# Gestion des groupes

Les groupes permettent d'organiser la collaboration dans votre instance DictIA en regroupant les utilisateurs et en automatisant l'accès aux enregistrements grâce à des étiquettes de groupe. Cette fonctionnalité réduit la charge administrative tout en maintenant la sécurité et le contrôle sur l'accès au contenu.

## Prérequis

La fonctionnalité de groupes repose sur le partage interne de DictIA. Le partage interne et la visibilité des noms d'utilisateur doivent être activés pour que l'onglet Groupes apparaisse dans le tableau de bord d'administration. Contactez le support InnovA AI pour ajuster ces paramètres.

### Considérations de confidentialité

La visibilité des noms d'utilisateur affecte l'ensemble de l'instance :

- **Noms visibles** : Les utilisateurs voient les noms d'utilisateur réels lorsqu'ils recherchent des collègues et consultent du contenu partagé. Recommandé pour les petits groupes de confiance.
- **Noms masqués** : Les noms d'utilisateur sont cachés de l'interface. Les utilisateurs doivent connaître le nom d'utilisateur exact de leurs collègues pour partager des enregistrements. Approche axée sur la confidentialité, conforme à la Loi 25.

La fonctionnalité de groupe fonctionne de manière identique dans les deux modes; seul l'affichage change.

## Créer et gérer des groupes

Les groupes sont créés et gérés exclusivement par les administrateurs via le tableau de bord d'administration.

### Créer un groupe

1. Accédez au **Tableau de bord d'administration** et sélectionnez l'onglet **Groupes**
2. Cliquez sur **Créer un groupe**
3. Fournissez un nom qui identifie clairement l'objectif du groupe (ex. : "Ingénierie", "Ventes Québec", "Projet Alpha")
4. Ajoutez une description (optionnel mais recommandé) expliquant le rôle du groupe
5. Cliquez sur **Créer un groupe** pour finaliser

Le groupe apparaît immédiatement dans la liste, sans aucun membre. Vous devez ajouter explicitement les membres, y compris vous-même si nécessaire.

### Gérer les membres

Cliquez sur l'icône de gestion des utilisateurs à côté d'un groupe pour ouvrir la fenêtre de gestion. Cette interface affiche les membres actuels, leurs rôles et fournit les outils pour ajouter ou retirer des membres.

Pour ajouter un membre, sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant et choisissez son rôle :

- **Membre** : Peut utiliser les étiquettes de groupe et accéder aux enregistrements étiquetés. Convient à la plupart des participants.
- **Administrateur de groupe** : Toutes les capacités d'un membre, plus la gestion des membres du groupe, la création et suppression d'étiquettes de groupe, et l'accès aux fonctions de gestion du groupe.

Cliquez sur **Ajouter un membre** pour accorder l'accès. L'utilisateur obtient immédiatement la visibilité sur les étiquettes du groupe. Il n'obtient pas automatiquement l'accès aux enregistrements existants, uniquement aux nouveaux enregistrements étiquetés après son ajout.

### Modifier les rôles des membres

Les rôles peuvent évoluer selon les responsabilités. Cliquez sur le menu déroulant de rôle à côté d'un membre pour le basculer entre Membre et Administrateur de groupe. Les changements prennent effet immédiatement.

### Retirer des membres

Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un membre pour le retirer du groupe. Le retrait est immédiat :

- L'utilisateur perd l'accès aux étiquettes de groupe
- Il ne recevra plus les nouveaux enregistrements étiquetés
- Son accès aux enregistrements déjà partagés est conservé
- Ses notes personnelles sur les enregistrements du groupe sont préservées

Pour révoquer complètement l'accès aux enregistrements existants, vous devez révoquer manuellement les partages internes individuels.

### Supprimer un groupe

Cliquez sur l'icône de suppression à côté d'un groupe pour le supprimer entièrement. Une confirmation est demandée. La suppression :

- Retire tous les membres
- Supprime toutes les étiquettes du groupe
- Préserve tous les enregistrements (y compris ceux précédemment étiquetés)
- Préserve tous les partages internes créés par les étiquettes

La suppression est irréversible. Si vous souhaitez temporairement désactiver un groupe, retirez plutôt tous les membres.

