Initial release: DictIA v0.8.14-alpha (fork de Speakr, AGPL-3.0)
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client_docs/depannage/fonctionnalites.md
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# Dépannage : Fonctionnalités
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Ce guide couvre les problèmes liés aux fonctionnalités spécifiques de DictIA et les solutions pour les résoudre.
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## Identification des locuteurs
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### Les locuteurs ne sont pas identifiés
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Si vos transcriptions n'affichent aucune distinction entre les locuteurs (tout le texte est attribué à un seul intervenant), cela peut être dû à la configuration du service de transcription.
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**Que faire** :
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- Vérifiez que l'identification des locuteurs est bien activée dans vos paramètres. Lors du téléversement ou du retraitement d'un enregistrement, assurez-vous que l'option d'identification des locuteurs est cochée.
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- Vérifiez les paramètres de nombre de locuteurs. Si le nombre minimum et maximum sont tous les deux réglés à 1, l'identification est effectivement désactivée. Utilisez une plage raisonnable, par exemple 2 à 6 locuteurs pour la plupart des réunions.
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- Si le problème persiste, contactez le support InnovA AI.
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### Tous les locuteurs affichent « LOCUTEUR INCONNU »
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Si la transcription affiche « LOCUTEUR INCONNU » au lieu de locuteurs numérotés (LOCUTEUR_00, LOCUTEUR_01, etc.), cela indique un problème de configuration du service de transcription côté serveur.
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**Que faire** :
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- Contactez le support InnovA AI pour vérifier la configuration du service de transcription.
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### Comment identifier les locuteurs après la transcription
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Après la transcription, les locuteurs apparaissent avec des étiquettes génériques (LOCUTEUR_01, LOCUTEUR_02, etc.). Pour les identifier :
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1. Cliquez sur l'étiquette d'un locuteur dans la transcription.
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2. Attribuez-lui un nom (par exemple, « Marie Tremblay »).
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3. Ce profil de locuteur est sauvegardé dans votre bibliothèque personnelle.
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4. Lors de futurs enregistrements, DictIA peut suggérer automatiquement l'identité des locuteurs en fonction de leurs profils vocaux.
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Gérez votre bibliothèque de locuteurs dans *Paramètres du compte* > *Gestion des locuteurs*.
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## Partage d'enregistrements
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### Le bouton de partage est désactivé
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Le partage par lien externe nécessite que votre instance DictIA soit accessible via une connexion sécurisée (HTTPS). Si le bouton de partage est désactivé ou affiche une erreur, cela signifie que cette condition n'est pas remplie.
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**Que faire** :
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- Contactez le support InnovA AI pour configurer l'accès HTTPS sur votre instance.
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### Les liens de partage ne fonctionnent pas
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Si vous avez créé un lien de partage mais que les destinataires ne peuvent pas y accéder :
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**Que faire** :
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- Vérifiez que le lien n'a pas été révoqué. Consultez vos partages actifs dans l'interface de gestion des partages.
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- Assurez-vous que le destinataire dispose d'une connexion internet et utilise un navigateur récent.
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- Si le problème persiste, contactez le support InnovA AI.
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### Partage interne (entre utilisateurs)
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Pour partager un enregistrement avec un collègue qui dispose d'un compte DictIA :
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- Utilisez la fonction de partage interne plutôt que les liens externes.
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- Recherchez l'utilisateur par son nom d'utilisateur et définissez le niveau d'accès souhaité : lecture seule, modification ou re-partage.
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- Le destinataire verra l'enregistrement partagé dans sa liste.
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## Recherche IA (recherche sémantique)
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### La Recherche IA ne retourne aucun résultat
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La Recherche IA utilise une technologie de recherche sémantique qui comprend le sens et le contexte de vos questions, plutôt que de chercher des mots-clés exacts.
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**Causes possibles** :
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- **Enregistrements non indexés** : Vos enregistrements doivent être traités et indexés avant d'être consultables via la Recherche IA. Ce processus peut prendre un certain temps après la transcription.
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- **Formulation de la question** : La Recherche IA fonctionne mieux avec des questions complètes plutôt qu'avec des mots isolés.
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**Que faire** :
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- Posez des questions complètes. Par exemple, « Qu'avons-nous décidé concernant le budget? » fonctionne mieux que simplement « budget décision ».
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- Patientez quelques minutes après une nouvelle transcription pour que l'indexation soit complétée.
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- Si aucun enregistrement n'apparaît jamais dans les résultats de recherche, contactez le support InnovA AI pour vérifier que la recherche sémantique est activée et fonctionnelle.
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### Résultats de recherche non pertinents
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**Que faire** :
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- Reformulez votre question de manière plus précise ou plus détaillée.
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- Essayez différentes formulations pour le même sujet.
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- Gardez en tête que la Recherche IA comprend le sens, pas les mots exacts. « Combien coûte le projet? » trouvera du contenu qui parle de « budget » ou de « montant estimé ».
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## Application mobile
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### Installation de l'application mobile
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DictIA est une application web progressive (PWA). Cela signifie que vous n'avez pas besoin de l'installer depuis un magasin d'applications. Pour l'installer sur votre appareil :
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**Sur iPhone/iPad (Safari)** :
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1. Ouvrez DictIA dans Safari.
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2. Appuyez sur le bouton de partage (icône avec une flèche vers le haut).
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3. Sélectionnez « Sur l'écran d'accueil ».
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**Sur Android (Chrome)** :
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1. Ouvrez DictIA dans Chrome.
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2. Appuyez sur le menu (trois points) en haut à droite.
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3. Sélectionnez « Installer l'application » ou « Ajouter à l'écran d'accueil ».
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### L'application mobile ne fonctionne pas correctement
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**Que faire** :
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- Assurez-vous d'utiliser un navigateur compatible (Safari sur iOS, Chrome sur Android).
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- Vérifiez votre connexion internet.
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- Essayez de supprimer l'application de votre écran d'accueil et de la réinstaller.
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- Videz le cache du navigateur si l'application se comporte de manière inattendue.
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### L'enregistrement audio ne fonctionne pas sur mobile
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Certains navigateurs mobiles ont des restrictions sur l'accès au microphone.
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**Que faire** :
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- Assurez-vous que DictIA a la permission d'accéder au microphone de votre appareil.
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- Sur iOS, utilisez Safari (les autres navigateurs peuvent avoir des limitations).
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- Vérifiez que votre navigateur est à jour.
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## Connexion et accès au compte
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### Impossible de se connecter
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**Que faire** :
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- Vérifiez que vous utilisez le bon nom d'utilisateur et le bon mot de passe. Ceux-ci sont sensibles à la casse (majuscules/minuscules).
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- Si vous avez oublié votre mot de passe, utilisez la fonction de réinitialisation du mot de passe sur la page de connexion (si disponible sur votre instance).
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- Contactez votre administrateur ou le support InnovA AI si vous ne parvenez pas à récupérer l'accès à votre compte.
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### Compte verrouillé
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Si votre compte semble verrouillé ou désactivé :
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**Que faire** :
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- Contactez votre administrateur DictIA pour vérifier le statut de votre compte.
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## Avis d'enregistrement (conformité légale)
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Dans de nombreuses juridictions, vous devez informer les participants qu'ils sont enregistrés. DictIA permet d'afficher un avis de consentement avant tout enregistrement.
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Si l'avis d'enregistrement ne s'affiche pas alors qu'il devrait :
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**Que faire** :
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- Contactez votre administrateur ou le support InnovA AI pour activer et configurer l'avis d'enregistrement dans les paramètres système.
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## Besoin d'aide supplémentaire?
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Si les solutions ci-dessus ne résolvent pas votre problème, contactez le support InnovA AI en fournissant :
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- La description du problème et les étapes pour le reproduire.
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- Le navigateur et l'appareil utilisés.
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- Des captures d'écran si possible.
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- Votre version de DictIA (disponible dans *Paramètres* > *À propos*).
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client_docs/depannage/index.md
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client_docs/depannage/index.md
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# Dépannage
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Cette section vous aide à identifier et résoudre les problèmes courants que vous pourriez rencontrer avec DictIA. Les guides sont organisés par catégorie pour vous permettre de trouver rapidement la solution appropriée.
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## Guides de dépannage
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### [Problèmes de transcription](transcription.md)
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Résolvez les problèmes liés à la transcription de vos enregistrements :
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- Qualité de transcription insuffisante
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- Problèmes de langue et de détection automatique
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- Vocabulaire personnalisé et termes spécialisés
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- Résumés qui ne se génèrent pas correctement
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- Formats audio non reconnus
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### [Problèmes de performance](performance.md)
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Résolvez les problèmes de lenteur et de traitement :
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- Interface web lente ou saccadée
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- Fichiers volumineux et délais de traitement
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- Enregistrements bloqués dans la file d'attente
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- Délais d'expiration sur les longs enregistrements
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### [Problèmes de fonctionnalités](fonctionnalites.md)
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Résolvez les problèmes liés aux fonctionnalités spécifiques :
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- Identification des locuteurs
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- Partage d'enregistrements
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- Recherche IA (recherche sémantique)
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- Application mobile
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- Connexion et accès au compte
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## Informations utiles pour le support
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Si les solutions proposées ne résolvent pas votre problème, contactez le support InnovA AI en fournissant les informations suivantes :
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- **Version de DictIA** : Disponible dans l'onglet *À propos* des paramètres de votre compte.
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- **Description du problème** : Décrivez les étapes que vous avez suivies et le comportement observé.
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- **Messages d'erreur** : Notez tout message d'erreur affiché à l'écran.
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- **Navigateur utilisé** : Indiquez le navigateur et sa version (ex. : Chrome 120, Firefox 121).
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**Contact** : Communiquez avec l'équipe InnovA AI via les canaux de support mis à votre disposition par votre administrateur.
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client_docs/depannage/performance.md
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client_docs/depannage/performance.md
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@@ -0,0 +1,93 @@
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# Dépannage : Performance
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Ce guide couvre les problèmes de performance courants dans DictIA et les solutions pour les résoudre.
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## Transcription lente
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Le temps de traitement d'une transcription dépend de plusieurs facteurs :
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- **Durée de l'enregistrement** : Plus le fichier audio est long, plus le traitement prend de temps. Un enregistrement d'une heure prend naturellement plus de temps qu'un enregistrement de 5 minutes.
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- **Taille du fichier** : Les fichiers volumineux nécessitent plus de temps de transfert et de traitement.
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- **Charge du système** : Si plusieurs utilisateurs téléversent des enregistrements simultanément, les temps de traitement augmentent.
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- **Modèle de transcription** : Les modèles plus précis sont généralement plus lents. Un modèle optimisé pour la vitesse traite plus rapidement mais peut être légèrement moins précis.
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**Que faire** :
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- Patientez. La plupart des transcriptions se complètent en quelques minutes pour des enregistrements de durée normale (moins de 30 minutes).
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- Pour les fichiers très volumineux, prévoyez un temps de traitement plus long.
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- Si les transcriptions sont systématiquement très lentes, contactez le support InnovA AI.
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## Fichiers volumineux qui échouent
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Certains fichiers très volumineux (plus de 25 Mo) peuvent échouer lors du traitement si le service de transcription impose des limites de taille.
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**Que faire** :
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- DictIA peut être configuré pour découper automatiquement les fichiers volumineux en segments plus petits. Si vos fichiers échouent systématiquement, contactez le support InnovA AI pour activer ou ajuster le découpage automatique.
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- Si possible, compressez vos fichiers audio avant de les téléverser (par exemple, convertissez un fichier WAV en MP3).
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## Délai d'expiration sur les longs enregistrements
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Les enregistrements très longs (plus de 30 minutes) peuvent dépasser le délai d'attente maximal du service de transcription.
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**Que faire** :
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- Si un enregistrement long échoue avec un message de délai d'expiration, contactez le support InnovA AI pour ajuster le paramètre de délai maximal.
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- En attendant, vous pouvez découper votre enregistrement en segments plus courts (par exemple, par tranches de 30 minutes) et les téléverser séparément.
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## Enregistrements bloqués après un redémarrage
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Si le système a été redémarré pendant le traitement d'enregistrements, ceux-ci reprennent automatiquement au prochain démarrage. La file d'attente est persistante, donc aucun téléversement n'est perdu.
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**Que faire** :
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- Patientez quelques minutes après un redémarrage pour que les enregistrements en cours reprennent leur traitement.
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- Si un enregistrement reste bloqué plus de 30 minutes après un redémarrage, contactez le support InnovA AI.
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## L'interface web est lente ou saccadée
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La performance du navigateur peut se dégrader dans certaines situations :
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### Transcriptions très longues
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Les enregistrements de plus de 2 heures génèrent un volume important de texte que certains navigateurs peinent à afficher de manière fluide. L'affichage en mode « bulles » pour les transcriptions avec identification des locuteurs est particulièrement exigeant en ressources.
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**Que faire** :
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- Utilisez l'affichage simple plutôt que l'affichage en bulles pour les transcriptions très longues.
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- Fermez les autres onglets de votre navigateur pour libérer de la mémoire.
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### Cache du navigateur
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Le cache local peut devenir volumineux ou corrompu avec le temps, ce qui ralentit l'interface.
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**Que faire** :
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- Effectuez un rafraîchissement complet de la page avec **Ctrl+Maj+R** (Windows) ou **Cmd+Maj+R** (Mac).
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- Videz le cache de votre navigateur si le problème persiste.
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### Navigateur et appareil
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- Assurez-vous d'utiliser une version récente de votre navigateur (Chrome, Firefox, Edge ou Safari).
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- Sur les appareils mobiles ou les ordinateurs plus anciens, la performance peut être réduite avec de très longues transcriptions.
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## Besoin d'aide supplémentaire?
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Si les solutions ci-dessus ne résolvent pas votre problème, contactez le support InnovA AI en fournissant :
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- La description du problème et les étapes pour le reproduire.
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- Le navigateur et l'appareil utilisés.
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- La durée approximative de l'enregistrement concerné.
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- Votre version de DictIA (disponible dans *Paramètres* > *À propos*).
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client_docs/depannage/transcription.md
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client_docs/depannage/transcription.md
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# Dépannage : Transcription
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Ce guide couvre les problèmes courants liés à la transcription de vos enregistrements dans DictIA et les solutions à appliquer.
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## La transcription ne démarre pas
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Lorsqu'un enregistrement reste au statut « En attente » ou « En file d'attente » pendant une période prolongée, voici les causes possibles :
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**Statut « En file d'attente »** : Les enregistrements affichent ce statut lorsqu'ils attendent un processus de traitement disponible. Si plusieurs enregistrements sont en file d'attente, ils seront traités dans un ordre équitable entre les utilisateurs. Aucun utilisateur ne peut monopoliser la file d'attente.
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**Que faire** :
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- Patientez quelques minutes. Si votre instance est partagée avec d'autres utilisateurs, votre enregistrement sera traité à son tour.
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- Si l'enregistrement reste bloqué plus de 30 minutes, contactez le support InnovA AI.
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## La transcription échoue immédiatement
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Un échec rapide de la transcription indique généralement un problème de configuration côté serveur.
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**Que faire** :
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- Vérifiez que votre fichier audio n'est pas corrompu en l'écoutant dans un autre lecteur.
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- Réessayez le téléversement de votre fichier.
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- Si le problème persiste, contactez le support InnovA AI.
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## Qualité de transcription insuffisante
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La précision de la transcription dépend fortement de la qualité audio. Voici les facteurs qui influencent les résultats :
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### Qualité audio
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- **Bruit de fond** : Le bruit ambiant, la musique ou les conversations en arrière-plan dégradent considérablement les résultats.
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- **Chevauchement des voix** : Lorsque plusieurs personnes parlent en même temps, la transcription devient imprécise.
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- **Microphone** : Un mauvais positionnement du microphone ou un micro de faible qualité affecte la clarté.
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**Bonnes pratiques pour un enregistrement de qualité** :
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- Enregistrez dans un environnement calme.
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- Utilisez un microphone de bonne qualité, positionné près des intervenants.
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- Pour les réunions, placez le micro au centre de la table.
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- Évitez la musique de fond ou les bruits parasites.
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### Problème de langue
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Si la langue de transcription configurée ne correspond pas à la langue réellement parlée dans l'enregistrement, la précision diminue fortement.
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**Que faire** :
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- Vérifiez le paramètre de langue dans vos réglages de compte, sous *Préférences de langue*.
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- Vous pouvez sélectionner une langue spécifique ou laisser la détection automatique si vos enregistrements sont dans des langues variées.
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- Pour la transcription en chinois, assurez-vous que le modèle utilisé est compatible. Certains modèles simplifiés ne prennent pas correctement en charge le chinois. Si vous obtenez du texte romanisé au lieu de caractères chinois, contactez le support InnovA AI.
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## Termes spécialisés mal transcrits
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Il est fréquent que les noms propres, acronymes, termes techniques ou noms de marque soient mal transcrits. DictIA offre deux fonctionnalités pour corriger cela :
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### Vocabulaire personnalisé
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Fournissez une liste de termes séparés par des virgules que le moteur de transcription doit prioriser. Par exemple, si « PyAnnote » est systématiquement transcrit comme « piano » ou « pie annotate », ajoutez-le à votre vocabulaire personnalisé.
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### Indice de transcription (Initial Prompt)
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Donnez au moteur de transcription un contexte plus large sur le contenu de votre enregistrement, ce qui l'aide à faire de meilleurs choix lexicaux.
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### Niveaux de configuration
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Ces paramètres peuvent être définis à plusieurs niveaux, du plus prioritaire au moins prioritaire :
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1. **Par téléversement** : Dans les options avancées lors du téléversement d'un fichier.
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2. **Par étiquette** : Dans les paramètres d'une étiquette (appliqué automatiquement lorsque cette étiquette est sélectionnée).
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3. **Par dossier** : Dans les paramètres d'un dossier (appliqué à tous les enregistrements du dossier).
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4. **Par utilisateur** : Dans les *Paramètres du compte*, section *Options de transcription* (vos valeurs par défaut personnelles).
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## Erreur « Format non reconnu »
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Si vous recevez une erreur indiquant que le format audio n'est pas reconnu, cela signifie que le service de transcription ne prend pas en charge le codec de votre fichier.
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**Que faire** :
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- Convertissez votre fichier audio dans un format plus courant (MP3 ou WAV) avant de le téléverser.
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- Si le problème se produit fréquemment, contactez le support InnovA AI pour qu'une solution automatique soit configurée.
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## Le résumé ne se génère pas
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Si aucun résumé n'est produit après la transcription :
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**Que faire** :
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- Vérifiez que la transcription elle-même a été complétée avec succès.
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- Essayez de retraiter le résumé en cliquant sur « Retraiter le résumé » dans la page de l'enregistrement.
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- Si le problème persiste, contactez le support InnovA AI.
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## La langue du résumé ne correspond pas à vos préférences
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Si les résumés sont générés dans une langue différente de celle configurée dans vos préférences :
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**Que faire** :
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- Vérifiez vos préférences de langue dans *Paramètres du compte* > *Préférences de langue*.
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- Essayez de retraiter le résumé après avoir confirmé vos préférences.
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- Si le problème persiste malgré des préférences correctes, contactez le support InnovA AI. Ce comportement peut être lié au modèle IA utilisé par votre instance.
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## Transcription modifiable
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Sachez que les transcriptions sont entièrement modifiables après leur génération. Si vous constatez des erreurs :
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- Cliquez sur le bouton *Modifier* au-dessus de la transcription.
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- Corrigez les termes mal transcrits, les noms propres ou les attributions de locuteurs.
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- Vos modifications sont préservées, même si vous retraitez le résumé ou utilisez la Conversation IA.
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## Besoin d'aide supplémentaire?
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Si les solutions ci-dessus ne résolvent pas votre problème, contactez le support InnovA AI en fournissant :
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- La description du problème et les étapes pour le reproduire.
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- Le format et la durée approximative de votre fichier audio.
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- Tout message d'erreur affiché à l'écran.
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- Votre version de DictIA (disponible dans *Paramètres* > *À propos*).
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# Gestion des groupes
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Les groupes permettent d'organiser la collaboration dans votre instance DictIA en regroupant les utilisateurs et en automatisant l'accès aux enregistrements grâce à des étiquettes de groupe. Cette fonctionnalité réduit la charge administrative tout en maintenant la sécurité et le contrôle sur l'accès au contenu.
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## Prérequis
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La fonctionnalité de groupes repose sur le partage interne de DictIA. Le partage interne et la visibilité des noms d'utilisateur doivent être activés pour que l'onglet Groupes apparaisse dans le tableau de bord d'administration. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ces paramètres.
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### Considérations de confidentialité
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La visibilité des noms d'utilisateur affecte l'ensemble de l'instance :
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- **Noms visibles** : Les utilisateurs voient les noms d'utilisateur réels lorsqu'ils recherchent des collègues et consultent du contenu partagé. Recommandé pour les petits groupes de confiance.
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- **Noms masqués** : Les noms d'utilisateur sont cachés de l'interface. Les utilisateurs doivent connaître le nom d'utilisateur exact de leurs collègues pour partager des enregistrements. Approche axée sur la confidentialité, conforme à la Loi 25.
