# Collaboration en groupe

Les groupes transforment la facon dont les equipes collaborent dans DictIA en permettant un partage automatique sans effort manuel. Lorsque votre organisation utilise des groupes, les enregistrements atteignent automatiquement les bonnes personnes au bon moment.

## Comprendre les groupes

Les groupes dans DictIA sont des ensembles d'utilisateurs qui ont regulierement besoin d'acceder aux memes enregistrements. Contrairement au partage individuel ou vous accordez l'acces utilisateur par utilisateur, les groupes utilisent des etiquettes intelligentes qui partagent automatiquement le contenu avec tous les membres lorsqu'elles sont appliquees.

Votre administrateur cree et gere les groupes. Une fois ajoute a un groupe, vous avez acces aux etiquettes de groupe et recevez automatiquement les enregistrements lorsque des collegues appliquent ces etiquettes.

Les groupes fonctionnent aux cotes de vos outils d'organisation personnels : vos etiquettes personnelles restent privees et independantes, tandis que les etiquettes de groupe creent un contexte partage.

## Etiquettes de groupe

Les etiquettes de groupe sont le moteur de la collaboration. Elles ressemblent aux etiquettes regulieres, mais lorsque quelqu'un en applique une a un enregistrement, tous les membres du groupe recoivent automatiquement l'acces.

### Reconnaitre les etiquettes de groupe

Les etiquettes de groupe s'affichent avec une icone distinctive d'utilisateurs dans toute l'interface DictIA. Dans votre interface de gestion des etiquettes, les etiquettes de groupe affichent le nom du groupe et ne peuvent pas etre supprimees par les utilisateurs reguliers.

### Appliquer les etiquettes de groupe

Appliquer une etiquette de groupe fonctionne exactement comme une etiquette personnelle : ouvrez un enregistrement, cliquez sur le bouton d'etiquettes et selectionnez parmi vos etiquettes disponibles. La difference se fait en coulisse : DictIA cree automatiquement des partages internes pour chaque membre du groupe.

Le partage automatique accorde aux membres du groupe l'acces en consultation et en edition. Ils peuvent lire les transcriptions et les resumes, ecouter l'audio, modifier les notes et les metadonnees, et ajouter leurs propres etiquettes. Cependant, seul le proprietaire original peut supprimer l'enregistrement.

!!! info "Partage intelligent"
    - Si un membre a deja acces par un partage precedent, aucun doublon n'est cree.
    - Les personnes ajoutees au groupe ulterieurement ne recoivent pas automatiquement acces aux anciens enregistrements, uniquement aux nouveaux.

### Utiliser les etiquettes de groupe efficacement

- **Appliquez les etiquettes immediatement** apres les reunions ou discussions importantes pour assurer la visibilite de l'equipe.
- **Combinez etiquettes de groupe et personnelles** : utilisez les etiquettes de groupe pour identifier l'audience et vos etiquettes personnelles pour le suivi de votre travail.
- **Utilisez plusieurs etiquettes de groupe** lorsque les enregistrements concernent plusieurs equipes, mais assurez-vous que chaque groupe etiquete a reellement besoin d'y acceder.

### Fonctionnalites avancees des etiquettes de groupe

Votre administrateur peut configurer des fonctionnalites speciales sur les etiquettes de groupe :

- **Politiques de retention** : une etiquette « Documents juridiques » pourrait conserver les enregistrements sept ans, tandis qu'une etiquette « Melees quotidiennes » pourrait les supprimer automatiquement apres deux semaines.
- **Protection** : les etiquettes protegees empechent toute suppression automatique, quel que soit l'age de l'enregistrement.
- **Consignes IA personnalisees** : chaque etiquette peut avoir sa propre consigne de resume. Les revues techniques recoivent des resumes techniques detailles, tandis que les comptes rendus executifs obtiennent des vues d'ensemble de haut niveau.

## Travailler avec les enregistrements de groupe

Les enregistrements partages via les etiquettes de groupe apparaissent dans votre interface principale aux cotes de vos propres enregistrements.

### Identifier le contenu de groupe

Les cartes d'enregistrement affichent plusieurs indicateurs :

- **Badge « Groupe »** (bleu) : indique que l'enregistrement a des etiquettes de groupe.
- **Badge « Partage »** (violet) : apparait si vous n'etes pas le proprietaire.
- **Icone d'utilisateurs** sur les etiquettes : distingue les etiquettes de groupe des etiquettes personnelles.

