurs et les empreintes vocales sont préservés même lorsque tous les enregistrements associés sont supprimés. Cela est dû au fait que les empreintes vocales sont des données agrégées qui ne peuvent pas être reconstruites à partir d'enregistrements individuels.
+
+Pour les déploiements qui doivent traiter les empreintes vocales comme des données biométriques (conformité Loi 25), le nettoyage automatique peut être activé. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre.
+
+### Conformité Loi 25 et protection de la vie privée
+
+Lorsque le nettoyage automatique est activé :
+
+- **Minimisation des données** : Les données vocales sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires
+- **Droit à l'effacement** : Les profils vocaux sont supprimés lorsque les enregistrements sont retirés
+- **Transparence** : L'activité de nettoyage est journalisée à des fins d'audit
+- **Automatisation** : Aucune intervention manuelle n'est requise lorsque combiné aux politiques de rétention
+
+## Cas d'utilisation pratiques
+
+### Usage personnel
+
+Vous enregistrez tout pendant votre journée de travail. La plupart de ces enregistrements sont éphémères. Configurez une rétention globale de 30 jours avec suppression audio seulement. Après un mois, les fichiers audio disparaissent mais les transcriptions recherchables demeurent. Si quelque chose s'avère important, étiquetez-le avec une étiquette protégée avant l'expiration.
+
+### Collaboration de groupe
+
+| Type de contenu | Approche de rétention | Raison |
+|----------------|----------------------|--------|
+| Réunions quotidiennes | Étiquette avec rétention de 14 jours | Mises à jour de routine, aucune valeur à long terme |
+| Planification de sprint | Étiquette avec rétention de 90 jours | Valeur de référence pour le trimestre en cours |
+| Décisions d'architecture | Étiquette avec protection activée | Documenter les choix importants de façon permanente |
+| Appels clients (ventes) | Étiquette avec rétention de 1 an | Durée du cycle de vente + suivi |
+| Entrevues (RH) | Étiquette avec rétention de 2 ans | Délai typique de litige en emploi |
+| Réunions juridiques | Étiquette protégée | Rétention indéfinie pour conformité |
+
+Chaque groupe configure ses étiquettes une seule fois. Les membres n'ont qu'à étiqueter normalement leurs enregistrements et la gestion du cycle de vie se fait automatiquement.
+
+### Exigences de conformité (Loi 25)
+
+La Loi 25 du Québec exige que les organisations gèrent adéquatement les renseignements personnels, incluant leur durée de conservation. Le système de rétention de DictIA vous aide à :
+
+- Établir des périodes de rétention conformes à vos obligations légales
+- Automatiser la suppression des données lorsque la période de conservation est expirée
+- Protéger les enregistrements qui doivent être conservés pour des raisons légales
+- Documenter vos politiques de rétention de manière transparente
+
+### Gestion des coûts de stockage
+
+Les fichiers audio sont volumineux (une réunion d'une heure peut représenter 50 à 100 Mo). Les transcriptions sont légères (10 à 20 Ko pour la même réunion). Le mode suppression audio seulement conserve le texte recherchable tout en libérant le stockage.
+
+Avec une rétention de 90 jours en mode audio seulement, les enregistrements de plus de 90 jours perdent leur audio mais restent entièrement recherchables via la Recherche IA. Vous pouvez lire les transcriptions, consulter les résumés et voir les notes, mais vous ne pouvez plus écouter l'audio original.
+
+## Bonnes pratiques
+
+### Pour la conformité Loi 25
+
+1. Définissez des périodes de rétention appropriées à votre secteur d'activité
+2. Utilisez des étiquettes protégées pour les documents nécessitant une rétention indéfinie (ex. : "Rétention légale", "Permanent")
+3. Documentez votre politique de rétention dans la documentation de conformité de votre organisation
+4. Activez le nettoyage des profils de locuteurs si les empreintes vocales constituent des renseignements personnels dans votre contexte
+
+### Pour la gestion du stockage
+
+1. Commencez avec le mode suppression audio seulement pour préserver les transcriptions recherchables
+2. Utilisez des périodes plus courtes pour le contenu de routine
+3. Protégez le contenu important avec des étiquettes dédiées
+
+### Pour les groupes
+
+1. Établissez une rétention globale conservatrice comme base
+2. Configurez des étiquettes de groupe avec des rétentions personnalisées selon les besoins
+3. Utilisez des étiquettes protégées pour le contenu nécessitant une conservation permanente
+4. Documentez les politiques de rétention pour que les membres du groupe comprennent les attentes
+
+## Processus de suppression
+
+Le processus de suppression automatique fonctionne ainsi :
+
+1. **Vérification automatique** (quotidienne)
+2. **Identification** des enregistrements plus anciens que la période de rétention
+3. **Pour chaque enregistrement** :
+    - Vérification des étiquettes de protection
+    - Si protégé → l'enregistrement est exempt
+4. **Suppression** selon le mode configuré (audio seulement ou complet)
+
+## Dépannage
+
+### La suppression automatique ne fonctionne pas
+
+Contactez le support InnovA AI pour vérifier que le système est correctement configuré et actif.