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La fonctionnalité de groupe fonctionne de manière identique dans les deux modes; seul l'affichage change.
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## Créer et gérer des groupes
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Les groupes sont créés et gérés exclusivement par les administrateurs via le tableau de bord d'administration.
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### Créer un groupe
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1. Accédez au **Tableau de bord d'administration** et sélectionnez l'onglet **Groupes**
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2. Cliquez sur **Créer un groupe**
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3. Fournissez un nom qui identifie clairement l'objectif du groupe (ex. : "Ingénierie", "Ventes Québec", "Projet Alpha")
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4. Ajoutez une description (optionnel mais recommandé) expliquant le rôle du groupe
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5. Cliquez sur **Créer un groupe** pour finaliser
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Le groupe apparaît immédiatement dans la liste, sans aucun membre. Vous devez ajouter explicitement les membres, y compris vous-même si nécessaire.
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### Gérer les membres
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Cliquez sur l'icône de gestion des utilisateurs à côté d'un groupe pour ouvrir la fenêtre de gestion. Cette interface affiche les membres actuels, leurs rôles et fournit les outils pour ajouter ou retirer des membres.
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Pour ajouter un membre, sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant et choisissez son rôle :
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- **Membre** : Peut utiliser les étiquettes de groupe et accéder aux enregistrements étiquetés. Convient à la plupart des participants.
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- **Administrateur de groupe** : Toutes les capacités d'un membre, plus la gestion des membres du groupe, la création et suppression d'étiquettes de groupe, et l'accès aux fonctions de gestion du groupe.
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Cliquez sur **Ajouter un membre** pour accorder l'accès. L'utilisateur obtient immédiatement la visibilité sur les étiquettes du groupe. Il n'obtient pas automatiquement l'accès aux enregistrements existants, uniquement aux nouveaux enregistrements étiquetés après son ajout.
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### Modifier les rôles des membres
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Les rôles peuvent évoluer selon les responsabilités. Cliquez sur le menu déroulant de rôle à côté d'un membre pour le basculer entre Membre et Administrateur de groupe. Les changements prennent effet immédiatement.
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### Retirer des membres
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Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un membre pour le retirer du groupe. Le retrait est immédiat :
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- L'utilisateur perd l'accès aux étiquettes de groupe
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- Il ne recevra plus les nouveaux enregistrements étiquetés
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- Son accès aux enregistrements déjà partagés est conservé
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- Ses notes personnelles sur les enregistrements du groupe sont préservées
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Pour révoquer complètement l'accès aux enregistrements existants, vous devez révoquer manuellement les partages internes individuels.
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### Supprimer un groupe
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Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un groupe pour le supprimer entièrement. Une confirmation est demandée. La suppression :
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- Retire tous les membres
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- Supprime toutes les étiquettes du groupe
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- Préserve tous les enregistrements (y compris ceux précédemment étiquetés)
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- Préserve tous les partages internes créés par les étiquettes
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La suppression est irréversible. Si vous souhaitez temporairement désactiver un groupe, retirez plutôt tous les membres.
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## Étiquettes de groupe
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Les étiquettes de groupe automatisent le partage au sein des groupes. Contrairement aux étiquettes personnelles qui organisent le contenu individuel, les étiquettes de groupe déclenchent des autorisations d'accès pour tous les membres du groupe lorsqu'elles sont appliquées.
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### Créer des étiquettes de groupe
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Depuis l'onglet Groupes, cliquez sur l'icône d'étiquettes à côté du groupe concerné. Fournissez :
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- **Nom de l'étiquette** : Un nom décrivant le type de contenu ou l'objectif (ex. : "Revues de sprint", "Appels clients", "Contrats juridiques"). Évitez les noms génériques comme "Important" ou "Groupe".
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- **Couleur** : Pour distinguer visuellement l'étiquette. Établissez des conventions de couleurs (ex. : bleu pour le technique, vert pour les ventes, rouge pour le juridique).
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### Politiques de rétention par étiquette
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Les étiquettes de groupe peuvent remplacer les paramètres globaux de rétention avec des périodes spécifiques. Cette fonctionnalité permet à différents types de contenu d'avoir des cycles de vie différents.
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- **Champ vide** : Utilise les paramètres globaux de rétention
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- **Nombre de jours** : Les enregistrements avec cette étiquette seront supprimés automatiquement après la période spécifiée
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Exemples de configuration :
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| Type de contenu | Rétention | Justification |
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|----------------|-----------|---------------|
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| Réunions juridiques | 2555 jours (7 ans) | Conformité et archivage légal |
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| Réunions quotidiennes | 14 jours | Contenu éphémère quotidien |
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| Planification marketing | 180 jours | Cycle de planification de campagne |
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Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec différentes périodes de rétention, la période la **plus courte** s'applique. Cela garantit la conformité avec la politique la plus restrictive, tel que recommandé par la Loi 25.
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### Protection contre la suppression
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Activez **Protéger contre la suppression** pour rendre les enregistrements avec cette étiquette immunisés contre la suppression automatique, peu importe leur âge ou les paramètres de rétention.
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Utilisez la protection pour les enregistrements qui doivent être conservés indéfiniment :
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- Documents juridiques et de conformité
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- Décisions d'affaires critiques
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- Matériel de formation et d'intégration
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- Documentation de référence
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La protection peut être retirée ultérieurement en modifiant l'étiquette.
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### Paramètres de partage automatique
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Les étiquettes de groupe offrent deux niveaux de partage automatique qui se déclenchent lorsqu'un membre du groupe applique l'étiquette :
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- **Partager avec tous les membres du groupe** (par défaut et recommandé) : L'enregistrement est partagé avec tous les membres du groupe, en mode consultation et modification.
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- **Partager avec les administrateurs de groupe seulement** : Seuls les utilisateurs avec le rôle administrateur dans ce groupe reçoivent automatiquement l'accès. Convient au contenu sensible nécessitant une supervision.
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### Gérer les étiquettes existantes
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Les étiquettes existantes apparaissent dans la fenêtre de gestion avec leurs paramètres actuels. Cliquez sur l'icône de modification pour ajuster le nom, la couleur, la rétention, la protection ou les paramètres de partage. Les modifications s'appliquent aux futurs usages sans affecter rétroactivement les partages déjà effectués.
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La suppression d'une étiquette la retire de tous les enregistrements, mais ne supprime ni les enregistrements ni les accès déjà accordés.
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### Synchroniser les partages de groupe
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Si des membres ont été ajoutés après que des enregistrements aient déjà été étiquetés, la fonctionnalité **Synchroniser les partages de groupe** permet d'appliquer rétroactivement le partage automatique.
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Cliquez sur **Synchroniser les partages de groupe** dans la fenêtre de gestion. L'opération :
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- Identifie tous les enregistrements avec les étiquettes du groupe
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- Vérifie les partages existants avec les membres actuels
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- Crée les partages manquants
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- Respecte les paramètres de partage de chaque étiquette
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- Évite les doublons
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La synchronisation est sécuritaire et peut être exécutée plusieurs fois sans effet indésirable.
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## Rôle d'administrateur de groupe
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Les administrateurs de groupe sont des membres avec des permissions élevées, limitées à la portée de leur groupe.
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### Capacités
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Les administrateurs de groupe peuvent :
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- Ajouter et retirer des membres
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- Modifier les rôles des membres
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- Créer, modifier et supprimer des étiquettes de groupe
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- Synchroniser les partages du groupe
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Les administrateurs de groupe ne peuvent **pas** :
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- Créer ou supprimer des groupes
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- Gérer des groupes dont ils ne sont pas administrateurs
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- Accéder aux fonctionnalités d'administration du système
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- Voir les statistiques d'autres groupes
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Cette délégation permet de distribuer la gestion aux responsables d'équipe tout en maintenant le contrôle centralisé.
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## Bonnes pratiques
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### Structure des groupes
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**Petites organisations (moins de 10 utilisateurs)** : Créez des groupes par département (Ingénierie, Ventes, RH). Utilisez les étiquettes de groupe pour les noms de projets ou types de contenu.
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**Grandes organisations (plus de 10 utilisateurs)** : Créez des groupes par produit, division ou projet majeur. Des groupes plus sélectifs évitent la surcharge d'information.
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### Conventions de nommage des étiquettes
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Établissez des conventions dès le début :
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- Par projet : "Projet-Alpha", "Initiative-T3-2026"
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- Par type de contenu : "Revues-Sprint", "Appels-Clients", "Contrats-Juridiques"
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- Par département : "Ing-Architecture", "Ventes-Formation", "RH-Entrevues"
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### Stratégie de rétention
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Définissez des valeurs par défaut réfléchies qui équilibrent les coûts de stockage avec les besoins de conformité, particulièrement en regard de la Loi 25 :
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- **Rétention globale** : 90 jours (capture la plupart du contenu)
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- **Étiquettes juridiques** : 2555 jours (7 ans pour les archives légales)
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- **Étiquettes de conformité** : Protégées (rétention permanente)
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- **Réunions d'équipe** : 180 jours (fenêtre de collaboration raisonnable)
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- **Réunions quotidiennes** : 14 jours (contenu éphémère)
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Révisez vos politiques de rétention chaque trimestre.
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## Intégration avec les autres fonctionnalités
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### Recherche IA
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Les étiquettes de groupe apparaissent automatiquement dans les filtres de la Recherche IA, permettant une recherche sémantique ciblée par groupe. Les enregistrements partagés via les étiquettes de groupe sont inclus dans les résultats de recherche sémantique.
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### Rétention et suppression automatique
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Les politiques de rétention par étiquette s'intègrent au système de suppression automatique de DictIA :
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1. Si l'enregistrement a des étiquettes protégées → Jamais supprimé
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2. Si l'enregistrement a des étiquettes avec rétention personnalisée → La période la plus courte s'applique
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3. Sinon → La rétention globale s'applique
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### Partage public
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L'appartenance à un groupe n'affecte pas les capacités de partage public. La capacité d'un utilisateur à créer des liens de partage public est contrôlée indépendamment par ses permissions individuelles.
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## Dépannage
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### L'onglet Groupes n'est pas visible
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Le partage interne n'est peut-être pas activé. Contactez le support InnovA AI pour vérifier la configuration.
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### Les utilisateurs ne voient pas les étiquettes de groupe
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Vérifiez que l'utilisateur est bien membre du groupe et qu'il est connecté. Rafraîchissez la page pour charger les listes d'étiquettes mises à jour.
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### Le partage automatique ne fonctionne pas
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Modifiez l'étiquette de groupe et vérifiez que l'option de partage est bien activée. Si le problème persiste, contactez le support InnovA AI.
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### Un administrateur de groupe ne peut pas accéder à l'interface de gestion
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Vérifiez que le rôle de l'utilisateur est bien "Administrateur" dans le groupe. Demandez-lui de se déconnecter et de se reconnecter pour rafraîchir sa session. Le lien **Gestion des groupes** devrait apparaître dans son menu utilisateur.
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Retour au [Guide d'administration](index.md) →
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# Gestion des utilisateurs
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La section Gestion des utilisateurs est le centre de contrôle pour gérer les accès à votre instance DictIA et les permissions de chaque utilisateur. Chaque compte utilisateur est géré ici, de la création initiale jusqu'à la désactivation éventuelle. Pour les tendances d'utilisation à l'échelle du système, consultez les [statistiques du système](statistiques.md).
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## Comprendre le tableau des utilisateurs
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En ouvrant la section Gestion des utilisateurs, vous accédez à un tableau complet de tous les utilisateurs de votre système. Chaque ligne présente les informations essentielles : l'adresse courriel identifie l'utilisateur, le badge administrateur indique son niveau de privilège, le nombre d'enregistrements révèle son niveau d'activité, et la mesure du stockage montre sa consommation de ressources.
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La barre de recherche en haut du tableau filtre les résultats instantanément à mesure que vous tapez, ce qui facilite la recherche d'utilisateurs spécifiques. Le tableau se met à jour en temps réel lorsque vous apportez des modifications.
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## Ajouter un nouvel utilisateur
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Pour créer un compte utilisateur, cliquez sur le bouton **Ajouter un utilisateur** dans le coin supérieur droit. La fenêtre qui apparaît demande les informations essentielles : nom d'utilisateur, adresse courriel et mot de passe. Vous décidez également immédiatement si cette personne a besoin de privilèges d'administrateur, bien que vous puissiez toujours modifier cela ultérieurement.
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Le nom d'utilisateur devient l'identité de l'utilisateur dans DictIA, apparaissant dans l'interface et organisant ses enregistrements. L'adresse courriel sert à la fois d'identifiant de connexion et de point de contact. Le mot de passe que vous définissez est temporaire; les utilisateurs devraient le changer immédiatement après leur première connexion via leurs [paramètres de compte](../guide-utilisateur/parametres.md).
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Les privilèges d'administrateur sont puissants et devraient être accordés avec parcimonie. Les utilisateurs administrateurs peuvent voir et modifier tous les [paramètres du système](parametres-systeme.md), gérer les autres utilisateurs, configurer les [consignes par défaut](prompts.md) et surveiller la [recherche sémantique](recherche-semantique.md). La plupart des utilisateurs n'auront jamais besoin de ces capacités.
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### Permissions des utilisateurs
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Au-delà du rôle d'administrateur, DictIA offre des permissions granulaires par utilisateur qui contrôlent des capacités spécifiques.
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**Permission de partage public** : Le bouton d'icône globe dans la ligne de chaque utilisateur active ou désactive sa capacité à créer des liens de partage public. Lorsque cette option est activée (vert), l'utilisateur peut générer des liens sécurisés pour partager des enregistrements à l'externe avec n'importe qui. Lorsqu'elle est désactivée (gris), l'utilisateur ne peut utiliser que le partage interne avec d'autres utilisateurs DictIA.
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Utilisez cette permission pour contrôler le partage d'informations à l'externe par utilisateur. Vous pourriez accorder le partage public aux gestionnaires, aux équipes de vente ou au personnel marketing qui communiquent régulièrement avec des parties prenantes externes, tout en le restreignant pour les utilisateurs qui manipulent des données internes sensibles.
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### Gestion du budget de jetons IA
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Contrôlez les coûts d'IA en définissant des budgets mensuels de jetons pour chaque utilisateur. Lors de la création ou de la modification d'un utilisateur, vous pouvez spécifier une limite mensuelle de jetons qui restreint son utilisation de l'IA.
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**Fonctionnement des budgets de jetons** :
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- **Avertissement à 80 %** : Les utilisateurs voient un indicateur jaune lorsqu'ils atteignent 80 % de leur budget mensuel
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- **Bloqué à 100 %** : Une fois le budget épuisé, les opérations d'IA (conversation IA, résumé, etc.) sont bloquées jusqu'au mois suivant
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- **Réinitialisation du budget** : Les compteurs se réinitialisent automatiquement au début de chaque mois civil
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- **Sans limite** : Laissez le champ de budget vide pour une utilisation illimitée
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Les budgets de jetons sont définis par incréments de 10 000 jetons avec un minimum de 100 000. Le budget couvre toutes les opérations d'IA, y compris la génération de résumés, la conversation IA, la génération de titres et l'extraction d'événements. Consultez les statistiques détaillées d'utilisation des jetons dans la section [Statistiques du système](statistiques.md#statistiques-dutilisation-des-jetons).
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### Gestion du budget de transcription
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Contrôlez les coûts de transcription en définissant des budgets mensuels de transcription (en minutes) pour chaque utilisateur.
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**Fonctionnement des budgets de transcription** :
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- **Avertissement à 80 %** : Les utilisateurs voient un indicateur jaune lorsqu'ils atteignent 80 % de leur budget mensuel de transcription
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- **Bloqué à 100 %** : Une fois le budget épuisé, les nouvelles transcriptions sont bloquées jusqu'au mois suivant
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||||
- **Réinitialisation du budget** : Les minutes de transcription se réinitialisent automatiquement au début de chaque mois civil
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||||
- **Sans limite** : Laissez le champ de budget vide pour une utilisation illimitée de la transcription
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||||
Les budgets de transcription sont définis en minutes avec un minimum de 10 minutes. Consultez les statistiques détaillées de transcription dans la section [Statistiques du système](statistiques.md#statistiques-dutilisation-de-la-transcription).
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## Gérer les utilisateurs existants
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Chaque ligne d'utilisateur comprend des boutons d'action qui vous donnent un contrôle complet sur ce compte.
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**Modifier** : Le bouton de modification ouvre une fenêtre où vous pouvez mettre à jour le nom d'utilisateur ou l'adresse courriel. Utile lorsqu'une personne change de nom, d'adresse courriel ou lorsque vous devez corriger des erreurs de saisie initiale.
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**Basculer le rôle d'administrateur** : Promouvoir un utilisateur au rôle d'administrateur lui accorde l'accès à tout ce que vous pouvez voir et faire. Rétrograder un administrateur révoque immédiatement toutes ses capacités administratives. Le système vous empêche de retirer vos propres droits d'administrateur pour éviter tout verrouillage accidentel.
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**Supprimer** : La suppression d'un utilisateur est permanente et ne peut pas être annulée. Tous ses enregistrements, notes et paramètres seront supprimés avec son compte. Le système demande une confirmation avant de procéder.
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## Surveiller les tendances d'utilisation
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Les colonnes de nombre d'enregistrements et de stockage révèlent comment les utilisateurs interagissent avec votre instance DictIA.
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- Un nombre élevé d'enregistrements peut indiquer des utilisateurs avancés qui dépendent fortement du système
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- Un nombre faible peut suggérer des utilisateurs qui ont besoin de formation ou qui n'ont peut-être pas besoin de compte
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- Un stockage disproportionnellement élevé peut indiquer le téléversement d'enregistrements très longs
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Ces informations vous aident à établir des politiques d'utilisation appropriées et à planifier la capacité du système.
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## Considérations de sécurité
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Chaque compte utilisateur est un vecteur de sécurité potentiel. Voici les bonnes pratiques à suivre :
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- **Mots de passe robustes** : Encouragez les utilisateurs à utiliser des mots de passe uniques et à les changer régulièrement
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- **Comptes administrateurs** : Limitez l'accès administrateur au strict minimum nécessaire. Lorsqu'une personne n'a plus besoin de ces privilèges, révoquez-les immédiatement
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- **Comptes inactifs** : Effectuez des audits réguliers pour identifier et supprimer les comptes inactifs qui pourraient présenter des risques
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- **Conformité Loi 25** : Assurez-vous que seuls les utilisateurs légitimes ont accès aux enregistrements contenant des renseignements personnels
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Suivant : [Statistiques du système](statistiques.md) →
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# Guide d'administration
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||||
Bienvenue dans le guide d'administration de DictIA. En tant qu'administrateur, vous contrôlez l'ensemble de votre instance DictIA : gestion des utilisateurs, surveillance du système et configuration de l'intelligence artificielle.