## Étiquettes de groupe

Les étiquettes de groupe automatisent le partage au sein des groupes. Contrairement aux étiquettes personnelles qui organisent le contenu individuel, les étiquettes de groupe déclenchent des autorisations d'accès pour tous les membres du groupe lorsqu'elles sont appliquées.

### Créer des étiquettes de groupe

Depuis l'onglet Groupes, cliquez sur l'icône d'étiquettes à côté du groupe concerné. Fournissez :

- **Nom de l'étiquette** : Un nom décrivant le type de contenu ou l'objectif (ex. : "Revues de sprint", "Appels clients", "Contrats juridiques"). Évitez les noms génériques comme "Important" ou "Groupe".
- **Couleur** : Pour distinguer visuellement l'étiquette. Établissez des conventions de couleurs (ex. : bleu pour le technique, vert pour les ventes, rouge pour le juridique).

### Politiques de rétention par étiquette

Les étiquettes de groupe peuvent remplacer les paramètres globaux de rétention avec des périodes spécifiques. Cette fonctionnalité permet à différents types de contenu d'avoir des cycles de vie différents.

- **Champ vide** : Utilise les paramètres globaux de rétention
- **Nombre de jours** : Les enregistrements avec cette étiquette seront supprimés automatiquement après la période spécifiée

Exemples de configuration :

| Type de contenu | Rétention | Justification |
|----------------|-----------|---------------|
| Réunions juridiques | 2555 jours (7 ans) | Conformité et archivage légal |
| Réunions quotidiennes | 14 jours | Contenu éphémère quotidien |
| Planification marketing | 180 jours | Cycle de planification de campagne |

Lorsqu'un enregistrement possède plusieurs étiquettes avec différentes périodes de rétention, la période la **plus courte** s'applique. Cela garantit la conformité avec la politique la plus restrictive, tel que recommandé par la Loi 25.

### Protection contre la suppression

Activez **Protéger contre la suppression** pour rendre les enregistrements avec cette étiquette immunisés contre la suppression automatique, peu importe leur âge ou les paramètres de rétention.

Utilisez la protection pour les enregistrements qui doivent être conservés indéfiniment :

- Documents juridiques et de conformité
- Décisions d'affaires critiques
- Matériel de formation et d'intégration
- Documentation de référence

La protection peut être retirée ultérieurement en modifiant l'étiquette.

### Paramètres de partage automatique

Les étiquettes de groupe offrent deux niveaux de partage automatique qui se déclenchent lorsqu'un membre du groupe applique l'étiquette :

- **Partager avec tous les membres du groupe** (par défaut et recommandé) : L'enregistrement est partagé avec tous les membres du groupe, en mode consultation et modification.
- **Partager avec les administrateurs de groupe seulement** : Seuls les utilisateurs avec le rôle administrateur dans ce groupe reçoivent automatiquement l'accès. Convient au contenu sensible nécessitant une supervision.

### Gérer les étiquettes existantes

Les étiquettes existantes apparaissent dans la fenêtre de gestion avec leurs paramètres actuels. Cliquez sur l'icône de modification pour ajuster le nom, la couleur, la rétention, la protection ou les paramètres de partage. Les modifications s'appliquent aux futurs usages sans affecter rétroactivement les partages déjà effectués.

La suppression d'une étiquette la retire de tous les enregistrements, mais ne supprime ni les enregistrements ni les accès déjà accordés.

### Synchroniser les partages de groupe

Si des membres ont été ajoutés après que des enregistrements aient déjà été étiquetés, la fonctionnalité **Synchroniser les partages de groupe** permet d'appliquer rétroactivement le partage automatique.

Cliquez sur **Synchroniser les partages de groupe** dans la fenêtre de gestion. L'opération :

- Identifie tous les enregistrements avec les étiquettes du groupe
- Vérifie les partages existants avec les membres actuels
- Crée les partages manquants
- Respecte les paramètres de partage de chaque étiquette
- Évite les doublons

La synchronisation est sécuritaire et peut être exécutée plusieurs fois sans effet indésirable.