+
+### Trop d'enregistrements sont supprimés
+
+1. Vérifiez vos étiquettes de protection et assurez-vous qu'elles sont appliquées aux enregistrements importants
+2. Contactez le support InnovA AI pour augmenter la période de rétention globale
+
+### Les enregistrements archivés n'apparaissent pas
+
+1. Activez le filtre **Enregistrements archivés** dans la barre latérale
+2. Vérifiez que le mode de suppression est bien "audio seulement" (le mode suppression complète ne crée pas d'archives)
+
+## Sécurité et irréversibilité
+
+- La suppression automatique est irréversible : les fichiers audio supprimés ne peuvent pas être récupérés
+- Les enregistrements protégés ne sont jamais supprimés automatiquement
+- L'activité de suppression est journalisée à des fins d'audit et de conformité Loi 25
+- Seuls les administrateurs peuvent configurer les politiques de rétention
+
+Pour toute question ou problème concernant la suppression automatique, contactez le support InnovA AI.
+
+---
+
+Retour au [Guide d'administration](index.md) →

client_docs/guide-admin/sso.md

@@ -0,0 +1,103 @@
+# Authentification unique (SSO)
+
+DictIA supporte l'authentification unique (SSO) via le protocole OpenID Connect (OIDC), vous permettant d'intégrer la plateforme avec votre fournisseur d'identité existant.
+
+## Qu'est-ce que le SSO?
+
+L'authentification unique permet à vos utilisateurs de se connecter à DictIA en utilisant les mêmes identifiants que pour les autres applications de votre organisation. Au lieu de gérer un mot de passe séparé pour DictIA, les utilisateurs se connectent via votre fournisseur d'identité centralisé.
+
+### Avantages du SSO
+
+- **Simplicité pour les utilisateurs** : Un seul ensemble d'identifiants pour toutes les applications
+- **Sécurité renforcée** : Politique de mots de passe centralisée, authentification multifacteur gérée par le fournisseur d'identité
+- **Administration simplifiée** : Gestion centralisée des accès, désactivation rapide des comptes
+- **Conformité Loi 25** : Meilleur contrôle de l'accès aux renseignements personnels grâce à la gestion centralisée des identités
+
+## Fournisseurs d'identité supportés
+
+DictIA est compatible avec tout fournisseur d'identité supportant le protocole OpenID Connect (OIDC), notamment :
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+- **Microsoft Entra ID** (anciennement Azure AD)
+- **Google Workspace**
+- **Keycloak**
+- **Auth0**
+- **Okta**
+- Et tout autre fournisseur OIDC compatible
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+## Configuration
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+La configuration technique du SSO (identifiants client, URL de découverte, redirections) est effectuée par l'équipe InnovA AI. Contactez le support InnovA AI pour mettre en place le SSO sur votre instance.
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+### Informations à fournir
+
+Pour configurer le SSO, vous devrez fournir à InnovA AI :
+
+- Le **fournisseur d'identité** que vous utilisez
+- Les **identifiants client** (Client ID et Client Secret) émis par votre fournisseur
+- L'**URL de découverte** OIDC de votre fournisseur
+- Les **domaines de courriel autorisés** pour l'auto-inscription (si souhaité)
+
+### Options de configuration
+
+Lors de la mise en place, vous pourrez choisir parmi les options suivantes :
+
+**Auto-inscription** : Les nouveaux utilisateurs sont automatiquement créés lors de leur première connexion SSO, à condition que leur domaine de courriel soit autorisé. Cela élimine le besoin de créer manuellement chaque compte.
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+**Restriction de domaine** : Limitez l'accès SSO aux courriels de domaines spécifiques (ex. : votre-entreprise.com). Utile pour s'assurer que seuls les employés autorisés peuvent accéder à DictIA.