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## Sections administratives
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<div class="guide-cards">
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<div class="guide-card">
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<div class="card-icon">👥</div>
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<h3>Gestion des utilisateurs</h3>
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<p>Créez des comptes, gérez les permissions, surveillez l'utilisation et contrôlez l'accès à votre instance DictIA.</p>
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||||
<a href="gestion-utilisateurs" class="card-link">Gérer les utilisateurs →</a>
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</div>
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<div class="guide-card">
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||||
<div class="card-icon">🤝</div>
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||||
<h3>Gestion des groupes</h3>
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||||
<p>Créez des groupes, attribuez des rôles, configurez les étiquettes de partage automatique et facilitez la collaboration.</p>
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||||
<a href="gestion-groupes" class="card-link">Gérer les groupes →</a>
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||||
</div>
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||||
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||||
<div class="guide-card">
|
||||
<div class="card-icon">📊</div>
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||||
<h3>Statistiques du système</h3>
|
||||
<p>Surveillez la santé du système, suivez les tendances d'utilisation et identifiez les enjeux avant qu'ils n'affectent vos utilisateurs.</p>
|
||||
<a href="statistiques" class="card-link">Voir les statistiques →</a>
|
||||
</div>
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||||
|
||||
<div class="guide-card">
|
||||
<div class="card-icon">🔧</div>
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||||
<h3>Paramètres du système</h3>
|
||||
<p>Configurez les limites globales, les délais d'attente, les tailles de fichiers et les comportements qui s'appliquent à tous les utilisateurs.</p>
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||||
<a href="parametres-systeme" class="card-link">Configurer le système →</a>
|
||||
</div>
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||||
<div class="guide-card">
|
||||
<div class="card-icon">🤖</div>
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||||
<h3>Modèles d'IA</h3>
|
||||
<p>Découvrez les modèles d'intelligence artificielle utilisés pour la génération de résumés, la conversation IA et plus encore.</p>
|
||||
<a href="modeles-ia" class="card-link">Voir les modèles →</a>
|
||||
</div>
|
||||
|
||||
<div class="guide-card">
|
||||
<div class="card-icon">✨</div>
|
||||
<h3>Consignes par défaut</h3>
|
||||
<p>Personnalisez le comportement de l'IA avec des consignes de résumé qui façonnent le traitement du contenu.</p>
|
||||
<a href="prompts" class="card-link">Configurer les consignes →</a>
|
||||
</div>
|
||||
|
||||
<div class="guide-card">
|
||||
<div class="card-icon">🔍</div>
|
||||
<h3>Recherche sémantique</h3>
|
||||
<p>Gérez les capacités de recherche intelligente, surveillez l'état de l'indexation sémantique et contrôlez la Recherche IA.</p>
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<a href="recherche-semantique" class="card-link">Gérer la recherche →</a>
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</div>
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<div class="guide-card">
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<div class="card-icon">🗑️</div>
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<h3>Rétention et suppression automatique</h3>
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<p>Configurez la gestion automatisée du cycle de vie des données avec des politiques de rétention flexibles, conformes à la Loi 25.</p>
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<a href="retention" class="card-link">Gérer la rétention →</a>
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</div>
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<div class="guide-card">
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<div class="card-icon">🔐</div>
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<h3>Authentification unique (SSO)</h3>
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<p>Intégrez DictIA avec votre fournisseur d'identité pour simplifier la connexion de vos utilisateurs.</p>
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<a href="sso" class="card-link">Configurer le SSO →</a>
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</div>
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</div>
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## Actions rapides
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<div class="action-cards">
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<div class="action-card">
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<span class="action-icon">➕</span>
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<div>
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<strong>Ajouter un utilisateur</strong>
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<p>Gestion des utilisateurs → Bouton Ajouter → Saisir les informations → Définir les permissions</p>
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</div>
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</div>
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<div class="action-card">
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<span class="action-icon">🤝</span>
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<div>
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<strong>Créer un groupe</strong>
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<p>Gestion des groupes → Créer un groupe → Ajouter des membres → Configurer les étiquettes</p>
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</div>
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</div>
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<div class="action-card">
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<span class="action-icon">📈</span>
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<div>
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<strong>Vérifier la santé du système</strong>
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<p>Statistiques → Consulter les métriques → Vérifier le traitement → Surveiller le stockage</p>
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</div>
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</div>
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<div class="action-card">
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<span class="action-icon">⚙️</span>
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<div>
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<strong>Modifier les paramètres</strong>
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<p>Paramètres du système → Ajuster les limites → Configurer les délais → Enregistrer</p>
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</div>
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</div>
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<div class="action-card">
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<span class="action-icon">🔄</span>
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<div>
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<strong>Vérifier l'indexation sémantique</strong>
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<p>Recherche sémantique → Vérifier le statut → Traiter les éléments en attente → Suivre la progression</p>
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</div>
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</div>
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</div>
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## Besoin d'aide?
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<div class="help-section">
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<div class="help-item">
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<span class="help-icon">📖</span>
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<span>Consultez le <a href="../depannage">Guide de dépannage</a></span>
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</div>
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<div class="help-item">
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||||
<span class="help-icon">📧</span>
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<span>Contactez le support InnovA AI pour toute question technique</span>
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</div>
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<div class="help-item">
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<span class="help-icon">💾</span>
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<span>InnovA AI effectue des sauvegardes régulières de vos données</span>
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</div>
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</div>
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Prêt à administrer votre instance DictIA? Commencez par la [Gestion des utilisateurs](gestion-utilisateurs.md) →
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62
client_docs/guide-admin/modeles-ia.md
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62
client_docs/guide-admin/modeles-ia.md
Normal file
@@ -0,0 +1,62 @@
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# Modèles d'IA
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DictIA utilise des modèles d'intelligence artificielle pour plusieurs fonctionnalités clés de la plateforme. Cette section explique à quoi servent ces modèles et ce qui peut être ajusté.
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## Fonctionnalités alimentées par l'IA
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Les modèles d'IA de DictIA sont utilisés pour :
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- **Génération de résumés** : Création de résumés intelligents de vos transcriptions
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- **Génération de titres** : Attribution automatique de titres descriptifs aux enregistrements
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- **Extraction d'événements** : Identification d'événements dignes d'être ajoutés au calendrier
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- **Conversation IA** : Réponses aux questions sur vos enregistrements
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- **Identification des locuteurs** : Détection des noms des locuteurs à partir du contexte de la conversation
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## Configuration des modèles
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La configuration technique des modèles d'IA (choix du fournisseur, clés d'API, paramètres du modèle) est gérée par l'équipe InnovA AI. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ces paramètres.
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### Ce que vous pouvez contrôler via l'interface
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Bien que la configuration technique soit gérée par InnovA AI, vous pouvez influencer le comportement de l'IA via :
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- **[Consignes par défaut](prompts.md)** : Personnalisez les instructions envoyées à l'IA pour la génération de résumés. C'est le moyen le plus direct d'adapter l'IA à vos besoins.
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- **[Limite de longueur de transcription](parametres-systeme.md#limite-de-longueur-de-transcription)** : Contrôlez la quantité de texte envoyée à l'IA, ce qui affecte la qualité et les coûts.
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- **[Budgets de jetons par utilisateur](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-jetons-ia)** : Définissez des limites mensuelles de consommation d'IA pour chaque utilisateur.
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### Modèles disponibles
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DictIA peut être configuré avec différents modèles d'IA selon vos besoins :
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- **Modèles pour les résumés** : Des modèles de différentes capacités sont disponibles, du plus économique au plus performant
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- **Modèle distinct pour la conversation IA** : Un modèle séparé peut être configuré spécifiquement pour les interactions en temps réel, permettant d'optimiser le rapport qualité/coût
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### Optimisation des coûts
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Pour réduire les coûts tout en maintenant la qualité :
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1. **Ajustez les consignes** : Des consignes bien rédigées produisent de meilleurs résultats avec moins de jetons
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2. **Définissez des budgets** : Utilisez les budgets de jetons pour contrôler la consommation par utilisateur
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3. **Ajustez la limite de transcription** : Limitez la quantité de texte envoyée à l'IA pour les longs enregistrements
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Pour des ajustements plus avancés (changement de modèle, modification des paramètres techniques), contactez le support InnovA AI.
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### Qualité des résumés
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Si la qualité des résumés ne répond pas à vos attentes, voici les actions que vous pouvez entreprendre :
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1. **Révisez vos [consignes par défaut](prompts.md)** : C'est souvent la solution la plus efficace
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2. **Vérifiez la limite de transcription** : Une limite trop basse peut empêcher l'IA d'avoir suffisamment de contexte
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3. **Contactez le support InnovA AI** : L'équipe peut recommander un modèle plus performant ou ajuster les paramètres techniques
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### Coûts élevés
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Si vous observez des coûts d'IA plus élevés que prévu :
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1. Vérifiez les [statistiques d'utilisation des jetons](statistiques.md#statistiques-dutilisation-des-jetons) pour identifier les gros consommateurs
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2. Ajustez les [budgets de jetons](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-jetons-ia) pour les utilisateurs concernés
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3. Contactez le support InnovA AI pour explorer les options de modèles plus économiques
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Suivant : [Consignes par défaut](prompts.md) | Retour au [Guide d'administration](index.md)
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115
client_docs/guide-admin/parametres-systeme.md
Normal file
115
client_docs/guide-admin/parametres-systeme.md
Normal file
@@ -0,0 +1,115 @@
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# Paramètres du système
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Les paramètres du système permettent de configurer les comportements fondamentaux qui affectent chaque utilisateur et chaque enregistrement de votre instance DictIA. Ces paramètres globaux façonnent le fonctionnement du système, des limites techniques aux fonctionnalités visibles par les utilisateurs.
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## Limite de longueur de transcription
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La limite de longueur de transcription détermine la quantité de texte envoyée à l'IA lors de la génération de résumés ou de la conversation IA. Ce paramètre a un effet important sur la qualité et les coûts.
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- **Sans limite** : La transcription complète est envoyée à l'IA, peu importe la longueur. Cela garantit un contexte complet, mais peut devenir coûteux pour les longs enregistrements. Cette limite s'applique également à la détection automatique des locuteurs.
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- **Avec limite** (ex. : 50 000 caractères) : Crée un plafond sur la consommation d'API. Les transcriptions très longues seront tronquées, n'envoyant que le début à l'IA.
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Pour les réunions typiques de moins d'une heure, 50 000 caractères capturent généralement tout. Pour les sessions plus longues, vous pouvez augmenter cette limite ou encourager les utilisateurs à diviser leurs enregistrements.
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## Taille maximale des fichiers
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La taille maximale protège votre système contre les téléversements trop volumineux tout en permettant aux utilisateurs de travailler avec des enregistrements raisonnables. La valeur par défaut de 300 Mo accommode plusieurs heures d'audio compressé.
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Augmenter cette limite permet des enregistrements plus longs mais nécessite une considération attentive. Les fichiers plus gros prennent plus de temps à téléverser, consomment plus de stockage et pourraient expirer durant le traitement.
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Si les utilisateurs atteignent fréquemment la limite, demandez-vous s'ils ont réellement besoin d'enregistrements aussi longs. Souvent, diviser les longues sessions en segments logiques produit de meilleurs résultats.
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## Délai d'attente de la transcription
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Le délai d'attente détermine combien de temps DictIA attendra que le service de transcription complète son travail. La valeur par défaut de 1 800 secondes (30 minutes) convient à la plupart des enregistrements.
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- **Trop court** : Les enregistrements plus longs échouent même si le service fonctionne normalement
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- **Trop long** : Les ressources système restent mobilisées inutilement en cas d'échec réel
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Ajustez ce paramètre en fonction de vos enregistrements les plus longs typiques. Pour les enregistrements de plusieurs heures, une valeur de 3 600 secondes ou plus peut être nécessaire. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre si nécessaire.
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## Avis d'enregistrement
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L'avis d'enregistrement s'affiche avant que les utilisateurs ne démarrent une session d'enregistrement. Idéal pour les mentions légales, les rappels de politiques ou les directives d'utilisation. Ce message en format Markdown garantit que les utilisateurs comprennent leurs responsabilités avant de créer du contenu.
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Les organisations utilisent souvent cet avis pour les exigences de conformité, notamment la Loi 25 au Québec :
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- Rappeler les exigences de consentement
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- Référencer les politiques de gestion des données
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- Mentionner les directives d'utilisation appropriée
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!!! info "Support complet du Markdown"
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L'avis d'enregistrement supporte le formatage Markdown complet : titres, listes, gras, italique, liens, blocs de code et citations.
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Exemple :
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```markdown
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## Consentement requis
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En démarrant cet enregistrement, vous acceptez de :
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1. Obtenir le consentement de tous les participants
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2. Respecter la [politique de confidentialité](https://exemple.com/confidentialite)
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3. Traiter les enregistrements conformément à la **Loi 25**
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> **Important** : Les enregistrements contenant des renseignements personnels
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> doivent être gérés selon la politique de rétention en vigueur.
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```
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Gardez les avis concis et pertinents. Les utilisateurs voient ce message fréquemment; un texte trop long sera simplement ignoré.
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## Avis de téléversement
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L'avis de téléversement fonctionne comme l'avis d'enregistrement, mais s'affiche lorsque les utilisateurs téléversent des fichiers. Chaque fois qu'un utilisateur glisse-dépose des fichiers ou les sélectionne pour téléversement, il voit cet avis et doit l'accepter.
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Utile lorsque les fichiers téléversés peuvent contenir du contenu de tiers ou lorsque votre organisation doit rappeler les politiques de gestion des données. Supporte le formatage Markdown complet.
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Laissez ce champ vide pour désactiver complètement l'avis de téléversement.
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## Bannière personnalisée
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La bannière personnalisée affiche un message persistant en haut de la zone de contenu principal pour tous les utilisateurs. Utile pour les annonces, les avis de maintenance ou les rappels de conformité.
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La bannière apparaît sous l'en-tête et au-dessus du contenu principal. Les utilisateurs peuvent la fermer en cliquant sur le X, mais elle réapparaît au rafraîchissement de la page.
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Exemples d'utilisation :
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```markdown
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**Mise à jour système** — DictIA sera brièvement indisponible dimanche de 22h à minuit pour maintenance.
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```
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```markdown
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Tous les enregistrements sont assujettis à notre [politique d'utilisation](https://exemple.com/politique). Contactez le support pour toute question.
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```
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Laissez ce champ vide pour masquer la bannière.
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## Impact à l'échelle du système
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Chaque paramètre de cette page affecte tous les utilisateurs immédiatement. Les modifications prennent effet dès l'enregistrement, sans nécessiter de redémarrage. Cette application immédiate signifie que vous devriez tester les changements avec soin et communiquer les modifications importantes à vos utilisateurs.
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Le bouton de rafraîchissement recharge les paramètres, utile si plusieurs administrateurs effectuent des changements simultanément.
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## Paramètres supplémentaires
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Certains paramètres du système ne sont pas accessibles via l'interface web et nécessitent une intervention technique. Ces paramètres incluent notamment :
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- **Collaboration et partage** : Activation du partage interne, du partage public et de la visibilité des noms d'utilisateur
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- **Permissions utilisateur** : Contrôle de la capacité des utilisateurs à supprimer leurs propres enregistrements
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- **Rétention et suppression automatique** : Voir la section [Rétention](retention.md) pour plus de détails
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- **Dossiers** : Activation de la fonctionnalité de dossiers pour organiser les enregistrements
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- **Compression audio** : Configuration de la compression automatique des fichiers audio
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- **Conservation vidéo** : Option de conserver les fichiers vidéo pour la lecture dans le navigateur
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Contactez le support InnovA AI pour ajuster ces paramètres.
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## Dépannage
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Lorsque les enregistrements échouent de manière constante, vérifiez s'ils dépassent vos limites configurées. Les utilisateurs ne réalisent pas toujours que leurs enregistrements dépassent les limites, surtout lorsqu'ils téléversent du contenu existant.
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Si les coûts d'API augmentent de façon inattendue, vérifiez votre limite de longueur de transcription. Un seul utilisateur téléversant de nombreux longs enregistrements pourrait augmenter considérablement la consommation si aucune limite n'est définie.
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Pour tout problème technique, contactez le support InnovA AI.
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Suivant : [Modèles d'IA](modeles-ia.md) →
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client_docs/guide-admin/prompts.md
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client_docs/guide-admin/prompts.md
Normal file
@@ -0,0 +1,121 @@
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# Consignes par défaut
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L'onglet Consignes par défaut vous permet de façonner la manière dont l'IA interprète et résume les enregistrements dans l'ensemble de votre instance DictIA. C'est ici que vous établissez l'intelligence de base que les utilisateurs expérimentent lorsqu'ils n'ont pas personnalisé leurs propres consignes.
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## Comprendre la hiérarchie des consignes
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DictIA utilise une hiérarchie pour déterminer quelle consigne utiliser pour chaque enregistrement. Ce système offre de la flexibilité tout en maintenant le contrôle.
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1. **Consignes par étiquette** (priorité la plus haute) : Lorsqu'un enregistrement possède des étiquettes avec des consignes associées, celles-ci ont la priorité absolue. Plusieurs consignes d'étiquettes se combinent intelligemment, permettant des configurations sophistiquées pour des types de contenu spécialisés.
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2. **Consigne personnelle de l'utilisateur** : Définie dans les paramètres du compte de l'utilisateur. Permet aux individus d'adapter les résumés à leurs besoins spécifiques sans affecter les autres.
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3. **Consigne par défaut de l'administrateur** : Configurée sur cette page, elle sert de fondation pour la majorité des résumés. C'est ce que les nouveaux utilisateurs expérimentent et ce sur quoi les utilisateurs à long terme comptent.
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4. **Consigne système de secours** : Si tout le reste échoue, une consigne intégrée garantit que des résumés sont toujours générés.
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## Rédiger des consignes efficaces
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Votre consigne par défaut est plus qu'une instruction technique : c'est un modèle de compréhension. Considérez votre base d'utilisateurs lors de la conception :
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- Un cabinet juridique pourrait se concentrer sur les détails de dossiers et les précédents
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- Une institution de recherche pourrait mettre l'accent sur les méthodologies et les résultats
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- Une agence créative pourrait mettre en valeur les concepts et les commentaires des clients
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### Conseils de rédaction
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- **Structurez clairement** : Utilisez des listes à puces ou des sections numérotées pour organiser la sortie
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- **Spécifiez le niveau de détail** : "Aperçu bref" versus "Analyse complète" produisent des résultats très différents
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- **Concevez pour la polyvalence** : Cette consigne s'applique à tout, des vérifications de 5 minutes aux ateliers de 2 heures
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- **Évitez les exigences trop spécifiques** : Pas tous les enregistrements contiennent des "décisions" ou des "éléments d'action"
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- **Utilisez un langage conditionnel** : Des phrases comme "si applicable" ou "lorsque discuté" permettent à l'IA de sauter les sections non pertinentes
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## L'éditeur de consignes
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La zone de texte affiche votre consigne actuelle avec le support complet du Markdown. Les modifications sont enregistrées immédiatement lorsque vous cliquez sur **Enregistrer les modifications**. Il n'y a pas de brouillon ni de mise en attente : les modifications affectent tous les nouveaux résumés instantanément.
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Les utilisateurs peuvent régénérer les résumés pour appliquer les consignes mises à jour aux enregistrements existants.
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Le bouton **Réinitialiser par défaut** offre un filet de sécurité, permettant de revenir à la consigne originale si vos personnalisations ne produisent pas les résultats attendus.
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L'horodatage indique la dernière modification, utile pour coordonner les changements entre plusieurs administrateurs.
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## Voir la structure complète de la consigne IA
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La section dépliable **Voir la structure complète de la consigne IA** révèle comment votre consigne s'intègre dans l'instruction complète envoyée à l'IA. Cette vue technique montre la consigne système, votre consigne personnalisée et l'intégration de la transcription.
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Comprendre cette structure vous aide à :
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- Éviter de répéter des instructions déjà gérées par la consigne système
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- Comprendre pourquoi certaines formulations fonctionnent mieux
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- Diagnostiquer les problèmes lorsque les résumés ne répondent pas aux attentes
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## Cas d'utilisation créatifs avec les étiquettes
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Les étiquettes avec des consignes personnalisées permettent des transformations puissantes du contenu :
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### Enregistrements de recettes
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Créez une étiquette "Recette" avec une consigne comme : "Convertis cette narration culinaire en une recette formatée avec la liste des ingrédients, les étapes, les temps de cuisson et le nombre de portions."
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L'IA transforme un flux de conscience désordonné en une recette propre et utilisable.
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### Notes de cours
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Une étiquette "Cours" pourrait utiliser : "Extrais les concepts principaux, les exemples, la terminologie clé avec définitions et les applications pratiques mentionnées. Organise en format plan pour des notes d'étude."
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### Éléments d'action de réunion
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Créez une étiquette "Réunion de projet" avec : "Concentre-toi exclusivement sur les éléments d'action, les décisions prises et les prochaines étapes. Pour chaque élément d'action, identifie le responsable et les échéances mentionnées."
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### Sessions de remue-méninges
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Une étiquette "Idées" avec : "Liste chaque idée distincte mentionnée, peu importe la brièveté de la discussion. Pour chaque idée, note les réactions ou préoccupations immédiates."
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### Revues de code
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Étiquette "Revue de code" : "Pour chaque morceau de code ou système discuté, liste : 1) Ce qui a été revu, 2) Problèmes identifiés, 3) Changements suggérés, 4) Qui implémentera les correctifs."
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## Combinaison d'étiquettes et ordre
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Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec des consignes, elles se combinent dans l'ordre d'application. Exemples :
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### Cours personnel + cours spécifique
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- Étiquette "Mes cours" : "Organise comme notes d'étude avec des en-têtes clairs."
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- Étiquette "Biologie 301" : "Porte une attention particulière aux processus biologiques et à la terminologie."
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- **Résultat** : Des notes d'étude formatées avec un focus sur le contenu biologique.
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### Réunion client + revue juridique
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- Étiquette "Réunion client" : "Extrais les exigences, préoccupations et préférences du client."
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- Étiquette "Revue juridique" : "Identifie les considérations légales et les facteurs de risque mentionnés."
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- **Résultat** : Les besoins du client plus les implications juridiques dans un seul résumé.
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### Ordre des étiquettes
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Les consignes plus spécifiques devraient généralement venir en dernier, car elles raffinent la sortie des consignes générales. Commencez large (type de format) puis ajoutez les spécificités (domaines de focus).
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Testez vos combinaisons d'étiquettes avec des enregistrements de référence pour voir quel ordre produit les résultats souhaités.
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## Coordonner avec les consignes utilisateur
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Votre consigne par défaut devrait compléter, et non rivaliser avec, la personnalisation des utilisateurs. Concevez-la comme une base solide qui fonctionne pour la plupart des cas, tout en encourageant les utilisateurs avancés à personnaliser selon leurs besoins.
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Communiquez votre stratégie de consignes aux utilisateurs pour qu'ils puissent décider si la personnalisation leur serait bénéfique. Si certains départements ont besoin de résumés spécialisés, fournissez des consignes recommandées qu'ils peuvent utiliser.