## Rôle d'administrateur de groupe

Les administrateurs de groupe sont des membres avec des permissions élevées, limitées à la portée de leur groupe.

### Capacités

Les administrateurs de groupe peuvent :

- Ajouter et retirer des membres
- Modifier les rôles des membres
- Créer, modifier et supprimer des étiquettes de groupe
- Synchroniser les partages du groupe

Les administrateurs de groupe ne peuvent **pas** :

- Créer ou supprimer des groupes
- Gérer des groupes dont ils ne sont pas administrateurs
- Accéder aux fonctionnalités d'administration du système
- Voir les statistiques d'autres groupes

Cette délégation permet de distribuer la gestion aux responsables d'équipe tout en maintenant le contrôle centralisé.

## Bonnes pratiques

### Structure des groupes

**Petites organisations (moins de 10 utilisateurs)** : Créez des groupes par département (Ingénierie, Ventes, RH). Utilisez les étiquettes de groupe pour les noms de projets ou types de contenu.

**Grandes organisations (plus de 10 utilisateurs)** : Créez des groupes par produit, division ou projet majeur. Des groupes plus sélectifs évitent la surcharge d'information.

### Conventions de nommage des étiquettes

Établissez des conventions dès le début :

- Par projet : "Projet-Alpha", "Initiative-T3-2026"
- Par type de contenu : "Revues-Sprint", "Appels-Clients", "Contrats-Juridiques"
- Par département : "Ing-Architecture", "Ventes-Formation", "RH-Entrevues"

### Stratégie de rétention

Définissez des valeurs par défaut réfléchies qui équilibrent les coûts de stockage avec les besoins de conformité, particulièrement en regard de la Loi 25 :

- **Rétention globale** : 90 jours (capture la plupart du contenu)
- **Étiquettes juridiques** : 2555 jours (7 ans pour les archives légales)
- **Étiquettes de conformité** : Protégées (rétention permanente)
- **Réunions d'équipe** : 180 jours (fenêtre de collaboration raisonnable)
- **Réunions quotidiennes** : 14 jours (contenu éphémère)

Révisez vos politiques de rétention chaque trimestre.

## Intégration avec les autres fonctionnalités

### Recherche IA

Les étiquettes de groupe apparaissent automatiquement dans les filtres de la Recherche IA, permettant une recherche sémantique ciblée par groupe. Les enregistrements partagés via les étiquettes de groupe sont inclus dans les résultats de recherche sémantique.

### Rétention et suppression automatique

Les politiques de rétention par étiquette s'intègrent au système de suppression automatique de DictIA :

1. Si l'enregistrement a des étiquettes protégées → Jamais supprimé
2. Si l'enregistrement a des étiquettes avec rétention personnalisée → La période la plus courte s'applique
3. Sinon → La rétention globale s'applique

### Partage public

L'appartenance à un groupe n'affecte pas les capacités de partage public. La capacité d'un utilisateur à créer des liens de partage public est contrôlée indépendamment par ses permissions individuelles.

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## Dépannage

### L'onglet Groupes n'est pas visible

Le partage interne n'est peut-être pas activé. Contactez le support InnovA AI pour vérifier la configuration.

### Les utilisateurs ne voient pas les étiquettes de groupe

Vérifiez que l'utilisateur est bien membre du groupe et qu'il est connecté. Rafraîchissez la page pour charger les listes d'étiquettes mises à jour.

### Le partage automatique ne fonctionne pas

Modifiez l'étiquette de groupe et vérifiez que l'option de partage est bien activée. Si le problème persiste, contactez le support InnovA AI.

### Un administrateur de groupe ne peut pas accéder à l'interface de gestion

Vérifiez que le rôle de l'utilisateur est bien "Administrateur" dans le groupe. Demandez-lui de se déconnecter et de se reconnecter pour rafraîchir sa session. Le lien **Gestion des groupes** devrait apparaître dans son menu utilisateur.

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