+
+**Désactivation de la connexion par mot de passe** : Forcez l'utilisation exclusive du SSO pour tous les utilisateurs réguliers. Les administrateurs conservent la possibilité de se connecter par mot de passe comme mécanisme de secours.
+
+## Expérience utilisateur
+
+### Première connexion
+
+Lors de sa première connexion via SSO, l'utilisateur :
+
+1. Clique sur le bouton de connexion SSO sur la page de connexion de DictIA
+2. Est redirigé vers la page de connexion de votre fournisseur d'identité
+3. Se connecte avec ses identifiants habituels
+4. Est automatiquement redirigé vers DictIA avec une session active
+
+Si l'auto-inscription est activée, le compte DictIA est créé automatiquement. Sinon, un administrateur doit d'abord créer le compte.
+
+### Lier un compte existant
+
+Les utilisateurs qui possèdent déjà un compte DictIA peuvent lier leur compte SSO :
+
+1. Se connecter à DictIA avec leur mot de passe habituel
+2. Accéder à **Compte** → **Authentification unique**
+3. Cliquer sur **Lier le compte** pour associer leur identité SSO
+
+Une fois lié, l'utilisateur peut se connecter via SSO ou par mot de passe (si la connexion par mot de passe n'est pas désactivée).
+
+### Délier un compte SSO
+
+Les utilisateurs peuvent délier leur compte SSO depuis **Compte** → **Authentification unique**. Les utilisateurs qui ont créé leur compte via SSO (sans mot de passe) doivent d'abord définir un mot de passe avant de pouvoir délier leur compte SSO.
+
+## Considérations de sécurité
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+- Lorsqu'un utilisateur se connecte via SSO avec un courriel correspondant à un compte DictIA existant, les comptes sont automatiquement liés
+- La sécurité de l'accès SSO dépend de votre fournisseur d'identité : assurez-vous que celui-ci est correctement sécurisé (authentification multifacteur, politique de mots de passe forte)
+- Utilisez la restriction de domaine pour limiter l'accès aux seuls courriels de votre organisation
+
+## Dépannage
+
+### La connexion SSO échoue immédiatement
+
+Les identifiants client ou l'URL de découverte sont peut-être incorrects. Contactez le support InnovA AI pour vérifier la configuration.
+
+### Un utilisateur est créé sans adresse courriel
+
+Certains fournisseurs d'identité ne retournent pas l'adresse courriel par défaut. Contactez le support InnovA AI pour ajuster la configuration des attributs (claims).
+
+### Le domaine de courriel est rejeté
+
+Vérifiez que le domaine de courriel de l'utilisateur fait partie de la liste des domaines autorisés. Contactez le support InnovA AI pour ajouter un domaine si nécessaire.
+
+### Un compte SSO est déjà lié à un autre utilisateur
+
+Chaque identité SSO ne peut être liée qu'à un seul compte DictIA. L'utilisateur peut délier son compte SSO depuis ses paramètres de compte, puis le relié à un autre compte.
+
+---
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+Retour au [Guide d'administration](index.md) →

client_docs/guide-admin/statistiques.md

@@ -0,0 +1,82 @@
+# Statistiques du système
+
+La section Statistiques du système transforme les données brutes en informations exploitables sur votre instance DictIA. D'un coup d'oeil, vous pouvez voir combien d'utilisateurs vous desservez, combien d'enregistrements ils ont créés, combien de stockage ils consomment et si tout se traite correctement.
+
+## Vue d'ensemble des métriques clés
+
+Quatre cartes en haut de la page de statistiques vous donnent un aperçu immédiat de l'envergure de votre système :
+
+- **Utilisateurs totaux** : La taille de votre base d'utilisateurs actuelle
+- **Enregistrements totaux** : Le contenu cumulatif dans votre système
+- **Stockage total** : L'espace disque réellement consommé
+- **Requêtes totales** : L'utilisation de la Recherche IA (lorsque activée)
+
+Ces chiffres racontent une histoire sur la santé et la croissance de votre instance. Une base d'utilisateurs en croissance avec une augmentation proportionnelle des enregistrements suggère une adoption saine. Un stockage qui croît plus rapidement que les enregistrements peut indiquer que les utilisateurs téléversent des fichiers plus longs.
+
+## Distribution des statuts d'enregistrement
+
+Cette section décompose vos enregistrements en quatre états :
+
+- **Complétés** : Entièrement traités et prêts à l'utilisation. Cela devrait représenter la grande majorité de votre contenu.
+- **En traitement** : En cours de transcription ou d'analyse.