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## Mesurer l'efficacité des consignes
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- **Fréquence des modifications** : Si les utilisateurs modifient souvent les résumés générés, votre consigne pourrait avoir besoin d'ajustement
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- **Échantillonnage périodique** : Révisez un échantillon de résumés régulièrement pour évaluer la qualité
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- **Rétroaction des utilisateurs** : Sollicitez des commentaires sur la qualité des résumés, en particulier auprès des utilisateurs qui n'ont pas personnalisé leurs consignes
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## Pièges courants à éviter
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- **Consignes trop restrictives** : Pas tous les enregistrements contiennent des "décisions" ou des "éléments d'action". Forcer l'IA à trouver ces éléments quand ils n'existent pas produit du contenu de remplissage sans valeur.
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- **Demandes impossibles** : Demander les "préoccupations non exprimées" ou "ce qui n'a pas été discuté" dépasse les capacités de l'analyse de transcription. L'IA ne peut travailler qu'avec ce qui a été réellement dit.
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- **Consignes trop longues** : Chaque instruction ajoute de la complexité. Concentrez-vous sur l'essentiel plutôt que d'essayer de capturer chaque détail possible.
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Suivant : [Recherche sémantique](recherche-semantique.md) →
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# Recherche sémantique
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La section Recherche sémantique contrôle l'intelligence derrière la Recherche IA, la capacité de recherche sémantique de DictIA qui permet aux utilisateurs de trouver de l'information dans tous leurs enregistrements en posant des questions en langage naturel.
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## Comprendre la Recherche IA
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La Recherche IA fonctionne en plusieurs étapes :
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1. Chaque transcription est découpée en segments de texte qui se chevauchent
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2. Ces segments sont convertis en représentations mathématiques (indexation sémantique)
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3. Les segments indexés sont stockés dans un format permettant la recherche
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4. Lorsqu'un utilisateur pose une question, celle-ci est convertie dans le même format mathématique et comparée à tous les segments stockés
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Cette approche va bien au-delà de la simple correspondance de mots-clés. Le système comprend que "préoccupations budgétaires" est lié à "contraintes financières" et "dépassements de coûts", même si les mots exacts diffèrent. Cette compréhension sémantique rend la Recherche IA très puissante pour découvrir de l'information que les utilisateurs ne se rappellent pas précisément.
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## Statut du traitement
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Les cartes de statut donnent un aperçu immédiat de la santé de votre recherche sémantique :
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- **Enregistrements totaux** : Le nombre de fichiers audio dans votre système
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- **Traités pour la Recherche IA** : Le nombre d'enregistrements convertis en segments indexés et recherchables. Ce nombre devrait éventuellement correspondre au total, avec un léger décalage pendant le traitement
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- **En attente de traitement** : Les enregistrements en attente d'indexation sémantique. Ce nombre augmente lorsque les utilisateurs téléversent du nouveau contenu et diminue à mesure que le traitement avance
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- **Segments totaux** : Les morceaux détaillés dans lesquels vos enregistrements ont été divisés. Un enregistrement typique d'une heure génère environ 50 à 60 segments
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- **Statut de l'indexation** : Un indicateur rapide de santé. "Disponible" en vert signifie que tout fonctionne correctement
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## Progression du traitement
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La barre de progression montre l'avancement en temps réel dans la file d'attente d'indexation sémantique :
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- **100 %** : Tous les enregistrements sont traités et recherchables
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- **Pourcentages inférieurs** : Le traitement est en cours
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- **Barre bloquée** : Le traitement s'est peut-être arrêté. Contactez le support InnovA AI
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## Gérer la file d'attente
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Le bouton **Actualiser le statut** met à jour toutes les statistiques et indicateurs de progression. L'interface ne se rafraîchit pas automatiquement; des actualisations manuelles garantissent que vous voyez les informations actuelles.
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Si le système indique que des enregistrements nécessitent un traitement mais que la progression n'avance pas, contactez le support InnovA AI pour diagnostiquer le problème.
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Le système de traitement est conçu pour être résilient. Si le traitement échoue pour un enregistrement spécifique, le système le marque et passe au suivant plutôt que de rester bloqué.
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## Conseils pour de meilleurs résultats de recherche
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La qualité des résultats de recherche dépend en partie de la formulation des requêtes. Encouragez les utilisateurs à :
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- **Poser des questions complètes** plutôt que de taper des mots-clés. "Qu'est-ce que Marie a dit au sujet du budget?" fonctionne mieux que simplement "Marie budget".
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- **Utiliser des termes variés** : La recherche sémantique comprend les synonymes et les concepts connexes
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- **Être spécifique** lorsque c'est possible : Plus la question est précise, plus les résultats seront pertinents
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## Considérations de performance
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La recherche sémantique croît de façon prévisible avec votre contenu. Chaque segment nécessite environ 2 Ko de stockage. Un enregistrement typique d'une heure nécessite environ 100 Ko de stockage d'indexation. Le système maintient des performances rapides même avec de grandes quantités de données.
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Si votre instance croît de façon significative, les politiques de [rétention](retention.md) aident à gérer à la fois le stockage et la performance de la recherche. La recherche sémantique n'inclut que les enregistrements actifs; la suppression du contenu obsolète améliore les performances de recherche.
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||||
Pour toute question technique sur la performance de la recherche sémantique, contactez le support InnovA AI.
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Retour au [Guide d'administration](index.md) →
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client_docs/guide-admin/retention.md
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client_docs/guide-admin/retention.md
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# Rétention et suppression automatique
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Le système de suppression automatique assure une gestion du cycle de vie de vos enregistrements, en conformité avec vos politiques de rétention des données et les exigences de la Loi 25 du Québec.
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## Vue d'ensemble
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Le système de rétention automatisée vous aide à :
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- **Respecter les politiques de rétention** : Suppression automatique des enregistrements après une période définie, conformément à la Loi 25
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- **Gérer le stockage** : Prévenir la croissance illimitée des fichiers audio
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- **Préserver les données essentielles** : Conserver les transcriptions et métadonnées même après la suppression de l'audio
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- **Protéger les enregistrements importants** : Exempter des enregistrements spécifiques de la suppression automatique
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## Modes de suppression
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DictIA offre deux modes de suppression :
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### Mode audio seulement
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- **Supprime** : Le fichier audio uniquement
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- **Conserve** : La transcription, le résumé, les notes et les métadonnées
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- **Cas d'utilisation** : Conservation à long terme avec optimisation du stockage
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- **Résultat** : Les enregistrements apparaissent en mode "Archivé", la transcription reste recherchable
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### Mode suppression complète
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- **Supprime** : L'enregistrement complet, incluant l'audio, la transcription, le résumé et les notes
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- **Conserve** : Rien - l'enregistrement est définitivement supprimé
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- **Cas d'utilisation** : Suppression complète des données pour la conformité à la Loi 25
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- **Résultat** : L'enregistrement est entièrement retiré du système
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## Système de rétention multiniveau
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DictIA utilise un système hiérarchique de politiques de rétention :
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### 1. Rétention globale (à l'échelle du système)
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La période de rétention globale s'applique à tous les enregistrements, sauf si elle est remplacée par une étiquette spécifique. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre.
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### 2. Rétention par étiquette
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Les étiquettes peuvent remplacer la période de rétention globale avec des périodes personnalisées. Cela est particulièrement puissant avec les étiquettes de groupe.
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| Type de contenu | Rétention | Justification |
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|----------------|-----------|---------------|
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| Enregistrements sans étiquette | Globale (ex. : 90 jours) | Valeur par défaut du système |
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| Archives légales | 2555 jours (7 ans) | Conformité juridique |
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| Réunions quotidiennes | 14 jours | Contenu éphémère |
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Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec différentes périodes de rétention, la période la **plus courte** s'applique. Cela garantit la conformité avec la politique la plus restrictive.
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### 3. Protection par étiquette
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Les étiquettes individuelles peuvent protéger les enregistrements contre la suppression automatique de manière permanente.
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**Hiérarchie d'exemple** :
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- Rétention globale : 90 jours
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- Étiquette "Revues de sprint" : 180 jours (plus long que la globale)
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- Étiquette "Réunions quotidiennes" : 14 jours (plus court que la globale)
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- Étiquette "Juridique" avec protection activée : Jamais supprimé (permanent)
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## Protéger des enregistrements
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Pour protéger des enregistrements contre la suppression automatique :
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1. Accédez à **Paramètres du compte** → onglet **Étiquettes**
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2. Cliquez sur **Créer une étiquette** ou **Modifier** une étiquette existante
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3. Activez la case **Protéger contre la suppression automatique**
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4. Appliquez cette étiquette aux enregistrements à protéger
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Les enregistrements avec des étiquettes protégées sont exemptés de la suppression automatique, peu importe leur âge ou la période de rétention.
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## Enregistrements archivés
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Lorsque le mode de suppression est "audio seulement", les enregistrements deviennent "archivés" après la suppression de l'audio.
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### Accéder aux enregistrements archivés
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1. Ouvrez la barre latérale **Enregistrements**
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2. Cliquez sur **Filtres avancés**
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3. Activez l'option **Enregistrements archivés**
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### Fonctionnalités disponibles pour les enregistrements archivés
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| Fonctionnalité | Disponible | Notes |
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|----------------|------------|-------|
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| Lire la transcription | Oui | Transcription complète accessible |
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| Rechercher le contenu | Oui | La recherche textuelle fonctionne toujours |
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| Lire le résumé | Oui | Le résumé IA est préservé |
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| Voir/modifier les notes | Oui | Toutes les métadonnées accessibles |
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| Écouter l'audio | Non | Le fichier audio a été supprimé |
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| Retraiter | Non | L'audio source n'est plus disponible |
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| Partager | Oui | La transcription peut être partagée |
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| Exporter | Oui | Téléchargement de la transcription, du résumé et des notes |
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### Indicateurs d'archivage
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- **Barre latérale** : Badge gris "Archivé" à côté du titre de l'enregistrement
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- **Lecteur** : Bannière informative indiquant que l'audio a été supprimé mais que la transcription reste disponible
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- **Filtre** : Option de vue "Archivé" dans les filtres avancés
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## Nettoyage des profils de locuteurs
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Par défaut, les profils de locuteurs et les empreintes vocales sont préservés même lorsque tous les enregistrements associés sont supprimés. Cela est dû au fait que les empreintes vocales sont des données agrégées qui ne peuvent pas être reconstruites à partir d'enregistrements individuels.
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Pour les déploiements qui doivent traiter les empreintes vocales comme des données biométriques (conformité Loi 25), le nettoyage automatique peut être activé. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre.
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### Conformité Loi 25 et protection de la vie privée
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Lorsque le nettoyage automatique est activé :
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- **Minimisation des données** : Les données vocales sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires
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- **Droit à l'effacement** : Les profils vocaux sont supprimés lorsque les enregistrements sont retirés
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- **Transparence** : L'activité de nettoyage est journalisée à des fins d'audit
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- **Automatisation** : Aucune intervention manuelle n'est requise lorsque combiné aux politiques de rétention
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## Cas d'utilisation pratiques
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### Usage personnel
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Vous enregistrez tout pendant votre journée de travail. La plupart de ces enregistrements sont éphémères. Configurez une rétention globale de 30 jours avec suppression audio seulement. Après un mois, les fichiers audio disparaissent mais les transcriptions recherchables demeurent. Si quelque chose s'avère important, étiquetez-le avec une étiquette protégée avant l'expiration.
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### Collaboration de groupe
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| Type de contenu | Approche de rétention | Raison |
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|----------------|----------------------|--------|
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| Réunions quotidiennes | Étiquette avec rétention de 14 jours | Mises à jour de routine, aucune valeur à long terme |
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| Planification de sprint | Étiquette avec rétention de 90 jours | Valeur de référence pour le trimestre en cours |
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| Décisions d'architecture | Étiquette avec protection activée | Documenter les choix importants de façon permanente |
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| Appels clients (ventes) | Étiquette avec rétention de 1 an | Durée du cycle de vente + suivi |
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| Entrevues (RH) | Étiquette avec rétention de 2 ans | Délai typique de litige en emploi |
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| Réunions juridiques | Étiquette protégée | Rétention indéfinie pour conformité |
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Chaque groupe configure ses étiquettes une seule fois. Les membres n'ont qu'à étiqueter normalement leurs enregistrements et la gestion du cycle de vie se fait automatiquement.
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### Exigences de conformité (Loi 25)
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La Loi 25 du Québec exige que les organisations gèrent adéquatement les renseignements personnels, incluant leur durée de conservation. Le système de rétention de DictIA vous aide à :
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- Établir des périodes de rétention conformes à vos obligations légales
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- Automatiser la suppression des données lorsque la période de conservation est expirée
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- Protéger les enregistrements qui doivent être conservés pour des raisons légales
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- Documenter vos politiques de rétention de manière transparente
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### Gestion des coûts de stockage
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Les fichiers audio sont volumineux (une réunion d'une heure peut représenter 50 à 100 Mo). Les transcriptions sont légères (10 à 20 Ko pour la même réunion). Le mode suppression audio seulement conserve le texte recherchable tout en libérant le stockage.
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Avec une rétention de 90 jours en mode audio seulement, les enregistrements de plus de 90 jours perdent leur audio mais restent entièrement recherchables via la Recherche IA. Vous pouvez lire les transcriptions, consulter les résumés et voir les notes, mais vous ne pouvez plus écouter l'audio original.
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## Bonnes pratiques
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### Pour la conformité Loi 25
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1. Définissez des périodes de rétention appropriées à votre secteur d'activité
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2. Utilisez des étiquettes protégées pour les documents nécessitant une rétention indéfinie (ex. : "Rétention légale", "Permanent")
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3. Documentez votre politique de rétention dans la documentation de conformité de votre organisation
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4. Activez le nettoyage des profils de locuteurs si les empreintes vocales constituent des renseignements personnels dans votre contexte
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### Pour la gestion du stockage
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1. Commencez avec le mode suppression audio seulement pour préserver les transcriptions recherchables
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2. Utilisez des périodes plus courtes pour le contenu de routine
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3. Protégez le contenu important avec des étiquettes dédiées
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### Pour les groupes
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1. Établissez une rétention globale conservatrice comme base
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2. Configurez des étiquettes de groupe avec des rétentions personnalisées selon les besoins
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3. Utilisez des étiquettes protégées pour le contenu nécessitant une conservation permanente
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4. Documentez les politiques de rétention pour que les membres du groupe comprennent les attentes
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## Processus de suppression
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Le processus de suppression automatique fonctionne ainsi :
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1. **Vérification automatique** (quotidienne)
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2. **Identification** des enregistrements plus anciens que la période de rétention
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3. **Pour chaque enregistrement** :
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- Vérification des étiquettes de protection
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- Si protégé → l'enregistrement est exempt
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4. **Suppression** selon le mode configuré (audio seulement ou complet)
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## Dépannage
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### La suppression automatique ne fonctionne pas
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Contactez le support InnovA AI pour vérifier que le système est correctement configuré et actif.
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### Trop d'enregistrements sont supprimés
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1. Vérifiez vos étiquettes de protection et assurez-vous qu'elles sont appliquées aux enregistrements importants
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2. Contactez le support InnovA AI pour augmenter la période de rétention globale
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### Les enregistrements archivés n'apparaissent pas
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1. Activez le filtre **Enregistrements archivés** dans la barre latérale
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2. Vérifiez que le mode de suppression est bien "audio seulement" (le mode suppression complète ne crée pas d'archives)
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## Sécurité et irréversibilité
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- La suppression automatique est irréversible : les fichiers audio supprimés ne peuvent pas être récupérés
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- Les enregistrements protégés ne sont jamais supprimés automatiquement
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- L'activité de suppression est journalisée à des fins d'audit et de conformité Loi 25
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- Seuls les administrateurs peuvent configurer les politiques de rétention
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||||
Pour toute question ou problème concernant la suppression automatique, contactez le support InnovA AI.
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Retour au [Guide d'administration](index.md) →
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client_docs/guide-admin/sso.md
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client_docs/guide-admin/sso.md
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# Authentification unique (SSO)
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DictIA supporte l'authentification unique (SSO) via le protocole OpenID Connect (OIDC), vous permettant d'intégrer la plateforme avec votre fournisseur d'identité existant.
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## Qu'est-ce que le SSO?
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L'authentification unique permet à vos utilisateurs de se connecter à DictIA en utilisant les mêmes identifiants que pour les autres applications de votre organisation. Au lieu de gérer un mot de passe séparé pour DictIA, les utilisateurs se connectent via votre fournisseur d'identité centralisé.
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### Avantages du SSO
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- **Simplicité pour les utilisateurs** : Un seul ensemble d'identifiants pour toutes les applications
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- **Sécurité renforcée** : Politique de mots de passe centralisée, authentification multifacteur gérée par le fournisseur d'identité
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- **Administration simplifiée** : Gestion centralisée des accès, désactivation rapide des comptes
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- **Conformité Loi 25** : Meilleur contrôle de l'accès aux renseignements personnels grâce à la gestion centralisée des identités
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## Fournisseurs d'identité supportés
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DictIA est compatible avec tout fournisseur d'identité supportant le protocole OpenID Connect (OIDC), notamment :
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- **Microsoft Entra ID** (anciennement Azure AD)
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- **Google Workspace**
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- **Keycloak**
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- **Auth0**
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- **Okta**
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- Et tout autre fournisseur OIDC compatible
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## Configuration
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La configuration technique du SSO (identifiants client, URL de découverte, redirections) est effectuée par l'équipe InnovA AI. Contactez le support InnovA AI pour mettre en place le SSO sur votre instance.
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### Informations à fournir
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Pour configurer le SSO, vous devrez fournir à InnovA AI :
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- Le **fournisseur d'identité** que vous utilisez
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- Les **identifiants client** (Client ID et Client Secret) émis par votre fournisseur
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- L'**URL de découverte** OIDC de votre fournisseur
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- Les **domaines de courriel autorisés** pour l'auto-inscription (si souhaité)
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### Options de configuration
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Lors de la mise en place, vous pourrez choisir parmi les options suivantes :
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**Auto-inscription** : Les nouveaux utilisateurs sont automatiquement créés lors de leur première connexion SSO, à condition que leur domaine de courriel soit autorisé. Cela élimine le besoin de créer manuellement chaque compte.
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**Restriction de domaine** : Limitez l'accès SSO aux courriels de domaines spécifiques (ex. : votre-entreprise.com). Utile pour s'assurer que seuls les employés autorisés peuvent accéder à DictIA.
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**Désactivation de la connexion par mot de passe** : Forcez l'utilisation exclusive du SSO pour tous les utilisateurs réguliers. Les administrateurs conservent la possibilité de se connecter par mot de passe comme mécanisme de secours.
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## Expérience utilisateur
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### Première connexion
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Lors de sa première connexion via SSO, l'utilisateur :
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1. Clique sur le bouton de connexion SSO sur la page de connexion de DictIA
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2. Est redirigé vers la page de connexion de votre fournisseur d'identité
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3. Se connecte avec ses identifiants habituels
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4. Est automatiquement redirigé vers DictIA avec une session active
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Si l'auto-inscription est activée, le compte DictIA est créé automatiquement. Sinon, un administrateur doit d'abord créer le compte.
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### Lier un compte existant
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Les utilisateurs qui possèdent déjà un compte DictIA peuvent lier leur compte SSO :
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1. Se connecter à DictIA avec leur mot de passe habituel
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2. Accéder à **Compte** → **Authentification unique**
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3. Cliquer sur **Lier le compte** pour associer leur identité SSO
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Une fois lié, l'utilisateur peut se connecter via SSO ou par mot de passe (si la connexion par mot de passe n'est pas désactivée).
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### Délier un compte SSO
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Les utilisateurs peuvent délier leur compte SSO depuis **Compte** → **Authentification unique**. Les utilisateurs qui ont créé leur compte via SSO (sans mot de passe) doivent d'abord définir un mot de passe avant de pouvoir délier leur compte SSO.
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## Considérations de sécurité
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- Lorsqu'un utilisateur se connecte via SSO avec un courriel correspondant à un compte DictIA existant, les comptes sont automatiquement liés
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- La sécurité de l'accès SSO dépend de votre fournisseur d'identité : assurez-vous que celui-ci est correctement sécurisé (authentification multifacteur, politique de mots de passe forte)
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- Utilisez la restriction de domaine pour limiter l'accès aux seuls courriels de votre organisation
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## Dépannage
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### La connexion SSO échoue immédiatement
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Les identifiants client ou l'URL de découverte sont peut-être incorrects. Contactez le support InnovA AI pour vérifier la configuration.
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### Un utilisateur est créé sans adresse courriel
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Certains fournisseurs d'identité ne retournent pas l'adresse courriel par défaut. Contactez le support InnovA AI pour ajuster la configuration des attributs (claims).
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### Le domaine de courriel est rejeté
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Vérifiez que le domaine de courriel de l'utilisateur fait partie de la liste des domaines autorisés. Contactez le support InnovA AI pour ajouter un domaine si nécessaire.
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### Un compte SSO est déjà lié à un autre utilisateur
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Chaque identité SSO ne peut être liée qu'à un seul compte DictIA. L'utilisateur peut délier son compte SSO depuis ses paramètres de compte, puis le relié à un autre compte.
