# Rétention et suppression automatique

Le système de suppression automatique assure une gestion du cycle de vie de vos enregistrements, en conformité avec vos politiques de rétention des données et les exigences de la Loi 25 du Québec.

## Vue d'ensemble

Le système de rétention automatisée vous aide à :

- **Respecter les politiques de rétention** : Suppression automatique des enregistrements après une période définie, conformément à la Loi 25
- **Gérer le stockage** : Prévenir la croissance illimitée des fichiers audio
- **Préserver les données essentielles** : Conserver les transcriptions et métadonnées même après la suppression de l'audio
- **Protéger les enregistrements importants** : Exempter des enregistrements spécifiques de la suppression automatique

## Modes de suppression

DictIA offre deux modes de suppression :

### Mode audio seulement

- **Supprime** : Le fichier audio uniquement
- **Conserve** : La transcription, le résumé, les notes et les métadonnées
- **Cas d'utilisation** : Conservation à long terme avec optimisation du stockage
- **Résultat** : Les enregistrements apparaissent en mode "Archivé", la transcription reste recherchable

### Mode suppression complète

- **Supprime** : L'enregistrement complet, incluant l'audio, la transcription, le résumé et les notes
- **Conserve** : Rien - l'enregistrement est définitivement supprimé
- **Cas d'utilisation** : Suppression complète des données pour la conformité à la Loi 25
- **Résultat** : L'enregistrement est entièrement retiré du système

## Système de rétention multiniveau

DictIA utilise un système hiérarchique de politiques de rétention :

### 1. Rétention globale (à l'échelle du système)

La période de rétention globale s'applique à tous les enregistrements, sauf si elle est remplacée par une étiquette spécifique. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre.

### 2. Rétention par étiquette

Les étiquettes peuvent remplacer la période de rétention globale avec des périodes personnalisées. Cela est particulièrement puissant avec les étiquettes de groupe.

| Type de contenu | Rétention | Justification |
|----------------|-----------|---------------|
| Enregistrements sans étiquette | Globale (ex. : 90 jours) | Valeur par défaut du système |
| Archives légales | 2555 jours (7 ans) | Conformité juridique |
| Réunions quotidiennes | 14 jours | Contenu éphémère |

Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec différentes périodes de rétention, la période la **plus courte** s'applique. Cela garantit la conformité avec la politique la plus restrictive.

### 3. Protection par étiquette

Les étiquettes individuelles peuvent protéger les enregistrements contre la suppression automatique de manière permanente.

**Hiérarchie d'exemple** :

- Rétention globale : 90 jours
- Étiquette "Revues de sprint" : 180 jours (plus long que la globale)
- Étiquette "Réunions quotidiennes" : 14 jours (plus court que la globale)
- Étiquette "Juridique" avec protection activée : Jamais supprimé (permanent)

## Protéger des enregistrements

Pour protéger des enregistrements contre la suppression automatique :

1. Accédez à **Paramètres du compte** → onglet **Étiquettes**
2. Cliquez sur **Créer une étiquette** ou **Modifier** une étiquette existante
3. Activez la case **Protéger contre la suppression automatique**
4. Appliquez cette étiquette aux enregistrements à protéger

Les enregistrements avec des étiquettes protégées sont exemptés de la suppression automatique, peu importe leur âge ou la période de rétention.

## Enregistrements archivés

Lorsque le mode de suppression est "audio seulement", les enregistrements deviennent "archivés" après la suppression de l'audio.

### Accéder aux enregistrements archivés

1. Ouvrez la barre latérale **Enregistrements**
2. Cliquez sur **Filtres avancés**
3. Activez l'option **Enregistrements archivés**

### Fonctionnalités disponibles pour les enregistrements archivés

| Fonctionnalité | Disponible | Notes |
|----------------|------------|-------|
| Lire la transcription | Oui | Transcription complète accessible |
| Rechercher le contenu | Oui | La recherche textuelle fonctionne toujours |
| Lire le résumé | Oui | Le résumé IA est préservé |
| Voir/modifier les notes | Oui | Toutes les métadonnées accessibles |
| Écouter l'audio | Non | Le fichier audio a été supprimé |
| Retraiter | Non | L'audio source n'est plus disponible |
| Partager | Oui | La transcription peut être partagée |
| Exporter | Oui | Téléchargement de la transcription, du résumé et des notes |

### Indicateurs d'archivage

- **Barre latérale** : Badge gris "Archivé" à côté du titre de l'enregistrement
- **Lecteur** : Bannière informative indiquant que l'audio a été supprimé mais que la transcription reste disponible
- **Filtre** : Option de vue "Archivé" dans les filtres avancés

## Nettoyage des profils de locuteurs

Par défaut, les profils de locuteurs et les empreintes vocales sont préservés même lorsque tous les enregistrements associés sont supprimés. Cela est dû au fait que les empreintes vocales sont des données agrégées qui ne peuvent pas être reconstruites à partir d'enregistrements individuels.

Pour les déploiements qui doivent traiter les empreintes vocales comme des données biométriques (conformité Loi 25), le nettoyage automatique peut être activé. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ce paramètre.