+- **En attente** : En file d'attente. Un nombre élevé constant pourrait indiquer une surcharge du système.
+- **En erreur** : Des problèmes ont été rencontrés. Ces cas méritent toujours une investigation.
+
+Dans un système en santé, vous verrez principalement des enregistrements complétés avec peut-être quelques-uns en traitement à tout moment.
+
+## Analyse du stockage
+
+La section **Principaux utilisateurs par stockage** révèle qui consomme le plus de ressources. Chaque utilisateur est listé avec sa consommation totale de stockage et son nombre d'enregistrements, vous donnant le contexte pour comprendre s'ils ont plusieurs petits fichiers ou quelques gros fichiers.
+
+Ces informations sont précieuses pour la planification de la capacité. Si un utilisateur consomme un stockage disproportionné, il peut être utile de comprendre son cas d'utilisation et d'adapter les politiques en conséquence.
+
+## Comprendre les tendances d'utilisation
+
+Les statistiques ne sont pas que des chiffres : ce sont des informations qui attendent d'être découvertes.
+
+- Les pics soudains d'enregistrements peuvent coïncider avec des lancements de projets ou des périodes de pointe
+- Une croissance du stockage qui dépasse celle des enregistrements pourrait indiquer des fichiers audio plus longs ou de meilleure qualité
+- Un suivi régulier vous aide à repérer les tendances avant qu'elles ne deviennent des problèmes
+
+## Planification de la capacité
+
+Les statistiques du système sont votre boule de cristal pour les besoins d'infrastructure. Les tendances de croissance du stockage vous indiquent quand une augmentation de capacité sera nécessaire. Utilisez ces informations de manière proactive pour anticiper les besoins. Contactez le support InnovA AI si vous observez une croissance rapide qui pourrait nécessiter une augmentation des ressources.
+
+## Statistiques d'utilisation des jetons
+
+La section Utilisation des jetons offre une visibilité sur la consommation d'API de modèles d'IA à travers votre instance.
+
+**Cartes de résumé** : Affichent l'utilisation quotidienne, les totaux mensuels, les coûts estimés et les utilisateurs approchant de leurs limites de budget.
+
+**Graphiques quotidiens et mensuels** : Des graphiques interactifs affichent les tendances de consommation de jetons sur les 30 derniers jours et les 12 derniers mois.
+
+**Ventilation par utilisateur** : Un tableau détaillé montre la consommation mensuelle de jetons de chaque utilisateur avec sa limite de budget (si définie). Les barres de progression indiquent le pourcentage utilisé :
+
+- **Vert** : Sous 80 % du budget
+- **Jaune** : Entre 80 et 100 % (zone d'avertissement)
+- **Rouge** : À 100 % ou plus (bloqué)
+
+Utilisez ces statistiques pour identifier les gros utilisateurs, valider les allocations de budget et prévoir les coûts d'API. Si certains utilisateurs atteignent régulièrement leurs limites, vous pourriez avoir besoin d'augmenter leurs budgets ou d'examiner leurs habitudes d'utilisation. Consultez la [Gestion du budget de jetons](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-jetons-ia) pour définir les limites individuelles.
+
+## Statistiques d'utilisation de la transcription
+
+La section Utilisation de la transcription offre une visibilité sur la consommation de services de transcription vocale, distincte de l'utilisation des jetons.
+
+**Cartes de résumé** :
+
+- **Minutes aujourd'hui** : Minutes de transcription utilisées aujourd'hui par tous les utilisateurs
+- **Ce mois-ci** : Total des minutes transcrites dans le mois civil en cours
+- **Coût mensuel** : Coûts estimés basés sur le service de transcription utilisé
+- **Alertes de budget** : Nombre d'utilisateurs approchant (80 %+) ou dépassant (100 %) leurs budgets
+
+**Ventilation par utilisateur** : Une liste détaillée montre l'utilisation mensuelle de transcription de chaque utilisateur avec sa limite de budget (si définie). Les barres de progression indiquent la consommation :
+
+- **Vert** : Sous 80 % du budget
+- **Jaune** : Entre 80 et 100 % (zone d'avertissement)
+- **Rouge** : À 100 % ou plus (bloqué pour les nouvelles transcriptions)
+
+Utilisez ces statistiques pour surveiller les tendances d'utilisation et valider les allocations de budget. Consultez la [Gestion du budget de transcription](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-transcription) pour définir les limites individuelles.
+
+---
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+Suivant : [Paramètres du système](parametres-systeme.md) →