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||||
Retour au [Guide d'administration](index.md) →
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82
client_docs/guide-admin/statistiques.md
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82
client_docs/guide-admin/statistiques.md
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# Statistiques du système
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||||
La section Statistiques du système transforme les données brutes en informations exploitables sur votre instance DictIA. D'un coup d'oeil, vous pouvez voir combien d'utilisateurs vous desservez, combien d'enregistrements ils ont créés, combien de stockage ils consomment et si tout se traite correctement.
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## Vue d'ensemble des métriques clés
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Quatre cartes en haut de la page de statistiques vous donnent un aperçu immédiat de l'envergure de votre système :
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- **Utilisateurs totaux** : La taille de votre base d'utilisateurs actuelle
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- **Enregistrements totaux** : Le contenu cumulatif dans votre système
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- **Stockage total** : L'espace disque réellement consommé
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- **Requêtes totales** : L'utilisation de la Recherche IA (lorsque activée)
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Ces chiffres racontent une histoire sur la santé et la croissance de votre instance. Une base d'utilisateurs en croissance avec une augmentation proportionnelle des enregistrements suggère une adoption saine. Un stockage qui croît plus rapidement que les enregistrements peut indiquer que les utilisateurs téléversent des fichiers plus longs.
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## Distribution des statuts d'enregistrement
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Cette section décompose vos enregistrements en quatre états :
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- **Complétés** : Entièrement traités et prêts à l'utilisation. Cela devrait représenter la grande majorité de votre contenu.
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- **En traitement** : En cours de transcription ou d'analyse.
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- **En attente** : En file d'attente. Un nombre élevé constant pourrait indiquer une surcharge du système.
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- **En erreur** : Des problèmes ont été rencontrés. Ces cas méritent toujours une investigation.
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Dans un système en santé, vous verrez principalement des enregistrements complétés avec peut-être quelques-uns en traitement à tout moment.
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## Analyse du stockage
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La section **Principaux utilisateurs par stockage** révèle qui consomme le plus de ressources. Chaque utilisateur est listé avec sa consommation totale de stockage et son nombre d'enregistrements, vous donnant le contexte pour comprendre s'ils ont plusieurs petits fichiers ou quelques gros fichiers.
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Ces informations sont précieuses pour la planification de la capacité. Si un utilisateur consomme un stockage disproportionné, il peut être utile de comprendre son cas d'utilisation et d'adapter les politiques en conséquence.
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## Comprendre les tendances d'utilisation
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Les statistiques ne sont pas que des chiffres : ce sont des informations qui attendent d'être découvertes.
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- Les pics soudains d'enregistrements peuvent coïncider avec des lancements de projets ou des périodes de pointe
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- Une croissance du stockage qui dépasse celle des enregistrements pourrait indiquer des fichiers audio plus longs ou de meilleure qualité
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- Un suivi régulier vous aide à repérer les tendances avant qu'elles ne deviennent des problèmes
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## Planification de la capacité
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Les statistiques du système sont votre boule de cristal pour les besoins d'infrastructure. Les tendances de croissance du stockage vous indiquent quand une augmentation de capacité sera nécessaire. Utilisez ces informations de manière proactive pour anticiper les besoins. Contactez le support InnovA AI si vous observez une croissance rapide qui pourrait nécessiter une augmentation des ressources.
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## Statistiques d'utilisation des jetons
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La section Utilisation des jetons offre une visibilité sur la consommation d'API de modèles d'IA à travers votre instance.
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**Cartes de résumé** : Affichent l'utilisation quotidienne, les totaux mensuels, les coûts estimés et les utilisateurs approchant de leurs limites de budget.
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**Graphiques quotidiens et mensuels** : Des graphiques interactifs affichent les tendances de consommation de jetons sur les 30 derniers jours et les 12 derniers mois.
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**Ventilation par utilisateur** : Un tableau détaillé montre la consommation mensuelle de jetons de chaque utilisateur avec sa limite de budget (si définie). Les barres de progression indiquent le pourcentage utilisé :
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- **Vert** : Sous 80 % du budget
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- **Jaune** : Entre 80 et 100 % (zone d'avertissement)
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- **Rouge** : À 100 % ou plus (bloqué)
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Utilisez ces statistiques pour identifier les gros utilisateurs, valider les allocations de budget et prévoir les coûts d'API. Si certains utilisateurs atteignent régulièrement leurs limites, vous pourriez avoir besoin d'augmenter leurs budgets ou d'examiner leurs habitudes d'utilisation. Consultez la [Gestion du budget de jetons](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-jetons-ia) pour définir les limites individuelles.
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## Statistiques d'utilisation de la transcription
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La section Utilisation de la transcription offre une visibilité sur la consommation de services de transcription vocale, distincte de l'utilisation des jetons.
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**Cartes de résumé** :
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- **Minutes aujourd'hui** : Minutes de transcription utilisées aujourd'hui par tous les utilisateurs
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- **Ce mois-ci** : Total des minutes transcrites dans le mois civil en cours
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- **Coût mensuel** : Coûts estimés basés sur le service de transcription utilisé
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- **Alertes de budget** : Nombre d'utilisateurs approchant (80 %+) ou dépassant (100 %) leurs budgets
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**Ventilation par utilisateur** : Une liste détaillée montre l'utilisation mensuelle de transcription de chaque utilisateur avec sa limite de budget (si définie). Les barres de progression indiquent la consommation :
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- **Vert** : Sous 80 % du budget
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- **Jaune** : Entre 80 et 100 % (zone d'avertissement)
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- **Rouge** : À 100 % ou plus (bloqué pour les nouvelles transcriptions)
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||||
Utilisez ces statistiques pour surveiller les tendances d'utilisation et valider les allocations de budget. Consultez la [Gestion du budget de transcription](gestion-utilisateurs.md#gestion-du-budget-de-transcription) pour définir les limites individuelles.
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Suivant : [Paramètres du système](parametres-systeme.md) →
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197
client_docs/guide-utilisateur/application-mobile.md
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197
client_docs/guide-utilisateur/application-mobile.md
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@@ -0,0 +1,197 @@
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# Application mobile
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DictIA est une application web progressive (PWA) qui peut etre installee sur votre appareil pour une experience similaire a une application native, avec la prevention de la mise en veille de l'ecran pendant l'enregistrement.
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## Avantages de l'application mobile
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- **Installable** : ajoutez DictIA a votre ecran d'accueil comme une application native.
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- **Chargement rapide** : les ressources mises en cache se chargent instantanement.
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- **Prevention de la mise en veille** : empeche l'ecran de s'eteindre automatiquement pendant l'enregistrement.
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- **Pas de boutique d'applications** : installez directement depuis votre navigateur.
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- **Mises a jour automatiques** : vous obtenez toujours la derniere version.
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## Installer DictIA sur votre appareil
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### Sur Android (Chrome ou Edge)
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1. **Ouvrez DictIA** dans Chrome ou Edge.
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2. Recherchez l'invite **« Ajouter a l'ecran d'accueil »** en bas de l'ecran.
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3. Appuyez sur **Ajouter** ou **Installer**.
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4. Si l'invite n'apparait pas :
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- Appuyez sur le menu a trois points (⋮) dans le navigateur.
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- Selectionnez **« Ajouter a l'ecran d'accueil »** ou **« Installer l'application »**.
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- Suivez les instructions.
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5. **Lancez** l'application depuis votre ecran d'accueil.
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!!! tip "Invite d'installation"
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Si vous ne voyez pas l'invite d'installation, visitez DictIA quelques fois. Le navigateur propose l'installation apres avoir detecte une utilisation reguliere.
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### Sur iOS (Safari)
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1. **Ouvrez DictIA** dans Safari.
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2. Appuyez sur le bouton **Partager** (icone carre avec fleche vers le haut) en bas de l'ecran.
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3. Faites defiler et appuyez sur **« Sur l'ecran d'accueil »**.
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4. Modifiez le nom si desire et appuyez sur **Ajouter**.
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5. **Lancez** l'application depuis votre ecran d'accueil.
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!!! note "Limitations iOS"
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- La prevention de la mise en veille necessite iOS 16.4 ou superieur.
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- L'execution en arriere-plan est plus limitee que sur Android.
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- Certaines fonctionnalites fonctionnent mieux sur iOS 17 et versions ulterieures.
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### Sur ordinateur de bureau (Chrome, Edge ou Brave)
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1. **Ouvrez DictIA** dans votre navigateur.
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2. Recherchez l'**icone d'installation** (⊕) dans la barre d'adresse.
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3. Cliquez dessus et selectionnez **Installer**.
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4. Si l'icone n'apparait pas :
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- Cliquez sur le menu a trois points.
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- Selectionnez **« Installer DictIA »** ou **« Ajouter aux applications »**.
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5. **Lancez** depuis votre menu d'applications ou votre raccourci de bureau.
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## Fonctionnalites de l'application mobile
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### Prevention de la mise en veille de l'ecran
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Empeche l'ecran de votre appareil de s'eteindre automatiquement pendant l'enregistrement :
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- **Activation automatique** : s'active des que vous commencez un enregistrement.
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- **Ecran toujours allume** : empeche la mise en veille tant que l'application est au premier plan.
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- **Recuperation automatique** : se reactive si l'ecran se reveille pendant un enregistrement.
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- **Consideration de la batterie** : actif uniquement pendant les sessions d'enregistrement.
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### Notifications persistantes
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Affiche l'etat de l'enregistrement dans votre barre de notifications (mobile uniquement) :
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- Rappel visuel que l'enregistrement est actif
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- Retour rapide a l'application en un seul appui
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- Silencieuse : pas de son ni de vibration
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### Acces hors connexion
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Une fois installee, DictIA met en cache les fichiers essentiels pour un acces hors ligne :
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- Interface de l'application
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- Feuilles de style et polices
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- Code de l'application
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!!! info "Limites hors connexion"
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La transcription et les fonctionnalites d'IA necessitent une connexion internet. L'acces hors ligne permet de consulter l'interface, mais les appels au serveur ne sont pas disponibles.
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## Enregistrement sur mobile — Limitation importante
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!!! danger "Gardez l'application visible sur les appareils mobiles"
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**Les navigateurs mobiles (Chrome, Safari, etc.) suspendent l'enregistrement audio lorsque l'application est reduite ou l'ecran verrouille.** Il s'agit d'une limitation fondamentale des navigateurs qui ne peut pas etre contournee.
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**Ce que cela signifie :**
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- L'enregistrement **se met en pause** si vous reduisez la fenetre.
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- L'enregistrement **se met en pause** si vous verrouillez votre ecran.
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- L'enregistrement **se met en pause** si vous passez a une autre application.
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- L'enregistrement **continue** si vous gardez DictIA visible au premier plan.
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- La prevention de la mise en veille **empeche l'ecran de s'eteindre automatiquement** pendant que DictIA est visible.
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**Pour les longues reunions sur mobile :**
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1. Gardez DictIA ouvert et visible (ne reduisez pas, ne verrouillez pas, ne changez pas d'application).
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2. Ou utilisez l'enregistreur vocal natif de votre telephone, puis televersez le fichier dans DictIA par la suite.
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**Les navigateurs de bureau fonctionnent differemment** : l'enregistrement continue meme lorsque la fenetre est reduite.
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**Si vous reduisez accidentellement l'application :**
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- L'audio de l'enregistrement se met en pause (silence).
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- Le minuteur continue de compter.
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- Lorsque vous revenez a l'application, l'enregistrement reprend.
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- Un silence sera present dans l'enregistrement final.
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## Permissions
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### Permissions requises
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- **Acces au microphone** : demande lors du premier enregistrement. Actif uniquement pendant l'enregistrement.
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- **Acces a l'audio systeme** (ordinateur de bureau) : pour capturer l'audio des onglets de navigateur ou des applications.
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### Permissions recommandees
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- **Notifications** (mobile) : pour afficher un rappel visuel pendant l'enregistrement actif. Demande lors du premier enregistrement sur mobile.
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!!! tip "Reactiver les permissions"
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Si vous refusez accidentellement une permission, vous pouvez la reinitialiser dans les parametres de votre navigateur ou appareil :
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- **Android Chrome** : Parametres > Parametres du site > URL de DictIA > Permissions
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- **iOS Safari** : Reglages > Safari > URL de DictIA > Permissions
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- **Ordinateur** : Cliquez sur l'icone de cadenas dans la barre d'adresse > Permissions
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## Compatibilite des navigateurs
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### Navigateurs mobiles
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| Fonctionnalite | Chrome Android | Safari iOS | Samsung Internet |
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|----------------|----------------|------------|------------------|
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| Installation | Android 5+ | iOS 11.3+ | 4.0+ |
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| Prevention mise en veille | Chrome 84+ | iOS 16.4+ | 13.0+ |
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| Notifications | Chrome 42+ | iOS 16.4+ | 4.0+ |
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### Navigateurs de bureau
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| Fonctionnalite | Chrome | Edge | Brave | Firefox | Safari |
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|----------------|--------|------|-------|---------|--------|
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| Installation | 73+ | 79+ | Toutes | Limitee | Limitee |
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| Prevention mise en veille | 84+ | 84+ | Toutes | Non | 16.4+ |
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!!! info "Firefox et Safari sur ordinateur"
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Firefox et Safari ont un support limite pour l'installation en tant qu'application sur ordinateur, mais toutes les fonctionnalites principales fonctionnent dans le navigateur.
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## Depannage
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### L'enregistrement s'arrete lorsque l'ecran se verrouille
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C'est un comportement attendu sur les navigateurs mobiles. Gardez l'application visible ou utilisez l'enregistreur vocal natif de votre telephone.
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### L'installation n'est pas proposee
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- Visitez DictIA plusieurs fois (le navigateur peut necessiter plusieurs visites).
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- Essayez un autre navigateur (Chrome ou Edge offrent le meilleur support).
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- Videz le cache du navigateur et rechargez.
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## Bonnes pratiques
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### Pour l'enregistrement mobile
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1. **Gardez l'application visible** : ne reduisez pas, ne verrouillez pas, ne changez pas d'application.
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2. **Gardez votre telephone branche** pour les longs enregistrements.
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3. **Fermez les applications inutiles** pour liberer de la memoire.
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4. **Evitez de recevoir des appels** pendant l'enregistrement (cela mettra en pause l'enregistrement).
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5. **Pour les longues reunions** : envisagez d'utiliser l'enregistreur natif de votre telephone.
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### Pour des performances optimales
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1. **Installez DictIA comme application** pour de meilleures performances.
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2. **Gardez votre navigateur a jour** pour beneficier des dernieres fonctionnalites.
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3. **Surveillez le stockage** dans les parametres de votre appareil.
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## Desinstaller l'application
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### Android
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1. Appuyez longuement sur l'icone de l'application sur l'ecran d'accueil.
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2. Selectionnez **Infos sur l'appli** ou glissez vers **Supprimer**.
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3. Appuyez sur **Desinstaller**.
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### iOS
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1. Appuyez longuement sur l'icone de l'application.
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2. Selectionnez **Supprimer l'app**.
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3. Confirmez la suppression.
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### Ordinateur de bureau
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1. Ouvrez l'application installee.
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2. Cliquez sur le menu a trois points.
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3. Selectionnez **Desinstaller DictIA**.
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Si vous avez des questions sur les fonctionnalites de l'application mobile, contactez le support InnovA AI.
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115
client_docs/guide-utilisateur/dossiers.md
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115
client_docs/guide-utilisateur/dossiers.md
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@@ -0,0 +1,115 @@
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# Dossiers
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Les dossiers offrent un moyen simple d'organiser vos enregistrements en groupes logiques. Contrairement aux etiquettes qui peuvent etre appliquees plusieurs fois pour categoriser le contenu, chaque enregistrement appartient a un seul dossier (ou a aucun). Pensez aux dossiers comme a des repertoires sur votre ordinateur : une facon claire et hierarchique de regrouper les enregistrements lies.
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## Creer des dossiers
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Accedez a la gestion des dossiers depuis **Parametres du compte > Dossiers**.
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Cliquez sur **Creer un dossier** pour ajouter un nouveau dossier. Chaque dossier possede :
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- **Nom** : un nom court et descriptif (obligatoire).
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- **Couleur** : un identifiant visuel affiche sur les pastilles de dossier et dans la barre laterale.
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### Parametres du dossier
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Chaque dossier peut avoir des parametres personnalises qui s'appliquent aux enregistrements qui y sont places :
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| Parametre | Description |
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|-----------|-------------|
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| **Consigne personnalisee** | Instructions de resume IA specifiques a ce dossier |
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| **Langue par defaut** | Langue de transcription pour les nouveaux enregistrements |
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| **Min/Max locuteurs** | Indications sur le nombre de locuteurs pour l'identification |
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| **Vocabulaire personnalise** | Liste de mots ou expressions a prioriser par le moteur de transcription |
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| **Consigne de transcription** | Description du contexte pour guider la transcription |
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| **Jours de retention** | Duree de conservation specifique au dossier |
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| **Protection** | Exempter le contenu du dossier de la suppression automatique |
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## Utiliser les dossiers
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### Selecteur de dossier dans la barre laterale
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La barre laterale inclut un menu deroulant de dossiers en haut. Utilisez-le pour :
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- **Filtrer par dossier** : selectionnez un dossier pour n'afficher que ses enregistrements.
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- **Voir tous les enregistrements** : selectionnez « Tous les dossiers ».
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- **Voir les enregistrements non classes** : selectionnez « Aucun dossier ».
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### Deplacer des enregistrements dans les dossiers
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Plusieurs facons d'assigner un enregistrement a un dossier :
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1. **Pendant le televersement** : selectionnez un dossier avant de televerser.
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2. **Depuis le detail de l'enregistrement** : utilisez le selecteur de dossier dans l'en-tete.
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3. **Operations en lot** : selectionnez plusieurs enregistrements et utilisez l'action de dossier.
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### Pastilles de dossier
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Les enregistrements affichent une petite pastille coloree indiquant leur dossier. Elle apparait dans :
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- La liste des enregistrements dans la barre laterale
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- L'en-tete du detail de l'enregistrement
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- Les resultats de recherche
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Cliquez sur la pastille pour filtrer rapidement par ce dossier.
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## Dossiers de groupe
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Si votre organisation utilise les groupes, les dossiers peuvent etre partages :
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- **Dossiers personnels** : visibles uniquement par vous.
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- **Dossiers de groupe** : partages avec tous les membres du groupe.
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Les dossiers de groupe peuvent avoir le partage automatique active : lorsque vous deplacez un enregistrement dans un dossier de groupe, tous les membres du groupe recoivent automatiquement l'acces.
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## Dossiers vs Etiquettes
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Les deux outils aident a organiser vos enregistrements, mais servent des objectifs differents :
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| Aspect | Dossiers | Etiquettes |
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|--------|----------|------------|
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| **Attribution** | Un seul dossier par enregistrement | Plusieurs etiquettes par enregistrement |
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| **Objectif** | Organisation principale | Categorisation et filtrage |
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| **Parametres** | Consigne IA, langue, retention | Consigne IA, langue, retention |
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| **Visuel** | Pastille, filtre dans la barre laterale | Pastilles colorees |
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**Utilisez les dossiers pour** : l'organisation par projet, la separation par client, les types de reunions.
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**Utilisez les etiquettes pour** : les preoccupations transversales, le suivi de statut, la categorisation par sujet.
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||||
Vous pouvez utiliser les deux ensemble : placez un enregistrement dans le dossier « Client A » et etiquetez-le avec « Actions a suivre » et « Suivi requis ».
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## Bonnes pratiques
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### Conventions de nommage
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Choisissez des noms de dossier clairs et coherents :
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- **Par projet** : « Refonte du site web », « Planification T1 », « Lancement produit »
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- **Par client** : « Acme Corp », « Beta Inc », « Gamma LLC »
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- **Par type** : « Meles d'equipe », « Appels clients », « Entrevues »
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### Consignes de dossier
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Utilisez des consignes specifiques au dossier pour des resumes coherents. Par exemple, pour les reunions clients :
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```
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Creer un resume avec :
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- Sujets discutes
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- Demandes et preoccupations du client
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- Engagements pris
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- Prochaines etapes avec responsables
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```
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### Strategies de retention
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Definissez la retention au niveau du dossier selon les besoins :
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- **Projets actifs** : aucune limite de retention
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- **Projets termines** : 90 jours apres la cloture
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- **Reunions de routine** : 30 jours
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- **Enregistrements de conformite** : utilisez le drapeau de protection
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||||
Suivant : [Groupes](groupes.md)
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197
client_docs/guide-utilisateur/enregistrement.md
Normal file
197
client_docs/guide-utilisateur/enregistrement.md
Normal file
@@ -0,0 +1,197 @@
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||||
# Enregistrement et televersement
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||||
DictIA offre deux facons d'ajouter du contenu a votre bibliotheque : televerser des fichiers audio existants ou enregistrer directement dans votre navigateur. Les deux methodes incluent les memes fonctionnalites d'organisation, d'etiquetage et de traitement.
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||||
## Acceder a l'ecran d'enregistrement
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Cliquez sur le bouton **+ Nouvel enregistrement** dans la barre de navigation superieure pour ouvrir l'interface d'enregistrement.
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## Televerser des fichiers audio
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L'interface de televersement propose une zone de glisser-deposer en haut de l'ecran. Vous pouvez :
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- **Glisser** des fichiers audio directement depuis votre explorateur de fichiers vers cette zone.