### Conformité Loi 25 et protection de la vie privée

Lorsque le nettoyage automatique est activé :

- **Minimisation des données** : Les données vocales sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires
- **Droit à l'effacement** : Les profils vocaux sont supprimés lorsque les enregistrements sont retirés
- **Transparence** : L'activité de nettoyage est journalisée à des fins d'audit
- **Automatisation** : Aucune intervention manuelle n'est requise lorsque combiné aux politiques de rétention

## Cas d'utilisation pratiques

### Usage personnel

Vous enregistrez tout pendant votre journée de travail. La plupart de ces enregistrements sont éphémères. Configurez une rétention globale de 30 jours avec suppression audio seulement. Après un mois, les fichiers audio disparaissent mais les transcriptions recherchables demeurent. Si quelque chose s'avère important, étiquetez-le avec une étiquette protégée avant l'expiration.

### Collaboration de groupe

| Type de contenu | Approche de rétention | Raison |
|----------------|----------------------|--------|
| Réunions quotidiennes | Étiquette avec rétention de 14 jours | Mises à jour de routine, aucune valeur à long terme |
| Planification de sprint | Étiquette avec rétention de 90 jours | Valeur de référence pour le trimestre en cours |
| Décisions d'architecture | Étiquette avec protection activée | Documenter les choix importants de façon permanente |
| Appels clients (ventes) | Étiquette avec rétention de 1 an | Durée du cycle de vente + suivi |
| Entrevues (RH) | Étiquette avec rétention de 2 ans | Délai typique de litige en emploi |
| Réunions juridiques | Étiquette protégée | Rétention indéfinie pour conformité |

Chaque groupe configure ses étiquettes une seule fois. Les membres n'ont qu'à étiqueter normalement leurs enregistrements et la gestion du cycle de vie se fait automatiquement.

### Exigences de conformité (Loi 25)

La Loi 25 du Québec exige que les organisations gèrent adéquatement les renseignements personnels, incluant leur durée de conservation. Le système de rétention de DictIA vous aide à :

- Établir des périodes de rétention conformes à vos obligations légales
- Automatiser la suppression des données lorsque la période de conservation est expirée
- Protéger les enregistrements qui doivent être conservés pour des raisons légales
- Documenter vos politiques de rétention de manière transparente

### Gestion des coûts de stockage

Les fichiers audio sont volumineux (une réunion d'une heure peut représenter 50 à 100 Mo). Les transcriptions sont légères (10 à 20 Ko pour la même réunion). Le mode suppression audio seulement conserve le texte recherchable tout en libérant le stockage.

Avec une rétention de 90 jours en mode audio seulement, les enregistrements de plus de 90 jours perdent leur audio mais restent entièrement recherchables via la Recherche IA. Vous pouvez lire les transcriptions, consulter les résumés et voir les notes, mais vous ne pouvez plus écouter l'audio original.

## Bonnes pratiques

### Pour la conformité Loi 25

1. Définissez des périodes de rétention appropriées à votre secteur d'activité
2. Utilisez des étiquettes protégées pour les documents nécessitant une rétention indéfinie (ex. : "Rétention légale", "Permanent")
3. Documentez votre politique de rétention dans la documentation de conformité de votre organisation
4. Activez le nettoyage des profils de locuteurs si les empreintes vocales constituent des renseignements personnels dans votre contexte

### Pour la gestion du stockage

1. Commencez avec le mode suppression audio seulement pour préserver les transcriptions recherchables
2. Utilisez des périodes plus courtes pour le contenu de routine
3. Protégez le contenu important avec des étiquettes dédiées

### Pour les groupes

1. Établissez une rétention globale conservatrice comme base
2. Configurez des étiquettes de groupe avec des rétentions personnalisées selon les besoins
3. Utilisez des étiquettes protégées pour le contenu nécessitant une conservation permanente
4. Documentez les politiques de rétention pour que les membres du groupe comprennent les attentes

## Processus de suppression

Le processus de suppression automatique fonctionne ainsi :

1. **Vérification automatique** (quotidienne)
2. **Identification** des enregistrements plus anciens que la période de rétention
3. **Pour chaque enregistrement** :
    - Vérification des étiquettes de protection
    - Si protégé → l'enregistrement est exempt
4. **Suppression** selon le mode configuré (audio seulement ou complet)

## Dépannage

### La suppression automatique ne fonctionne pas

Contactez le support InnovA AI pour vérifier que le système est correctement configuré et actif.

### Trop d'enregistrements sont supprimés

1. Vérifiez vos étiquettes de protection et assurez-vous qu'elles sont appliquées aux enregistrements importants
2. Contactez le support InnovA AI pour augmenter la période de rétention globale

### Les enregistrements archivés n'apparaissent pas

1. Activez le filtre **Enregistrements archivés** dans la barre latérale
2. Vérifiez que le mode de suppression est bien "audio seulement" (le mode suppression complète ne crée pas d'archives)

## Sécurité et irréversibilité

- La suppression automatique est irréversible : les fichiers audio supprimés ne peuvent pas être récupérés
- Les enregistrements protégés ne sont jamais supprimés automatiquement
- L'activité de suppression est journalisée à des fins d'audit et de conformité Loi 25
- Seuls les administrateurs peuvent configurer les politiques de rétention

Pour toute question ou problème concernant la suppression automatique, contactez le support InnovA AI.

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