Le filtre **Partages avec moi** dans la barre laterale isole les enregistrements partages, y compris ceux partages via les etiquettes de groupe.

### Vos permissions sur les enregistrements de groupe

En tant que membre du groupe, vous recevez la permission d'edition sur les enregistrements avec des etiquettes de groupe. Vous pouvez :

- Modifier le titre, la liste des participants, la date de reunion
- Editer les notes et ajouter du contexte
- Ajouter des etiquettes pour une meilleure organisation

Limitations importantes :

- Vous **ne pouvez pas supprimer** les enregistrements de groupe, meme avec la permission d'edition.
- Vous **ne pouvez pas partager** les enregistrements de groupe avec des utilisateurs en dehors du groupe sans permission de repartage.

### Notes personnelles sur les enregistrements de groupe

Vous pouvez ajouter des notes personnelles qui restent completement privees. Ces notes ne sont jamais visibles par le proprietaire de l'enregistrement ni par les autres membres du groupe.

Les notes personnelles persistent tant que vous avez acces a l'enregistrement. Si vous quittez le groupe, vos notes sont automatiquement supprimees.

## Adhesion au groupe

### Rejoindre un groupe

L'adhesion est geree par les administrateurs. Lorsque vous etes ajoute a un groupe :

- Vous avez immediatement acces aux etiquettes du groupe.
- Vous commencez a recevoir les enregistrements lorsque des collegues utilisent les etiquettes de groupe a l'avenir.
- Vous n'avez **pas** acces retroactif aux anciens enregistrements etiquetes.

### Roles dans le groupe

- **Membres reguliers** : peuvent utiliser les etiquettes de groupe et acceder aux enregistrements etiquetes par d'autres.
- **Administrateurs de groupe** : peuvent ajouter ou retirer des membres, creer et modifier des etiquettes de groupe, et gerer la structure organisationnelle du groupe.

### Quitter un groupe

Lorsque vous quittez un groupe :

- Les etiquettes de groupe disparaissent de vos selecteurs.
- Votre acces aux enregistrements precedemment partages est conserve, mais vous ne recevrez plus de nouveaux enregistrements.
- Vos notes personnelles sur les enregistrements de groupe sont conservees si vous gardez l'acces par d'autres mecanismes de partage.

## Administration de groupe (pour les administrateurs de groupe)

Si vous etes administrateur de groupe, vous avez acces a une interface de gestion via le lien **Gestion de groupe** dans votre menu de compte.

### Gerer les membres

- Recherchez des utilisateurs par nom, selectionnez leur role initial et ajoutez-les.
- Changez les roles entre membre et administrateur.
- Le retrait d'un membre coupe l'acces aux futurs enregistrements de groupe.

### Creer et gerer les etiquettes de groupe

Les etiquettes de groupe sont le vocabulaire organisationnel de votre equipe. Creez des etiquettes qui correspondent a la facon dont votre equipe pense le contenu : noms de projets, types de contenu, categories de reunions.

Lors de la creation, vous pouvez definir des periodes de retention personnalisees et des drapeaux de protection selon les besoins du groupe.

### Synchroniser les partages de groupe

Si votre groupe a commence a utiliser des etiquettes avant que le partage automatique soit pleinement en place, la fonctionnalite **Synchroniser les partages de groupe** applique retroactivement le partage aux enregistrements deja etiquetes.

## Integration avec la Recherche IA

Les etiquettes de groupe apparaissent dans les options de filtrage de la Recherche IA, ce qui vous permet de cibler vos recherches dans le contexte d'un groupe specifique.

Les enregistrements partages via les etiquettes de groupe sont automatiquement inclus dans vos recherches en Recherche IA, creant une base de connaissances complete qui couvre a la fois vos enregistrements personnels et le contenu de groupe.

Vos notes personnelles sur les enregistrements de groupe restent privees meme dans la Recherche IA.

## Bonnes pratiques

- **Utilisez les etiquettes de groupe des le debut** d'un projet pour batir un historique complet.
- **Etablissez des conventions d'equipe** sur quand utiliser les etiquettes de groupe versus le partage individuel.
- **Choisissez des noms descriptifs** comme « Planification sprint » ou « Retours clients » plutot que des noms generiques comme « Important ».
- **Revisez periodiquement** les etiquettes de groupe avec votre administrateur pour vous assurer qu'elles restent pertinentes.
- **Utilisez vos notes personnelles** liberalement pour votre suivi individuel : elles ne sont visibles que par vous.

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