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- **Cliquer** sur la zone pour ouvrir un selecteur de fichiers.
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### Formats pris en charge
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DictIA prend en charge un large eventail de formats audio et video :
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- **Audio** : MP3, WAV, M4A, FLAC, AAC, OGG
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- **Video** : MP4, MOV, AVI (DictIA extrait et traite la piste audio)
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- **Mobile** : AMR, 3GP, 3GPP
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La taille maximale par defaut est de 500 Mo. Votre administrateur peut modifier cette limite.
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||||
!!! info "Compression audio automatique"
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DictIA compresse automatiquement les fichiers sans perte (WAV, AIFF) pour economiser l'espace de stockage. Un fichier WAV de 500 Mo devient generalement environ 50 Mo apres compression. Les formats deja compresses comme le MP3 sont conserves tels quels.
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||||
Lorsque vous televersez un fichier, il apparait immediatement dans la file d'attente avec une barre de progression. Une fois televerse, vous pouvez ajouter des etiquettes, definir un titre personnalise et configurer les options de traitement avant de lancer la transcription.
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||||
## Enregistrer de l'audio en direct
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Sous la zone de televersement, trois modes d'enregistrement sont disponibles :
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### Enregistrement au microphone
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Le bouton rouge du microphone capture l'audio depuis votre microphone selectionne. Ce mode est ideal pour :
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- Les reunions en personne
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- Les notes vocales personnelles
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- Les entrevues
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Votre navigateur vous demandera l'autorisation d'acceder au microphone si elle n'a pas deja ete accordee. Vous pouvez selectionner quel microphone utiliser si plusieurs appareils sont connectes.
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### Enregistrement de l'audio systeme
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Le bouton bleu capture tout le son joue par votre ordinateur. Ce mode est ideal pour :
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- Les reunions en ligne lorsque vous ecoutez principalement
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- Les webinaires et presentations en ligne
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- Les balados ou tout contenu audio diffuse sur votre ordinateur
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Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une fenetre de partage d'ecran apparait. Il est essentiel de cocher la case **« Partager l'audio du systeme »** pour que l'enregistrement fonctionne.
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### Enregistrement combine (microphone + systeme)
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Le bouton violet enregistre simultanement votre microphone et l'audio systeme dans une seule piste synchronisee. C'est le mode recommande pour les reunions en ligne ou vous participez activement, car il capture les deux cotes de la conversation.
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## Activer l'enregistrement de l'audio systeme
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### Enregistrer depuis un onglet du navigateur
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Choisissez l'option **onglet** si l'audio provient d'un onglet specifique (YouTube, Google Meet, Zoom dans le navigateur, etc.).
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Selectionnez l'onglet contenant votre source audio, puis **cochez la case « Partager l'audio de l'onglet »** en bas de la fenetre de dialogue. Sans cette case cochee, vous n'enregistrerez que du silence.
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### Enregistrer depuis l'ecran complet
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Choisissez l'option **ecran** si l'audio provient d'applications de bureau ou de plusieurs sources :
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- Applications comme Zoom, Microsoft Teams, Skype ou Discord
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- Audio de plusieurs onglets simultanement
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- Sons systeme
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Selectionnez votre ecran (peu importe lequel si vous avez plusieurs moniteurs, DictIA n'enregistre que l'audio). **Cochez la case « Partager l'audio du systeme »** en bas de la fenetre.
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!!! warning "Limitation macOS"
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L'option « Partager l'audio du systeme » est disponible sur Windows et Linux, mais peut ne pas etre disponible sur macOS en raison de restrictions du systeme d'exploitation. Les utilisateurs macOS peuvent generalement enregistrer l'audio des onglets de navigateur uniquement.
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## Pendant l'enregistrement
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### Surveillance audio en temps reel
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L'interface affiche des visualiseurs audio en direct pour chaque source active, confirmant que l'audio est bien capture. Un minuteur affiche le temps ecoule et une estimation de la taille du fichier.
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### Prise de notes en direct avec Markdown
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Vous pouvez prendre des notes structurees pendant l'enregistrement. La zone de notes supporte le format Markdown complet avec une barre de formatage. Vos notes sont enregistrees automatiquement et seront associees a l'enregistrement.
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Utilisations courantes des notes en direct :
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- Capturer les actions a suivre et les echeances
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- Noter les noms des participants et leurs roles
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- Documenter les decisions et leur justification
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- Ajouter du contexte non perceptible dans l'audio
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## Finaliser votre enregistrement
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Apres avoir arrete un enregistrement ou selectionne un fichier televerse, l'ecran de finalisation vous permet d'ajouter des metadonnees et de configurer les options de traitement.
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### Ajouter des etiquettes
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Les etiquettes sont des pastilles colorees que vous pouvez selectionner pour categoriser votre enregistrement. Vous pouvez appliquer plusieurs etiquettes a un seul enregistrement.
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!!! tip "Selectionnez vos etiquettes avant le televersement"
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Les etiquettes peuvent avoir des consignes IA personnalisees associees. En les selectionnant avant le traitement, les bonnes consignes de resume seront appliquees automatiquement.
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**Empilage intelligent des consignes** : lorsque vous selectionnez plusieurs etiquettes, leurs consignes sont concatenees dans l'ordre de selection. Vous pouvez ainsi combiner une etiquette generale (ex. : « Reunions ») avec une etiquette specifique (ex. : un client ou un projet).
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### Options avancees de transcription
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Si votre administrateur a configure un service de transcription avec identification des locuteurs, une section **Options avancees** est disponible. Vous pouvez y specifier :
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- **La langue de transcription** si votre contenu n'est pas en francais.
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- **Le nombre minimum et maximum de locuteurs** pour une meilleure precision de l'identification.
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#### Vocabulaire personnalise
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Le champ **Vocabulaire personnalise** vous permet de fournir une liste de mots ou expressions (separees par des virgules) que le moteur de transcription doit prioriser. Utile pour les termes techniques, noms propres, acronymes ou noms de marques.
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Exemple : `DictIA, InnovA AI, WhisperX`
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#### Consigne de transcription
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Le champ **Consigne de transcription** fournit du contexte au moteur de transcription. Par exemple : « Ceci est une reunion sur les outils de transcription audio par IA. »
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!!! info "Hierarchie de priorite"
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Les valeurs saisies dans le formulaire de televersement ont priorite sur les parametres par defaut des etiquettes, qui ont priorite sur ceux des dossiers, qui ont priorite sur vos parametres personnels dans les [parametres du compte](parametres.md).
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### Actions finales
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- **Televerser / Lancer le traitement** : demarre la transcription immediatement avec vos parametres.
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- **Supprimer** : supprime l'enregistrement sans le sauvegarder.
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## Recuperation apres un incident
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DictIA sauvegarde automatiquement vos enregistrements en cours toutes les 5 secondes dans le stockage de votre navigateur. Si votre navigateur plante, si l'onglet se ferme accidentellement ou si votre ordinateur redemarre, vous ne perdrez pas votre travail.
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**Ce qui est recupere :**
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- Tout l'audio enregistre jusqu'au moment de l'interruption
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- Le mode d'enregistrement (microphone, audio systeme ou combine)
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- Les notes saisies
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- Les etiquettes et parametres selectionnes
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**Comment ca fonctionne :**
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1. Lorsque vous revenez sur DictIA apres un incident, une fenetre de recuperation apparait automatiquement.
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2. Examinez les details de l'enregistrement (duree, taille, horodatage).
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3. Cliquez sur **Restaurer l'enregistrement** pour continuer, ou **Supprimer** pour recommencer.
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!!! warning "Limitations"
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- Les donnees de recuperation sont stockees dans le navigateur (par navigateur, par appareil).
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- Effacer les donnees du navigateur supprime les informations de recuperation.
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- Jusqu'a 5 secondes d'audio peuvent etre perdues.
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## Bonnes pratiques
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### Enregistrement sur appareils mobiles
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!!! danger "Gardez l'application visible sur les appareils mobiles"
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Les navigateurs mobiles (Chrome, Safari, etc.) **mettent en pause l'enregistrement audio** lorsque vous reduisez l'application ou verrouillez votre ecran. Il s'agit d'une limitation fondamentale des navigateurs.
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**Pour enregistrer avec succes sur mobile :**
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- Gardez DictIA **visible** au premier plan en tout temps.
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- Ne **reduisez pas** la fenetre et ne changez pas d'application.
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- Ne **verrouillez pas** votre ecran pendant l'enregistrement.
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**Pour les longues reunions sur mobile :**
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1. Gardez DictIA ouvert et visible (le verrouillage d'ecran est empeche automatiquement).
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2. Ou utilisez l'enregistreur vocal natif de votre telephone, puis televersez le fichier dans DictIA.
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**Les navigateurs de bureau n'ont pas cette limitation** : l'enregistrement continue meme lorsque la fenetre est reduite.
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Pour une meilleure experience mobile, installez DictIA comme application mobile. Consultez le [guide de l'application mobile](application-mobile.md).
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### Optimiser la qualite audio
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- Trouvez un endroit calme avec un minimum d'echo et de bruit de fond.
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- Positionnez votre microphone a 15-30 cm de votre bouche.
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- Pour l'enregistrement d'audio systeme, fermez les applications inutiles qui pourraient produire des sons de notification.
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- Lors de l'enregistrement combine (microphone + systeme), **utilisez des ecouteurs** pour eviter l'echo.
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!!! info "Enregistrements avec telephone"
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Les telephones intelligents ont des algorithmes de reduction de bruit qui peuvent filtrer les voix eloignees lors d'enregistrements multi-locuteurs. Pour de meilleurs resultats, utilisez un microphone externe ou placez le telephone a distance egale de tous les locuteurs.
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### Organisation des le depart
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- Incluez des informations cles dans les titres (type de reunion, sujet, projet).
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- Appliquez les etiquettes immediatement pendant que le contexte est frais.
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- Utilisez la prise de notes en direct pour capturer les informations non audibles (noms des participants, decisions visuelles partagees, etc.).
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Suivant : [Travailler avec les transcriptions](transcriptions.md)
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139
client_docs/guide-utilisateur/groupes.md
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139
client_docs/guide-utilisateur/groupes.md
Normal file
@@ -0,0 +1,139 @@
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# Collaboration en groupe
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Les groupes transforment la facon dont les equipes collaborent dans DictIA en permettant un partage automatique sans effort manuel. Lorsque votre organisation utilise des groupes, les enregistrements atteignent automatiquement les bonnes personnes au bon moment.
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## Comprendre les groupes
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Les groupes dans DictIA sont des ensembles d'utilisateurs qui ont regulierement besoin d'acceder aux memes enregistrements. Contrairement au partage individuel ou vous accordez l'acces utilisateur par utilisateur, les groupes utilisent des etiquettes intelligentes qui partagent automatiquement le contenu avec tous les membres lorsqu'elles sont appliquees.
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Votre administrateur cree et gere les groupes. Une fois ajoute a un groupe, vous avez acces aux etiquettes de groupe et recevez automatiquement les enregistrements lorsque des collegues appliquent ces etiquettes.
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Les groupes fonctionnent aux cotes de vos outils d'organisation personnels : vos etiquettes personnelles restent privees et independantes, tandis que les etiquettes de groupe creent un contexte partage.
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## Etiquettes de groupe
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Les etiquettes de groupe sont le moteur de la collaboration. Elles ressemblent aux etiquettes regulieres, mais lorsque quelqu'un en applique une a un enregistrement, tous les membres du groupe recoivent automatiquement l'acces.
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### Reconnaitre les etiquettes de groupe
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Les etiquettes de groupe s'affichent avec une icone distinctive d'utilisateurs dans toute l'interface DictIA. Dans votre interface de gestion des etiquettes, les etiquettes de groupe affichent le nom du groupe et ne peuvent pas etre supprimees par les utilisateurs reguliers.
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### Appliquer les etiquettes de groupe
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Appliquer une etiquette de groupe fonctionne exactement comme une etiquette personnelle : ouvrez un enregistrement, cliquez sur le bouton d'etiquettes et selectionnez parmi vos etiquettes disponibles. La difference se fait en coulisse : DictIA cree automatiquement des partages internes pour chaque membre du groupe.
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Le partage automatique accorde aux membres du groupe l'acces en consultation et en edition. Ils peuvent lire les transcriptions et les resumes, ecouter l'audio, modifier les notes et les metadonnees, et ajouter leurs propres etiquettes. Cependant, seul le proprietaire original peut supprimer l'enregistrement.
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!!! info "Partage intelligent"
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- Si un membre a deja acces par un partage precedent, aucun doublon n'est cree.
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- Les personnes ajoutees au groupe ulterieurement ne recoivent pas automatiquement acces aux anciens enregistrements, uniquement aux nouveaux.
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### Utiliser les etiquettes de groupe efficacement
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- **Appliquez les etiquettes immediatement** apres les reunions ou discussions importantes pour assurer la visibilite de l'equipe.
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- **Combinez etiquettes de groupe et personnelles** : utilisez les etiquettes de groupe pour identifier l'audience et vos etiquettes personnelles pour le suivi de votre travail.
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- **Utilisez plusieurs etiquettes de groupe** lorsque les enregistrements concernent plusieurs equipes, mais assurez-vous que chaque groupe etiquete a reellement besoin d'y acceder.
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### Fonctionnalites avancees des etiquettes de groupe
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Votre administrateur peut configurer des fonctionnalites speciales sur les etiquettes de groupe :
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- **Politiques de retention** : une etiquette « Documents juridiques » pourrait conserver les enregistrements sept ans, tandis qu'une etiquette « Melees quotidiennes » pourrait les supprimer automatiquement apres deux semaines.
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- **Protection** : les etiquettes protegees empechent toute suppression automatique, quel que soit l'age de l'enregistrement.
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- **Consignes IA personnalisees** : chaque etiquette peut avoir sa propre consigne de resume. Les revues techniques recoivent des resumes techniques detailles, tandis que les comptes rendus executifs obtiennent des vues d'ensemble de haut niveau.
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## Travailler avec les enregistrements de groupe
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Les enregistrements partages via les etiquettes de groupe apparaissent dans votre interface principale aux cotes de vos propres enregistrements.
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### Identifier le contenu de groupe
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Les cartes d'enregistrement affichent plusieurs indicateurs :
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- **Badge « Groupe »** (bleu) : indique que l'enregistrement a des etiquettes de groupe.
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- **Badge « Partage »** (violet) : apparait si vous n'etes pas le proprietaire.
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- **Icone d'utilisateurs** sur les etiquettes : distingue les etiquettes de groupe des etiquettes personnelles.
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Le filtre **Partages avec moi** dans la barre laterale isole les enregistrements partages, y compris ceux partages via les etiquettes de groupe.
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### Vos permissions sur les enregistrements de groupe
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En tant que membre du groupe, vous recevez la permission d'edition sur les enregistrements avec des etiquettes de groupe. Vous pouvez :
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- Modifier le titre, la liste des participants, la date de reunion
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- Editer les notes et ajouter du contexte
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- Ajouter des etiquettes pour une meilleure organisation
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Limitations importantes :
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- Vous **ne pouvez pas supprimer** les enregistrements de groupe, meme avec la permission d'edition.
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- Vous **ne pouvez pas partager** les enregistrements de groupe avec des utilisateurs en dehors du groupe sans permission de repartage.
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### Notes personnelles sur les enregistrements de groupe
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Vous pouvez ajouter des notes personnelles qui restent completement privees. Ces notes ne sont jamais visibles par le proprietaire de l'enregistrement ni par les autres membres du groupe.
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Les notes personnelles persistent tant que vous avez acces a l'enregistrement. Si vous quittez le groupe, vos notes sont automatiquement supprimees.
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## Adhesion au groupe
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### Rejoindre un groupe
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L'adhesion est geree par les administrateurs. Lorsque vous etes ajoute a un groupe :
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- Vous avez immediatement acces aux etiquettes du groupe.
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- Vous commencez a recevoir les enregistrements lorsque des collegues utilisent les etiquettes de groupe a l'avenir.
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- Vous n'avez **pas** acces retroactif aux anciens enregistrements etiquetes.
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### Roles dans le groupe
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- **Membres reguliers** : peuvent utiliser les etiquettes de groupe et acceder aux enregistrements etiquetes par d'autres.
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- **Administrateurs de groupe** : peuvent ajouter ou retirer des membres, creer et modifier des etiquettes de groupe, et gerer la structure organisationnelle du groupe.
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### Quitter un groupe
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Lorsque vous quittez un groupe :
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- Les etiquettes de groupe disparaissent de vos selecteurs.
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- Votre acces aux enregistrements precedemment partages est conserve, mais vous ne recevrez plus de nouveaux enregistrements.
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- Vos notes personnelles sur les enregistrements de groupe sont conservees si vous gardez l'acces par d'autres mecanismes de partage.
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## Administration de groupe (pour les administrateurs de groupe)
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Si vous etes administrateur de groupe, vous avez acces a une interface de gestion via le lien **Gestion de groupe** dans votre menu de compte.
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### Gerer les membres
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- Recherchez des utilisateurs par nom, selectionnez leur role initial et ajoutez-les.
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- Changez les roles entre membre et administrateur.
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- Le retrait d'un membre coupe l'acces aux futurs enregistrements de groupe.
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### Creer et gerer les etiquettes de groupe
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Les etiquettes de groupe sont le vocabulaire organisationnel de votre equipe. Creez des etiquettes qui correspondent a la facon dont votre equipe pense le contenu : noms de projets, types de contenu, categories de reunions.
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Lors de la creation, vous pouvez definir des periodes de retention personnalisees et des drapeaux de protection selon les besoins du groupe.
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### Synchroniser les partages de groupe
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Si votre groupe a commence a utiliser des etiquettes avant que le partage automatique soit pleinement en place, la fonctionnalite **Synchroniser les partages de groupe** applique retroactivement le partage aux enregistrements deja etiquetes.
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## Integration avec la Recherche IA
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Les etiquettes de groupe apparaissent dans les options de filtrage de la Recherche IA, ce qui vous permet de cibler vos recherches dans le contexte d'un groupe specifique.
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Les enregistrements partages via les etiquettes de groupe sont automatiquement inclus dans vos recherches en Recherche IA, creant une base de connaissances complete qui couvre a la fois vos enregistrements personnels et le contenu de groupe.
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Vos notes personnelles sur les enregistrements de groupe restent privees meme dans la Recherche IA.
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## Bonnes pratiques
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- **Utilisez les etiquettes de groupe des le debut** d'un projet pour batir un historique complet.
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- **Etablissez des conventions d'equipe** sur quand utiliser les etiquettes de groupe versus le partage individuel.
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- **Choisissez des noms descriptifs** comme « Planification sprint » ou « Retours clients » plutot que des noms generiques comme « Important ».
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- **Revisez periodiquement** les etiquettes de groupe avec votre administrateur pour vous assurer qu'elles restent pertinentes.
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- **Utilisez vos notes personnelles** liberalement pour votre suivi individuel : elles ne sont visibles que par vous.
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Suivant : [Parametres du compte](parametres.md)
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client_docs/guide-utilisateur/index.md
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49
client_docs/guide-utilisateur/index.md
Normal file
@@ -0,0 +1,49 @@
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# Guide utilisateur
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Bienvenue dans le guide utilisateur de DictIA. Cette section vous accompagne pas a pas dans l'utilisation quotidienne de la plateforme, de la creation de vos premiers enregistrements jusqu'aux fonctionnalites avancees de collaboration et de recherche par intelligence artificielle.
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||||
DictIA transforme vos enregistrements audio en transcriptions intelligentes, enrichies de resumes automatiques, d'identification des locuteurs et de fonctionnalites de recherche semantique.
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## Sections du guide
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<div class="grid cards" markdown>
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- :material-rocket-launch: **[Premiers pas](premiers-pas.md)**
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||||
Decouvrez l'interface de DictIA, la navigation et la disposition des panneaux principaux.
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||||
- :material-microphone: **[Enregistrement et televersement](enregistrement.md)**
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Enregistrez de l'audio directement dans votre navigateur ou televersez des fichiers existants.
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||||
- :material-text-box-outline: **[Transcriptions](transcriptions.md)**
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Consultez, modifiez et exportez vos transcriptions. Utilisez le resume IA, les notes et la conversation IA.
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||||
- :material-magnify: **[Recherche IA](recherche-ia.md)**
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||||
Interrogez l'ensemble de vos enregistrements en langage naturel grace a la recherche semantique.
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||||
- :material-share-variant: **[Partage](partage.md)**
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||||
Partagez vos enregistrements avec des collegues ou creez des liens publics securises.
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- :material-folder-outline: **[Dossiers](dossiers.md)**
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Organisez vos enregistrements dans des dossiers pour une gestion par projet, client ou type de contenu.
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- :material-account-group: **[Groupes](groupes.md)**
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||||
Collaborez en equipe grace aux groupes et aux etiquettes de groupe avec partage automatique.
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- :material-cog: **[Parametres du compte](parametres.md)**
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Personnalisez votre experience : langue, consignes IA, gestion des locuteurs et des etiquettes.
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- :material-cellphone: **[Application mobile](application-mobile.md)**
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Installez DictIA sur votre appareil mobile pour un acces rapide et l'enregistrement en deplacement.
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</div>
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205
client_docs/guide-utilisateur/parametres.md
Normal file
205
client_docs/guide-utilisateur/parametres.md
Normal file
@@ -0,0 +1,205 @@
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||||
# Parametres du compte
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||||
Les parametres de votre compte sont le centre de controle pour personnaliser DictIA selon vos besoins. Chaque preference que vous definissez ici facon votre experience quotidienne. Accedez a ces parametres en cliquant sur votre nom d'utilisateur dans la barre de navigation, puis en selectionnant **Compte**.
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## Onglet Informations du compte
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### Informations personnelles
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Mettez a jour votre nom complet, votre titre de poste et votre organisation. Ces informations aident a vous identifier dans les environnements collaboratifs.
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### Preferences linguistiques
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Trois parametres de langue distincts faconnent votre experience :
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- **Langue de l'interface** : transforme tous les menus, boutons et messages dans la langue choisie (francais, anglais, espagnol, chinois ou allemand).
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- **Langue de transcription** : accepte un code de langue ISO (ex. : « fr » ou « en ») pour optimiser la precision de la reconnaissance. Laissez vide pour activer la detection automatique du contenu multilingue.
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||||
- **Langue du resume et de la conversation IA** : assure que tout le contenu genere par l'IA apparait dans votre langue preferee, peu importe la langue de l'audio source.
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### Statistiques du compte
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Le panneau de droite affiche vos metriques d'enregistrement :
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- Nombre total d'enregistrements et nombre de traitements termines
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- Enregistrements en cours de traitement et ceux en erreur
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### Preferences de traitement
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#### Resume automatique
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L'option **Resume automatique** controle si les resumes sont generes automatiquement apres la transcription. Active par defaut. Desactivez-la si vous preferez declencher manuellement la generation de resumes.
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||||
#### Identification automatique des locuteurs
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||||
Lorsque vous avez des profils vocaux avec des empreintes (provenant du service de transcription avancee), l'**Identification automatique des locuteurs** peut reconnaitre et etiqueter les locuteurs dans les nouveaux enregistrements.
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||||
- **Activer/Desactiver** : activez l'identification automatique.
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||||
- **Seuil de confiance** :
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||||
- **Bas** : plus de correspondances, mais possibilite de faux positifs.
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||||
- **Moyen** : precision equilibree (recommande).
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||||
- **Eleve** : moins de correspondances, mais confiance plus elevee.
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!!! tip "Construire des profils vocaux"
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L'identification automatique necessite des profils vocaux avec empreintes. Ceux-ci sont crees lorsque vous identifiez des locuteurs dans des enregistrements traites avec le service de transcription avancee. Plus vous identifiez un locuteur dans differents enregistrements, meilleure sera la reconnaissance.
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### Actions du compte
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- **Aller aux enregistrements** : acces direct a votre bibliotheque.
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- **Changer le mot de passe** : ouvre un dialogue securise pour mettre a jour vos identifiants.
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- **Gerer les locuteurs** : raccourci vers la gestion des profils de locuteurs.
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## Onglet Consignes personnalisees
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### Votre consigne de resume personnalisee
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Le grand champ de texte accepte des instructions detaillees en langage naturel qui deviennent les directives de l'IA pour generer vos resumes. Pensez-y comme a l'enseignement a un assistant de la facon exacte dont vous souhaitez que vos notes de reunion soient preparees.
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Par exemple, vous pourriez demander des sections specifiques comme « Decisions techniques cles » pour les reunions d'ingenierie ou « Observations sur les patients » pour des consultations medicales.
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### Consigne par defaut en cours
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Sous votre consigne personnalisee, vous pouvez voir la consigne par defaut qui s'applique lorsque vous laissez la votre vide. Cette transparence montre exactement quelles instructions de base l'IA suit.
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### Hierarchie des consignes
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Comprendre l'ordre de priorite vous aide a utiliser cette fonctionnalite efficacement :
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1. **Consignes des etiquettes** (priorite la plus elevee)
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2. **Votre consigne personnalisee**
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3. **Consigne par defaut de l'administrateur**
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4. **Consigne systeme** (dernier recours)
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### Empilage des consignes
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Les consignes de plusieurs etiquettes se combinent intelligemment lorsqu'elles sont appliquees ensemble. Un enregistrement etiquete a la fois « Client » et « Technique » recoit les deux jeux d'instructions.
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### Indications de transcription
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Sous la consigne de resume, deux champs ameliorent la precision de la transcription :
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- **Vocabulaire personnalise par defaut** : liste de mots ou expressions separees par des virgules que le moteur de transcription doit prioriser (ex. : noms de marques, acronymes, terminologie technique).
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- **Consigne de transcription par defaut** : breve description du contenu typique de vos enregistrements (ex. : « Ceci est une reunion sur le developpement logiciel et les outils d'IA. »).
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Ces valeurs par defaut s'appliquent a tous vos enregistrements, sauf si elles sont remplacees par les parametres d'etiquettes, de dossiers ou les valeurs saisies dans le formulaire de televersement.
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!!! tip "Vocabulaire personnalise vs Consigne de transcription"
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Utilisez le **vocabulaire personnalise** pour les termes specifiques que le modele a tendance a mal orthographier. Utilisez la **consigne de transcription** pour un contexte plus large qui aide le modele a mieux comprendre le domaine.
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### Rediger des consignes efficaces
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Redigez vos consignes en fonction de la facon dont vous utilisez reellement les resumes. Cherchez-vous a extraire des actions a suivre ? A identifier des decisions strategiques ? A documenter des details techniques ? Votre consigne devrait demander exactement ce dont vous avez besoin.
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## Onglet Transcriptions partagees
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Cet onglet offre une visibilite et un controle complets sur tous les enregistrements que vous avez partages via des liens publics.
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### Informations de partage
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Chaque entree affiche le titre de l'enregistrement, la date de creation du lien, les options selectionnees (resume et/ou notes) et l'URL complete.
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### Gerer les options de partage
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Modifiez a tout moment ce qui est inclus dans un partage en basculant les cases du resume et des notes. Les changements prennent effet immediatement pour toute personne accedant au lien, sans generer de nouveau lien.
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### Revoquer l'acces
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Le bouton de suppression (icone corbeille) revoque instantanement l'acces. Une fois supprime, toute personne tentant d'acceder au lien verra un message d'erreur.
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## Onglet Gestion des locuteurs
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Cet onglet fournit une interface complete pour gerer tous les locuteurs identifies a travers vos enregistrements.
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### Creation automatique des locuteurs
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Les locuteurs sont automatiquement sauvegardes lorsque vous les identifiez lors de l'edition de transcriptions. Le systeme construit votre bibliotheque au fil du temps.
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### Informations sur les fiches de locuteur
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Chaque fiche affiche :
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- Le nom du locuteur
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- Les statistiques d'utilisation (nombre d'identifications)
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- La date de derniere utilisation
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- La date d'ajout
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#### Profil vocal
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Pour les locuteurs avec des donnees de reconnaissance vocale :
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- **Badge de profil vocal** : indique le niveau de confiance (eleve, moyen, bas).
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- **Nombre d'echantillons** : nombre d'empreintes vocales collectees.
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- **Bouton d'echantillons vocaux** : ecoutez des extraits representatifs pour verification.
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- **Indicateur de force du profil** : retour visuel sur la capacite du systeme a reconnaitre ce locuteur.
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### Maintenance
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- Supprimez des locuteurs individuellement avec l'icone corbeille.
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- Utilisez **Tout supprimer** pour reinitialiser votre base.
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- Revisez regulierement pour retirer les locuteurs obsoletes et consolider les doublons.
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## Onglet Gestion des etiquettes
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La gestion des etiquettes transforme de simples libelles en instructions de traitement puissantes. Chaque etiquette porte plusieurs capacites : une couleur, une consigne IA optionnelle, des parametres de transcription, des politiques de retention et des configurations de partage.
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### Affichage et indicateurs visuels
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Chaque carte d'etiquette affiche des badges visuels indiquant sa configuration :
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- **Badges de retention** : periode de retention (ex. : « 90 jours ») ou statut de protection (symbole infini)
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- **Badges de partage** : indique s'il s'agit d'une etiquette de groupe avec partage automatique
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- **Badges de langue** : parametres de langue personnalises
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- **Badges de locuteurs** : parametres par defaut (ex. : « Max 10 » locuteurs)
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- **Consignes personnalisees** : apercu des instructions de resume IA
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### Creer une etiquette
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Cliquez sur **Creer une etiquette**. Le systeme vous guide pour :
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1. Choisir un nom
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2. Selectionner une couleur
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3. Optionnellement ajouter une consigne personnalisee
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4. Definir les parametres par defaut de transcription (nombre de locuteurs attendu, vocabulaire personnalise, consigne de transcription)
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### Empilage des consignes
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Les consignes s'empilent intelligemment lorsque plusieurs etiquettes sont appliquees. Par exemple, etiqueter un enregistrement avec « Reunions BSB » et « Reunions etudiantes » combine les deux consignes pour un resume complet.
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### Vocabulaire personnalise et consigne de transcription par etiquette
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Les etiquettes peuvent avoir un **vocabulaire personnalise** et une **consigne de transcription** par defaut. Par exemple, une etiquette « Rondes medicales » pourrait inclure `epinephrine, tachycardie, intubation` comme vocabulaire et « Discussion d'equipe medicale en contexte de soins intensifs » comme consigne.
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### Gerer les etiquettes
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Les boutons de modification et de suppression sur chaque carte offrent un controle complet. Supprimer une etiquette ne modifie pas les enregistrements deja etiquetes : ils conservent leurs etiquettes pour reference historique.
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## Onglet A propos
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L'onglet A propos presente une vue d'ensemble de votre installation DictIA : version, configuration systeme, fonctionnalites principales et liens vers les ressources.
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### Informations de version
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Le badge de version vous indique quelle version de DictIA vous utilisez, information essentielle pour le depannage.
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### Configuration systeme
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Cette section detaille les capacites de votre instance : le modele d'IA utilise pour les resumes et la conversation IA, ainsi que la configuration de votre service de transcription.
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### Liens utiles
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Des boutons d'acces rapide vous connectent aux ressources essentielles : documentation et support.
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## Securite et confidentialite
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- **Deconnectez-vous** lorsque vous utilisez un ordinateur partage.
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- **Revisez regulierement** vos enregistrements partages et revoquez l'acces lorsque ce n'est plus necessaire.
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- **Tenez compte des implications** des parametres de langue dans les contextes internationaux.
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## Optimiser vos parametres
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Commencez par une configuration de base : nom, preferences de langue et une consigne simple. A mesure que vous vous familiarisez avec DictIA, ajoutez des etiquettes, affinez vos consignes et construisez votre bibliotheque de locuteurs.
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Si vous avez des questions ou rencontrez des problemes, contactez le support InnovA AI.
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Retour au [Guide utilisateur](index.md)
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client_docs/guide-utilisateur/partage.md
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105
client_docs/guide-utilisateur/partage.md
Normal file
@@ -0,0 +1,105 @@
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# Partage et collaboration
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DictIA offre des options de collaboration flexibles pour s'adapter a votre flux de travail. Partagez des enregistrements en interne avec des collegues, organisez l'acces via des groupes, ou creez des liens publics pour des parties prenantes externes.
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## Partage interne (utilisateur a utilisateur)
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Le partage interne permet la collaboration directe entre les utilisateurs de votre instance DictIA. Le destinataire doit se connecter pour acceder a l'enregistrement et ses permissions sont suivies et applicables.
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### Partager un enregistrement
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Lorsque vous consultez un enregistrement, cliquez sur l'icone de partage (icone d'utilisateurs) dans la barre d'outils. Dans la fenetre de partage :
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1. Recherchez le nom de l'utilisateur (saisissez au moins deux caracteres).
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2. Choisissez le niveau de permission :
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- **Consultation seule** : le destinataire peut lire la transcription, consulter le resume, ecouter l'audio et utiliser la conversation IA. Il ne peut rien modifier.
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- **Edition** : en plus de la consultation, le destinataire peut modifier le titre, les participants, la date, le resume partage et les etiquettes. Il ne peut pas supprimer l'enregistrement ni le partager avec d'autres.
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- **Repartage** : toutes les capacites d'edition, plus la possibilite de partager l'enregistrement avec d'autres utilisateurs et de gerer ces partages. Seul le proprietaire original peut supprimer l'enregistrement.
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3. Cliquez sur le nom de l'utilisateur pour l'ajouter. Le partage prend effet immediatement.
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### Gerer vos partages
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La fenetre de partage affiche toutes les personnes ayant acces a un enregistrement, avec leurs permissions et la date d'octroi. L'icone rouge de suppression permet de revoquer instantanement l'acces.
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La revocation est immediate et complete : le destinataire perd l'acces et ses notes personnelles sur l'enregistrement sont supprimees.
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### Notes personnelles sur les enregistrements partages
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Lorsqu'un enregistrement est partage avec vous, vous pouvez ajouter vos propres notes privees, invisibles pour le proprietaire et les autres destinataires.
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!!! info "Notes vs Resume"
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- **Notes** : toujours personnelles et privees. Chaque utilisateur peut creer ses propres notes sans permission speciale.
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- **Resume** : partage globalement. Visible par tous les utilisateurs ayant acces. Seuls ceux avec la permission d'edition peuvent le modifier.
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### Boite de reception et favoris independants
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Chaque utilisateur maintient son propre etat de boite de reception et de favoris pour les enregistrements partages. Marquer un enregistrement comme lu ou en favori n'affecte pas les autres utilisateurs.
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### Voir les enregistrements partages avec vous
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Les enregistrements partages apparaissent dans votre liste principale avec des indicateurs visuels distinctifs (titre colore et bordure subtile). Utilisez le filtre **Partages avec moi** dans la barre laterale pour voir uniquement ces enregistrements.
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## Liens de partage publics
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Vous pouvez creer des liens securises pour partager un enregistrement avec des personnes qui n'ont pas de compte DictIA.
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### Creer un lien de partage
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En consultant un enregistrement, cliquez sur le bouton de partage dans la barre d'outils. Deux options vous sont proposees :
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- **Partager le resume** : permet aux destinataires de voir le resume genere par l'IA.
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- **Partager les notes** : permet aux destinataires de voir vos notes personnelles.
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La transcription est toujours incluse comme contenu principal.
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Cliquez sur **Creer un lien de partage** pour generer l'URL securisee. Le lien est permanent jusqu'a sa revocation explicite.
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### Ce que les destinataires voient
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Les destinataires accedent a une vue epuree et professionnelle de votre enregistrement :
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- Le titre de l'enregistrement
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- Le lecteur audio avec controles de lecture complets
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- La transcription avec les etiquettes de locuteurs et les options d'affichage (vue simple et a bulles)
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- Le resume et/ou les notes (selon vos choix)
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- Un bouton de copie pour extraire facilement le texte
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L'experience est en lecture seule : les destinataires ne peuvent rien modifier et n'ont acces a aucune autre partie de votre compte.
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### Gerer vos liens de partage
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Tous vos liens de partage sont centralises dans l'onglet **Transcriptions partagees** de vos [parametres du compte](parametres.md). Vous pouvez :
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- Modifier les options de partage (resume et/ou notes) sans generer de nouveaux liens.
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- Copier a nouveau l'URL si necessaire.
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- Supprimer un partage pour revoquer instantanement l'acces.
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## Scenarios pratiques
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| Scenario | Approche | Pourquoi |
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| Enregistrements familiaux | Creer un groupe « Famille », etiqueter les evenements | Acces automatique pour tous les membres |
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| Club de lecture | Creer un groupe avec etiquette protegee | Enregistrements preserves, partage automatique |
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| Projet temporaire a 3 personnes | Partage individuel avec edition | Collaboration temporaire, facile a revoquer |
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| Reunions de departement | Creer un groupe, etiqueter les reunions | Nouveaux membres recoivent les futures reunions |
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| Presentations clients | Partage individuel en consultation seule | Acces controle, pas de modification accidentelle |
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## Combiner les approches
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Utilisez les groupes pour la collaboration reguliere et le partage individuel pour les exceptions. Votre equipe a un acces automatique aux discussions via les etiquettes de groupe. Quand une decision necessite un examen par la direction, partagez cet enregistrement specifique individuellement.
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## Bonnes pratiques
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- **Partagez rapidement** apres les reunions pendant que le contexte est frais.
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- **Utilisez la consultation seule par defaut** et n'accordez l'edition que lorsque les destinataires doivent vraiment contribuer.
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- **Revisez periodiquement** vos enregistrements partages pour vous assurer que l'acces reste approprie.
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- **Traitez les liens de partage** avec le meme soin que des documents sensibles : partagez-les uniquement par des canaux securises.
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!!! warning "Rappel important"
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Les liens de partage ne necessitent pas d'authentification. Toute personne disposant du lien peut acceder a l'enregistrement. Revoquer un lien empeche tout acces futur, mais ne peut pas recuperer l'information deja consultee ou telechargee.
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Suivant : [Dossiers](dossiers.md)
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client_docs/guide-utilisateur/premiers-pas.md
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client_docs/guide-utilisateur/premiers-pas.md
Normal file
@@ -0,0 +1,123 @@
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# Premiers pas
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L'interface principale de DictIA est l'endroit ou vous passerez la majorite de votre temps. Elle est concue en trois panneaux qui facilitent la navigation entre vos enregistrements, la lecture des transcriptions et l'interaction avec votre contenu.
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## Comprendre la disposition de l'interface
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L'interface principale est organisee en trois sections qui fonctionnent ensemble.
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- **Panneau de gauche** : la barre laterale liste tous vos enregistrements audio avec des options de filtrage et de recherche.
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- **Panneau central** : affiche la transcription complete de l'enregistrement selectionne, avec identification des locuteurs si disponible.
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- **Panneau de droite** : contient le lecteur audio, le resume genere par l'IA, vos notes personnelles et la conversation IA.
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Au-dessus des panneaux central et droit, une barre de metadonnees affiche les informations de l'enregistrement et les boutons d'action.
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## Barre de navigation superieure
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La barre de navigation en haut de l'ecran offre un acces rapide aux fonctionnalites essentielles :
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- **Logo DictIA** : vous ramene a la vue principale depuis n'importe quelle page.
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- **Bouton Recherche IA** : ouvre l'interface de recherche semantique pour interroger l'ensemble de vos enregistrements en langage naturel.
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- **Bouton Nouvel enregistrement** : permet de televerser un fichier audio ou d'enregistrer directement dans votre navigateur.
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- **Menu utilisateur** (a droite) : acces aux parametres du compte, aux preferences de langue et a la deconnexion.
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## Barre laterale gauche — Liste et filtres
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La barre laterale est votre centre de commande pour organiser et retrouver vos enregistrements.
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### Barre de recherche
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En haut de la barre laterale, un champ de recherche vous permet de retrouver rapidement un enregistrement par son titre ou son contenu.
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### Utiliser les filtres
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Cliquez sur **Filtres actifs** pour deployer le panneau de filtrage. Vous pouvez filtrer par :
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- **Etiquettes** : selectionnez ou deselectionnez les etiquettes affichees sous forme de pastilles colorees.
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- **Plage de dates** : utilisez les raccourcis (Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, Semaine derniere) ou definissez une plage personnalisee.
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- **Partages** : activez le filtre **Partages avec moi** pour voir uniquement les enregistrements partages par d'autres utilisateurs.
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Lorsque des filtres sont actifs, leur nombre s'affiche a cote du libelle. Un bouton permet de reinitialiser tous les filtres d'un coup.
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### Cartes d'enregistrement
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Chaque enregistrement s'affiche sous forme de carte montrant :
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- Le titre
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- Les participants (si l'identification des locuteurs a ete utilisee)
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- La date et la duree
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- Les etiquettes sous forme de pastilles colorees
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- Des icones indiquant l'etat du traitement (termine, en cours ou en erreur)
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## Panneau central — Vue de la transcription
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Le panneau central affiche le texte complet de votre enregistrement. Si l'identification des locuteurs est activee, chaque intervention est etiquetee avec un indicateur de couleur (LOCUTEUR_01, LOCUTEUR_02, etc.). Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle phrase pour positionner le lecteur audio a cet endroit precis.
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### Options d'affichage
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- **Bouton Copier** : copie la transcription complete dans le presse-papier.
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- **Bouton Modifier** : active l'edition en ligne pour corriger la transcription.
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- **Bascule Simple / Bulles** : alterne entre un affichage en texte continu et un format de conversation a bulles (disponible uniquement avec l'identification des locuteurs).
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## Barre de metadonnees de l'enregistrement
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Cette barre affiche le titre, les participants, la date, la taille du fichier et la duree. Les boutons d'action a droite permettent de :
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- **Marquer en favori** (icone etoile)
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- **Modifier les details** (icone crayon)
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- **Gerer les etiquettes** (icone etiquette)
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- **Retraiter la transcription** (icone rafraichir)
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- **Partager** (icone partage)
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- **Supprimer** (icone corbeille)
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## Panneau de droite — Lecture, resume, notes et conversation IA
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### Controles de lecture
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Le lecteur audio en haut du panneau de droite vous permet de lire, mettre en pause et naviguer dans l'enregistrement. Vous pouvez ajuster la vitesse de lecture de 0,5x a 2x. Si l'identification des locuteurs est activee, cliquer sur une phrase dans la transcription positionne automatiquement le lecteur a ce moment precis.
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### Onglet Resume
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L'onglet **Resume** affiche une vue d'ensemble generee par l'IA : points cles, decisions prises et actions a suivre. Le resume est cree automatiquement apres la transcription et peut etre regenere avec differents parametres.
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### Onglet Notes
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L'onglet **Notes** est votre espace personnel pour ajouter du contexte, des reflexions ou des suivis lies a l'enregistrement. Ces notes sont privees et consultables uniquement par vous. Elles prennent en charge le format Markdown.
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### Onglet Conversation IA
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L'onglet **Conversation IA** met a votre disposition un assistant qui peut repondre a vos questions sur l'enregistrement. Posez des questions comme « Quelles sont les decisions prises ? » ou « Qu'a dit Marie a propos du budget ? » et l'IA analysera la transcription pour vous fournir des reponses pertinentes.
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## Options de retraitement
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DictIA offre deux types de retraitement pour mettre a jour vos enregistrements :
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### Retraitement complet
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Le retraitement complet retranscrit entierement votre fichier audio. Ceci est utile lorsque vous souhaitez modifier les parametres d'identification des locuteurs ou utiliser un modele de transcription different. **Attention** : le retraitement complet ecrase les modifications manuelles apportees a la transcription.
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### Retraitement du resume
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Le retraitement du resume genere un nouveau titre et un nouveau resume a partir de la transcription existante, sans modifier le texte transcrit. Cette option est plus rapide et preserve vos corrections manuelles.
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## Travailler avec plusieurs enregistrements
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Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour retrouver exactement ce que vous cherchez. Par exemple, filtrer par l'etiquette « Reunion » et la semaine derniere, puis rechercher « budget » dans le contenu.
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Les options de tri permettent d'organiser vos enregistrements par date de creation (televersement) ou par date de reunion (date reelle de l'enregistrement).
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## Conseils pour une utilisation efficace
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- **Adoptez une strategie d'etiquetage coherente** des le depart. Creez des etiquettes par projet, client ou type de reunion.
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- **Utilisez la recherche avec des termes precis** : noms de projets, sujets specifiques ou termes techniques.
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- **Prenez des notes immediatement** apres vos reunions pendant que le contexte est frais.
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- **Pour les longs enregistrements**, utilisez la conversation IA pour poser des questions specifiques plutot que de relire la transcription en entier.
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- L'interface se met a jour en temps reel : pas besoin de recharger la page apres un televersement ou un traitement.
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## Fonctionnalites de collaboration
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Si vous travaillez en equipe, les fonctionnalites de collaboration de DictIA permettent de partager automatiquement les enregistrements avec les bonnes personnes. Consultez les sections [Partage](partage.md) et [Groupes](groupes.md) pour en savoir plus.
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Suivant : [Enregistrement et televersement](enregistrement.md)
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client_docs/guide-utilisateur/recherche-ia.md
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# Recherche IA
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La Recherche IA transforme l'ensemble de votre bibliotheque d'enregistrements en une base de connaissances intelligente que vous pouvez interroger en langage naturel. Plutot que de chercher dans chaque enregistrement individuellement, posez simplement vos questions et recevez des reponses completes tirees de tous vos enregistrements pertinents.
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## Comprendre la Recherche IA
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La Recherche IA fonctionne comme un assistant qui a ecoute chacun de vos enregistrements et peut instantanement retrouver et synthetiser l'information de n'importe lequel d'entre eux.
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Cette capacite de recherche semantique va bien au-dela de la simple correspondance de mots cles. Le systeme comprend les concepts, les relations et le contexte. Si vous demandez « preoccupations budgetaires », il trouvera les discussions sur les contraintes financieres, les depassements de couts ou les problemes de financement, meme si l'expression exacte « preoccupations budgetaires » n'a jamais ete prononcee.
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## Acceder a la Recherche IA
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Cliquez sur le bouton **Recherche IA** dans la barre de navigation superieure. L'interface s'ouvre avec une zone de recherche en haut et des options de filtrage sur le cote gauche.
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La beaute de la Recherche IA reside dans sa simplicite : tapez votre question comme vous la poseriez a un collegue, et le systeme se charge de la complexite.
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## Utiliser les filtres pour cibler votre recherche
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La barre laterale gauche contient des filtres qui vous aident a circonscrire votre recherche avant de poser votre question :
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- **Filtre par etiquettes** : selectionnez les enregistrements avec des etiquettes specifiques. Ideal pour chercher au sein d'un projet ou d'un type de reunion particulier.
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- **Filtre par locuteur** : concentrez-vous sur ce qu'une personne specifique a dit a travers tous les enregistrements. Tres utile pour suivre les engagements d'une personne ou comprendre sa perspective.
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- **Filtre par plage de dates** : ciblez des discussions recentes ou une periode specifique. Utile pour suivre l'evolution des discussions au fil du temps.
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## Poser des questions efficaces
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La cle pour obtenir d'excellents resultats est de poser des questions claires et specifiques avec du contexte.
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Au lieu de chercher un mot isole comme « echeance », posez une question complete : **« Quelles sont les echeances a venir pour le projet de refonte du site web ? »**
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Le systeme excelle avec differents types de requetes :
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- **Syntheses thematiques** : « Qu'a-t-on discute au sujet de la migration vers le nuage au cours du dernier mois ? »
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- **Listes d'actions** : « Quelles sont les actions a suivre assignees lors des reunions de cette semaine ? »
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- **Recherches specifiques** : « Quels engagements ont ete pris envers le client Acme ? »
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- **Analyses de tendances** : « Comment les priorites du projet ont-elles evolue au cours du dernier trimestre ? »
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- **Identification de problemes** : « Quels risques ont ete identifies pour le lancement du produit ? »
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## Comprendre vos resultats
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Les resultats de la Recherche IA ne sont pas une simple liste de correspondances : il s'agit d'une reponse coherente qui combine l'information provenant de plusieurs enregistrements en une synthese unifiee.
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Chaque element d'information inclut une citation au format **(Enregistrement ID : XX)** qui renvoie directement a l'enregistrement source. Cliquez sur ces liens pour acceder au contexte complet et verifier l'information.
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Le systeme organise intelligemment l'information en regroupant les points connexes et en les presentant dans un flux logique. Si plusieurs enregistrements traitent du meme sujet, la reponse synthetise ces discussions en montrant l'evolution de la conversation au fil du temps.
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## Applications pratiques
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### Preparation de reunions
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Passez en revue rapidement ce qui a ete discute precedemment sur les sujets a l'ordre du jour, les questions restees sans reponse et les engagements pris.
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### Gestion de projets
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Suivez les decisions prises lors de reunions multiples, identifiez les actions a suivre assignees aux membres de l'equipe et surveillez l'evolution des exigences.
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### Recherche et analyse
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Analysez les tendances dans les commentaires clients, suivez les mentions de concurrents ou identifiez les themes recurrents dans vos entrevues.
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### Conformite et documentation
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Retrouvez rapidement les engagements pris envers des clients, localisez les discussions sur les exigences reglementaires ou verifiez ce qui a ete convenu lors de negociations.
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## Strategies de recherche avancees
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- **Commencez par des questions larges** pour comprendre le paysage de l'information disponible, puis affinez avec des questions de plus en plus specifiques.
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- **Combinez les filtres strategiquement** : pour preparer une reunion client, filtrez par l'etiquette du client et la plage de dates pertinente, puis demandez les enjeux en suspens.
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- **Utilisez la terminologie de vos discussions** : le systeme apprend des modeles dans vos enregistrements, donc utiliser un vocabulaire coherent donne de meilleurs resultats.
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## Limites a garder en tete
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- La Recherche IA interroge uniquement le texte transcrit, pas l'audio directement. Les erreurs de transcription peuvent affecter les resultats.
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- Le systeme ne peut pas inferer l'information qui n'a pas ete explicitement dite dans les enregistrements.
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- Les enregistrements doivent etre entierement traites avant d'etre interrogeables ; les enregistrements tres recents pourraient ne pas apparaitre immediatement.
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- La prise en charge linguistique est optimisee pour le francais et l'anglais. Les autres langues peuvent fonctionner avec des resultats variables.
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Suivant : [Partage](partage.md)
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client_docs/guide-utilisateur/transcriptions.md
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# Travailler avec les transcriptions
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Une fois votre audio traite, DictIA met a votre disposition un ensemble d'outils pour consulter, modifier et interagir avec vos transcriptions.
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## Vue de la transcription
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Lorsque vous selectionnez un enregistrement dans la barre laterale, le panneau central affiche la transcription complete avec des indicateurs visuels pour les differents locuteurs.
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## Identification des locuteurs
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Si votre enregistrement a ete traite avec l'identification des locuteurs activee, chaque intervention est etiquetee avec des indicateurs colores (LOCUTEUR_01, LOCUTEUR_02, etc.).
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### Identifier les locuteurs
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Pour attribuer de vrais noms aux etiquettes generiques, cliquez sur le bouton d'identification des locuteurs dans la barre d'outils. Une fenetre s'ouvre ou vous pouvez :
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- Voir un echantillon du dialogue de chaque locuteur detecte pour vous aider a les identifier.
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- Beneficier de suggestions intelligentes basees sur les profils vocaux de vos enregistrements precedents, avec des scores de confiance.
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- Saisir les vrais noms pour chaque locuteur : ils remplaceront les etiquettes generiques dans toute la transcription.
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Le systeme memorise ces attributions et construit des profils vocaux, rendant l'identification plus rapide et plus precise dans les enregistrements suivants.
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### Gerer les locuteurs enregistres
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Tous les locuteurs que vous identifiez sont automatiquement sauvegardes dans votre base de locuteurs. Vous pouvez les gerer depuis l'onglet **Gestion des locuteurs** dans vos [parametres du compte](parametres.md).
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Chaque fiche de locuteur affiche le nom, les statistiques d'utilisation, la date de derniere utilisation et la date d'ajout. Vous pouvez supprimer des locuteurs individuellement ou utiliser le bouton **Tout supprimer** pour reinitialiser votre base.
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## Modifier les transcriptions
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DictIA propose deux modes d'edition selon le type de transcription.
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### Edition de texte simple
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Pour les transcriptions sans identification des locuteurs, cliquez sur **Modifier** dans la barre d'outils pour acceder a un editeur de texte simple. Vous pouvez corriger les erreurs, ajouter de la ponctuation et ameliorer le formatage. Vos modifications sont conservees meme lors de la regeneration des resumes.
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### Edition avancee par segments
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Pour les transcriptions avec identification des locuteurs, DictIA offre un editeur par segments qui preserve la structure et le minutage.
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Pour chaque segment, vous pouvez :
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- **Modifier le nom du locuteur** : cliquez sur le champ du locuteur pour le changer, avec des suggestions intelligentes depuis votre base de locuteurs.
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- **Ajuster les horodatages** : affinez les heures de debut et de fin de chaque segment.
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- **Modifier le texte** : corrigez les erreurs de transcription directement dans le champ texte.
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- **Gerer les segments** : supprimez les segments indesirables ou ajoutez-en de nouveaux.
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Vos modifications sont sauvegardees lorsque vous cliquez sur **Enregistrer les modifications**.
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!!! warning "Retraitement complet"
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Si vous lancez un retraitement complet de la transcription, vos modifications manuelles seront ecrasees. Pour conserver vos corrections, utilisez plutot le retraitement du resume uniquement.
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## Options d'affichage
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### Vue simple
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La vue par defaut presente la transcription sous forme de texte continu avec des etiquettes de locuteurs en ligne. Ideale pour la lecture rapide et la copie de texte.
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### Vue a bulles
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La vue a bulles formate la transcription comme une conversation avec des bulles de message distinctes pour chaque locuteur. Particulierement utile pour les entrevues, debats ou tout echange rapide.
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## Synchronisation audio et mode suivi
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Pour les enregistrements avec identification des locuteurs, DictIA offre une synchronisation bidirectionnelle entre le lecteur audio et la transcription.
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### Navigation par clic
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Cliquez sur n'importe quelle partie de la transcription pour acceder directement a ce moment dans l'audio. Fonctionne dans les deux modes d'affichage.
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### Mise en evidence du segment actif
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Pendant la lecture audio, DictIA met automatiquement en evidence le texte actuellement prononce avec un encadre arrondi et une animation subtile.
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### Mode suivi avec defilement automatique
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Activez le mode suivi en cochant la case dans l'en-tete de la transcription (icone de fleches verticales). La transcription defilera automatiquement pour garder le segment actif au centre de la vue. Particulierement utile pour :
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- Suivre de longs enregistrements sans defilement manuel
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- Reviser des sections specifiques a differentes vitesses de lecture
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- Maintenir la synchronisation entre le visuel et l'audio
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Votre preference de mode suivi est sauvegardee automatiquement et persiste entre les sessions.
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## Utiliser le resume
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L'onglet **Resume** dans le panneau de droite contient une vue d'ensemble generee par l'IA. Le resume capture typiquement :
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- Les principaux sujets abordes
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- Les decisions ou conclusions prises
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- Les actions a suivre et les responsables
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- Les dates ou echeances importantes mentionnees
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- Les problemes ou preoccupations souleves
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### Personnaliser les consignes de resume
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DictIA permet de personnaliser la generation du resume a trois niveaux :
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1. **Niveau administrateur** : consigne par defaut pour tous les utilisateurs.
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2. **Niveau utilisateur** : votre consigne personnelle dans les [parametres du compte](parametres.md), qui remplace celle de l'administrateur.
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3. **Niveau etiquette** : chaque etiquette peut avoir sa propre consigne. Par exemple, une etiquette « Reunion juridique » pourrait se concentrer sur la conformite, tandis qu'une etiquette « Planification produit » mettrait l'accent sur les fonctionnalites et les echeances.
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### Ordre de priorite des consignes
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1. **Consignes des etiquettes** (priorite la plus elevee) : si l'enregistrement a des etiquettes avec des consignes, celles-ci priment. Plusieurs etiquettes combinent leurs consignes intelligemment.
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2. **Consigne utilisateur** : appliquee en l'absence de consignes d'etiquettes.
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3. **Consigne administrateur** : utilisee lorsque aucune consigne utilisateur n'est configuree.
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4. **Consigne systeme** : dernier recours si aucune consigne n'existe a aucun niveau.
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### Modifier et exporter les resumes
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Le resume est entierement modifiable avec un editeur Markdown. Cliquez sur l'icone crayon pour entrer en mode edition. Les modifications sont enregistrees automatiquement.
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Vous pouvez exporter le resume de deux facons :
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- **Copier** : copie le resume au format Markdown dans le presse-papier.
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- **Telecharger** : exporte le resume en fichier Microsoft Word (.docx).
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### Retraiter le resume avec des consignes differentes
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Cliquez sur le bouton de retraitement dans la barre d'outils du resume pour regenerer le resume. Trois options sont disponibles :
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- **Consigne par defaut** : applique la hierarchie de consignes standard.
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- **Consigne d'une etiquette** : selectionnez n'importe quelle etiquette pour appliquer sa consigne, meme si l'enregistrement n'a pas cette etiquette. Ideal pour experimenter.
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- **Consigne personnalisee** : saisissez une consigne unique pour cette seule regeneration (ex. : « Extraire tous les termes techniques et leurs definitions »).
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Le retraitement du resume ne modifie jamais votre transcription, y compris vos corrections manuelles.
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## Extraction d'evenements
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Lorsque l'extraction d'evenements est activee dans vos parametres du compte, DictIA identifie automatiquement les evenements dignes d'etre ajoutes a votre calendrier : reunions, echeances, rendez-vous et autres elements sensibles au temps.
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### Consulter les evenements extraits
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Apres le traitement, un onglet **Evenements** apparait dans le panneau de droite si des evenements ont ete detectes. Chaque evenement affiche le titre, la date, l'heure et une description extraite de la conversation.
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### Exporter vers le calendrier
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Chaque evenement peut etre exporte en fichier ICS compatible avec Google Agenda, Outlook, Apple Calendar et Thunderbird. Cliquez sur le bouton de telechargement a cote de l'evenement. Lorsque aucune heure precise n'est mentionnee, les evenements sont programmes a 9 h par defaut.
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## Conversation IA
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L'onglet **Conversation IA** met a votre disposition un assistant qui peut repondre a des questions sur votre enregistrement. Particulierement utile pour les longs enregistrements ou la recherche d'informations specifiques prendrait beaucoup de temps.
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### Poser des questions efficaces
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Vous pouvez poser differents types de questions :
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- Questions factuelles : « Qu'a dit Marie a propos du budget ? »
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- Questions d'analyse : « Quelles sont les principales preoccupations soulevees ? »
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- Questions de synthese : « Resume les actions a suivre pour l'equipe marketing. »
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La conversation IA maintient le contexte, vous pouvez donc poser des questions de suivi.
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### Exporter les conversations IA
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- **Copier dans le presse-papier** : copie la conversation complete au format question-reponse.
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- **Telecharger en Word** : exporte l'historique complet en fichier Microsoft Word (.docx).
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## Notes personnelles
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L'onglet **Notes** est votre espace personnel et prive pour ajouter du contexte et des reflexions sur l'enregistrement.
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!!! info "Notes vs Resume"
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- **Notes** : toujours privees et visibles uniquement par vous, meme sur les enregistrements partages. Aucune permission speciale n'est requise pour ajouter des notes.
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- **Resume** : contenu partage visible par tous les utilisateurs ayant acces a l'enregistrement. Seuls les utilisateurs avec la permission d'edition peuvent modifier le resume.
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Les notes supportent le format Markdown complet et sont entierement consultables via la recherche, aux cotes des transcriptions. Elles sont enregistrees automatiquement au fur et a mesure de la saisie.
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## Copier et exporter
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### Copier la transcription
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Le bouton **Copier** dans la barre d'outils copie la transcription complete en texte brut dans le presse-papier, en conservant la structure des paragraphes.
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### Telecharger la transcription
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Le bouton **Telecharger** offre des options d'exportation flexibles grace a des modeles personnalisables. Selectionnez parmi vos modeles de transcription enregistres ou exportez la transcription brute. Les modeles vous permettent de controler le formatage : horodatages pour les sous-titres, format centre sur les locuteurs pour les entrevues, etc.
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Si l'identification des locuteurs est activee, le texte exporte inclut les noms des locuteurs (generiques ou reels si vous les avez identifies).
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Suivant : [Recherche IA](recherche-ia.md)
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client_docs/index.md
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# Bienvenue sur DictIA
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DictIA est une plateforme de transcription intelligente propulsée par l'intelligence artificielle, développée par **InnovA AI**. Elle transforme vos enregistrements audio en contenu structuré, consultable et exploitable : transcriptions, résumés automatiques, identification des locuteurs et recherche sémantique.
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## Sections de la documentation
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<div class="grid cards">
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<div class="card">
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<h3>Guide Utilisateur</h3>
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<p>Apprenez à enregistrer, transcrire et organiser vos contenus audio avec DictIA.</p>
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<a href="guide-utilisateur/" class="card-link">Consulter le guide utilisateur</a>
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</div>
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<div class="card">
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<h3>Guide Administrateur</h3>
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<p>Configurez les utilisateurs, les groupes, les modèles IA et les paramètres système de votre instance DictIA.</p>
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<a href="guide-admin/" class="card-link">Consulter le guide administrateur</a>
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</div>
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<div class="card">
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<h3>Dépannage</h3>
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<p>Résolvez les problèmes courants liés à la transcription, à la performance et aux fonctionnalités.</p>
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||||
<a href="depannage/" class="card-link">Consulter le dépannage</a>
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</div>
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</div>
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## Fonctionnalités principales
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- **Transcription IA** : Convertissez vos enregistrements audio en texte avec une précision élevée, dans plusieurs langues.
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- **Résumés automatiques** : Obtenez un résumé structuré de chaque enregistrement, avec les points clés et les actions à suivre.
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||||
- **Identification des locuteurs** : Distinguez automatiquement les différents intervenants dans un enregistrement.
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- **Recherche IA** : Posez des questions en langage naturel pour retrouver l'information à travers tous vos enregistrements.
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- **Conversation IA** : Interagissez avec vos transcriptions pour extraire des informations, générer des rapports ou poser des questions.
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- **Organisation flexible** : Classez vos enregistrements avec des étiquettes, des dossiers et des groupes.
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||||
- **Partage sécurisé** : Partagez des enregistrements avec vos collègues ou via des liens externes sécurisés.
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- **Application mobile** : Accédez à DictIA depuis votre appareil mobile grâce à l'application web progressive.
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## Besoin d'aide?
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Si vous rencontrez un problème ou avez une question, consultez la section [Dépannage](depannage/index.md) ou contactez le support InnovA AI.
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**Support InnovA AI** : Pour toute question technique ou demande d'assistance, contactez l'équipe InnovA AI via les canaux de support mis à votre disposition par votre administrateur.
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